روز شنبه بود که در حال تدارک پوشش رسانه‌ای همایش بین المللی بازاریابی اینترنتی،اقتصاد و گردشگری شهری بودم. اعضای تیم استارتاپ‌تی‌وی که در شیراز مستقر بودن برای امروز (28 مرداد) در دسترس نبودن و لازم بود اعضای جدیدی رو برای این پوشش رسانه‌ای جذب کنم. عدم حضور خانم آل‌موسی واقعاً به عنوان یک تهدید به حساب میومد که بایستی این تهدید رو به فرصت تبدیل می‌کردیم. یک پست در فیسبوک و یک پست در توییتر اولین کاری بود که به ذهنم رسید.
This is the power of social network
چند نفر اعلام آمادگی کردن که با توجه به محدودیت اعضا، خانم قصرفخری و آقای شفیعی به عنوان خبرنگار افتخاری انتخاب شدن و برای پوشش رسانه‌ای همایش به ما پیوستند. همکاری دوستان تنها برای پوشش رسانه‌ای نبود و خانم جاماسب و آقای فرشاد دوربین‌های خودشون رو در اختیار ما گذاشتن تا بتونیم برای 10 ساعت مداوم پوشش رسانه‌ای آمادگی کامل داشته باشیم.
دوست دارم همین جا یک بار دیگه از خانم قصرفخری، آقای شفیعی، خانم جاماسب و آقای فرشاد تشکر کنم برای همکاری‌شون.
روز گذشته در طی تمام تماس‌های تلفنی محل همایش هتل بزرگ شیراز ذکر میشد. استارتاپ‌تی‌وی عنوان “حامی رسانه‌ای همایش بین المللی بازاریابی اینترنتی،اقتصاد و گردشگری شهری” رو یدک می‌کشید و از این رو انتظاراتی وجود داشت.
شب قبل با پیام یکی از دوستان متوجه شدم که محل برگزاری به سالن همایش مخابرات تغییر پیدا کرده و اولین انتظار من از برگزارکننده که دادن اطلاعات جامع در مورد همایش بود به بن‌بست رسید. به محض شنیدن خبر، با توجه به اینکه دیروقت بود به دو نفر از اعضای برگزاری اسمس فرستادم تا خبر رو جویا بشم که جوابی ندادن. اما ساعت 2:39 دقیقه شب با یک اسمس جالب از خواب پریدم. همایشی که ساعت 8:30 ساعت پذیرش اون اعلام شده بود به ساعت 11 به بهانه تاخیر در پرواز سخنرانان تغییر ساعت پیدا کرد.
صبح با توجه به اینکه گروه لایوبلاگ بایستی زودتر در محل مستقر بشه ساعت 10 به همراه خانم قصرفخری و آقای شفیعی به محل برگزاری رفتیم که همون ابتدا حراست اعلام کرد که چنین همایشی اینجا مجوز برگزاری نداره. بعد از تماس با دبیر همایش تعجب من چندین برابر شد. ایشون گفتن: “شما برگردید ما بهتون خبر میدیم”
تا اینکه جمعیت زیادی از شرکت‌کنندگان ساعت 10:30 در محل حضور پیدا کرده بودند و مشخص شد که این سالن هم کنسل شده. علتی که برای ما بیان کردن این بود که به علت وجود سخنرانان خارجی نیاز به مجوز هست. برای همه تاکسی گرفته شد تا به محل جدید (هتل هما) که به گفته برگزارکننده‌ها سازمان گردشگری محل رو تایید کرده بود بریم.
مدتی توی لابی نشستیم که از بلندگو اعلام کردن که همایشی در این سالن برگزار نخواهد شد، مهمانان عزیز لطفاً لابی هتل را ترک بفرمایید. و در نهایت در ساعت 12:30 تکلیف همه مشخص شد.
