تجربیات برگزاری – قصه دوم – کادر اجرایی

سلام. این نوشته از سری نوشته‌های تجربیات برگزاری در مورد کادر اجرایی، تعداد و تخصص مورد نیاز نگاشته شده است. امیدوارم این متن الگویی باشه برای انتخاب افراد کادر اجرایی و همین طور تعیین حیطه وظایف افراد. همونطور که می‌دونید یه رویداد خوب، با برگزار شدن از سوی یک تیم خوب و هماهنگ امکانپذیر خواهد بود.

من این نوشته رو به سه بخش تقسیم می‌کنم، افراد درگیر پیش از شروع رویداد، افراد درگیر حین آماده‌سازی رویداد و افراد درگیر برگزاری. این تقسیم بندی فقط به علت تفاوت در تعداد افراد و وظایف متفاوت صورت گرفته است.

پیش از شروع رویداد، شامل زمانی میشه که یک نفر به صورت داوطلبانه تصمیم به برگزاری یک رویداد می‌گیره. رویدادها معمولاً نیاز به یک دبیر اجرایی دارن، کسی که مسئول مستقیم برگزاری رویداد هست و با واحد مربوطه قرارداد ثبت می‌کنه. از زمانی که یک نفر تصمیم به برگزاری رویداد می‌گیره تا انتها این بازه زمانی ادامه داره.

فعالیت‌های آماده‎‌سازی یک رویداد خیلی زیاد هست، به همین علت تنها یک نفر قادر به انجام این آماده‌سازی نخواهد بود. فعالیت‌های لازم رو در زیر شرح میدم:

۱- مدیر برنامه‌ریزی: مهم‌ترین اصل در برگزاری هر رویدادی برنامه‌ریزی و مدیریت هست. وجود یک فرد با قدرت سازماندهی قوی و برنامه‌ریزی در یک تیم، به پیشبرد اون تیم و برگزاری هر چه بهتر رویداد کمک خواهد کرد. علاوه بر برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، این فرد بایستی مدیریت هزینه‌ها را نیز انجام دهد. این فرد بایستی به تمامی ابعاد برگزاری اشراف کامل داشته و توانایی مدیریت تمامی جنبه‌ها را داشته باشد.

۲- جذب اسپانسر: این کار شامل نامه‌نگاری، برگزاری جلسه با مسئولان و مدیران سازمان‌ها، پیگیری بروکراسی اداری، تماس‌های تلفنی زیاد، سر زدن پیاپی به سازمان‌های مختلف. کسی که میخواد تو این روند بیفته، علاوه بر اطلاعات بالا، روابط عمومی قوی، سعه صدر، صبوری، استعدا سخنوری و جذب مخاطب، باید کفش آهنین، زره فولادین و تحمل خیلی بالا داشته باشه. یکی از سخت‌ترین کارهای ممکن آشنا کردن روسا و مدیران سازمان‌ها با رویدادهای علمی و فنی هست. به نظر من یه کادر برگزاری قوی، باید شامل یه شخص ثابت‌قدم و پرانرژی و مثبت باشه که هم وجهه اجتماعی قابل قبولی داشته باشه هم اینکه از فن بیان بالا برخوردار باشه. این فرد باید روانشناختی قوی و قدرت تصمیم‌گیری سریع داشته باشه و بتونه با حاضرجوابی بسیار قوی از پس رییس باسابقه یه سازمان بر بیاد. این فرد باید اطلاعات جامع و کاملی در مورد رویدادی که می‌خواد برگزار کنه داشته باشه و باور داشته باشه که کاری که داره انجام میده واقعاً مفید هست. یه مورد بیسار مهم دیگه، صبر و آستانه تحمل بالای این فرد هست که بعد از نه شنیدن هم خوش برخوردی خودش رو حفظ کنه و ناامید نشه. در طول جذب اسپانسر، درهای بسته زیادی جلوی روی برگزارکننده‌های رویداد هست.

۳- انتخاب محل برگزاری: یکی از مهم‌ترین مسائل هر رویداد و یکی از بزرگترین دغدغه‌ها، محل برگزاری هست. برای انتخاب محل برگزاری موارد زیادی باید در نظر گرفته بشه که در آینده در یک پست جدا این مسئله پوشش داده خواهد شد. تنها نکته قابل ذکر این هست که به نظر من حتماً کسی که میخواد محل برگزاری رو انتخاب کنه، باید سلیقه خوبی داشته باشه و توانایی ایجاد توازن بین کیفیت و کمیت و یه سری فاکتور دیگه رو داشته باشه.

۴- انتخاب غذا: برای انتخاب غذا و رستوران، نظر یک شخص کافی نیست، اعضای درگیر در اجرا همه می‌تونن نظر بدن تا یک تعادل میان کیفیت و کمیت ایجاد بشه. مهم‌ترین اصل این هست که در انتها با توجه به بودجه که مدیر برنامه‌ریزی محاسبه کرده، باید تعادلی بین هزینه و غذای انتخابی رعایت بشه.