تیم استارتاپ‌تی‌وی برای پوشش رسانه‌ای اونجا حضور داشت، دو نفر خبرنگار افتخاری به تیم پیوسته بودن و بایستی از این زمانی که به همایش اختصاص داده بودیم استفاده می‌کردیم، با تماس با آقای سپیدنام، قرار گذاشتیم و با یکی از سخنرانان همایش مصاحبه کوتاهی داشتیم که حداقل دست خالی از این همایش برنگردیم.
مهم‌ترین سوالی که برای من مطرح هست اینه که چرا برگزاری یک همایش در شیراز باید به عهده یک شرکت از اصفهان (شرکت فناوری طراحان پارسی) باشه؟ و همایشی که حدود سه ماه هست دارن براش تبلیغ می‌کنن و حدود 1 ماه هست بزرگترین بیلبوردهای شهر بهشون اختصاص پیدا کرده چرا با چنین آبروریزی بزرگی لغو بشه؟
– – –
پی‌نوشت 1: لازم می‌دونم از خانم آل‌موسی عکاس ثابت تیم استارتاپ‌تی‌وی بابت تمامی زحماتی که برای ما کشیدن، تشکر کنم و آرزو می‌کنم سفر خوبی داشته باشن.
پی‌نوشت 2: زمانی که متوجه شدم محل همایش جا به جا شده و برگزارکننده هیچ اطلاعی به حامی رسانه‌ای نداده، خواستم همون موقع قرارداد رو کنسل کنم که وجدان کاری مانع از این مسئله شد.
پی‌نوشت 3: اسمسی که ساعت 2:39 برای من ارسال شد از سامانه پیامکی همایش نبود و شماره یکی از اعضای کادر برگزاری بود که این مورد خودش یک نکته منفی هست.
پی‌نوشت 4: شاید بد نباشه که بدونید هیچ پروازی از اصفهان به شیراز نیست و سخنرانان از اصفهان با ماشین شخصی به شیراز اومدن.
پی‌نوشت 5: چطور همایشی که در تهران، کرج، مشهد، اصفهان برگزار شده، زمانی که به شیراز می‌رسه اینطوری دچار مشکل میشه و فردا هم در بندرعباس قرار هست برگزار بشه؟
پی نوشت 6: برگزارکنندگان محترم، لطفاً توجه داشته باشید کسانی که 300 هزار – 500 هزار و 1 میلیون تومان برای ثبت‌نام در همایش پول خرج می‌کنن، عموماً افرادی هستند که از تجربه و دانش کافی برخوردارند، پس با بیان دلایل بی معنی، خودتون رو بی‌ارزش نکنید و شعور مخاطبتون رو زیر سوال نبرید. دلیلی مثل اینکه “چون شما فیلم گرفتین مسئولین هتل فکر می‌کنن می‌خواین علیه هتل تبلیغ منفی کنید” نه تنها محاکمه پسند نیست، بلکه شعور و منطق خودتون زیر سوال میبره. تمامی این اتفاقات به منزله تبلیغ منفی برای شرکت برگزارکننده این همایش هست. همچنین بیان دروغ در مورد دیر رسیدن سخنرانان هم در پیام اول واقعاً ناشیانه بود. تصور کنید یکی از شرکت‌کنندگان مدیر یا کارمند آژانس هواپیمایی باشه، خیلی راحت و واضح می‌تونه دروغ شما رو کشف کنه.
پی‌نوشت 7: اگر تیم برگزاری همون روز جمعه که در مورد محل برگزاری دچار مشکل شده بودن اطلاعیه می‌دادن، شهروندان شیرازی و کسانی که در شیراز رویداد، همایش و سمینار برگزار می‌کنن می‌تونستن بهشون کمک کنن. پس شفاف کار کردن، کمک گرفتن و مشورت کردن رو فراموش نکنید.
پی‌نوشت 8: شاید به نظرتون بیاد این پست انتقادی هست و کاملاً درسته، من خودم تجربه برگزاری داشتم و تمام مواردی که یک برگزارکننده با اون رو به رو هست رو آشنایی کامل دارم و برای تمامی ناهماهنگی‌ها، مشکلات و هدر رفتن وقت شرکت برگزارکننده رو مسئول می‌دونم.