۵- تبلیغات: در دوره پیش از برگزاری رویداد، حداقل یک نفر بایستی مسئول تبلیغات باشه، تبلیغات آنلاین در توییتر و فیسبوک، تبلیغات در سطح شهر، تبلیغات در روزنامه‌ها و غیره. مسئول تبلیغات وظیفه بسیار سنگینی داره پس حتماً یک شخص واحد رو که هیچ فعالیت دیگه‌ای نداره برای این بخش در نظر بگیرین. وظایف این شخص شامل نوشتن متن اخبار، آماده کردن پست‌های فیسبوک، تعامل با روزنامه‌نگاران، به اشتراک گذاشتن اخبار و سایر موارد مرتبط هست. یکی دیگه از وظایف این شخص ارسال خبرنامه و پیام‌های تبلیغاتی به مشترکین خبرنامه، و همچنین ارسال پیام‌های عمومی برای شبکه داخلی شهر هست. یادتون باشه تبلیغات خیلی مهم هست و حتی اگر دو نفر هم مشغول این کار باشن، به صورت شبانه روزی باید در خدمت رویداد باشن.

۶- مسئول سایت: یکی از مهم‌ترین بخش‌های اطلاع‌رسانی رویدادها سایت رویداد هست، نسخه فارسی و انگلیسی، هماهنگی این دو نسخه بسیار اهمیت داره و ضعف اصلی اکثر رویدادهای استارتاپ‌ویکند در ایران عدم هماهنگی این نسخه‌هاست. یک نفر به صورت مشخص باید مسئول به‌روزرسانی سایت رویداد یا همایش باشه. این شخص با هماهنگی با مسئول تبلیغات اطلاعیه‌ها و اخبار برگزاری جلسات و همچنین پوشش خبری جلسات رو بایستی در برنامه‌ریزی فعالیت‌های خودش قرار بده. تمامی سایت‌ها یک سیستم مدیریت محتوا دارن که این فرد تنها باید یاد بگیره چطوری با CMS مربوطه کار کنه.

۷- برگزاری جلسات: برای معرفی رویداد در سطح شهر و دانشگاه‌ها، بایستی یک نفر مسئول برگزاری جلسات باشه. هماهنگ کردن زمان، تدارک محل سخنرانی، انتقال اخبار برگزاری به مسئول تبلیغات از وظایف این شخص هست. معمولاً مدیر برنامه‌ریزی مسئول چنین فعالیتی خواهد بود.

۸- طراح گرافیک: حتماً به یک طراح گرافیک، برای طراحی پوستر، بنر، استند، کارت دعوت، کارت و آویز گردنی شرکت‌کننده‌ها و سایر موارد نیاز دارین.

۹- عکاس: حداقل یک عکاس در تمامی جلسات همراه خودتون داشته باشین. در طول برگزاری هم حداقل ۳ عکاس و ۲ فیلمبردار مورد نیاز هستند.

۱۰- یک یا دو نفر پیش از برگزاری، بایستی به دنبال هتل و اسکان مناسب مهمانان، مربیان و داوران باشند. همچنین در صورت داشتن زمان، محل اسکان مناسبی نیز برای شرکت‌کنندگان غیربومی پیدا کنند.

به نظر شخصی من، کادر برگزاری اصلی که حداقل ۲ ماه پیش از برگزاری درگیر مراحل آماده‌سازی خواهند بود، با توجه به حجم زیاد فعالیت‌ها و بار کاری، بایستی ۵ نفر مشخص باشه. این ۵ نفر بایستی قدرت برنامه‌ریزی، مدیریت و روابط عمومی قوی داشته باشن. شخص گرافیست و عکاس از این ۵ نفر جدا هست و شاید یکی از مزیت‌ها کادر اجرایی یکی بودن عکاس و گرافیست باشه. عموماً گرافیست‌ها عکاس‌های خیلی قدری هستند.

می‌رسیم به دو روز پیش از برگزاری، زمانی که بایستی خریدها انجام بشه، آماده‌سازی وسایل محل برگزاری انجام بشه و سایر موارد پیش از برگزاری. از اینجا کادر اجرایی باید تکمیل بشن.

۱- در پست نیازمندی‌ها، مواردی که باید اونها رو خرید گفتم. از نظر من ۵ نفر باید مسئول خرید باشن و تمامی موارد مورد نیاز رو خریداری کنن. کسی که قراره به خرید بره، باید قدرت چانه‌زنی داشته باشه و توانایی و حوصله یافتن جنس مطلوب و معتدل میان کیفیت و کمیت رو داشته باشن. کسی که با مراکز خرید آشنایی زیادی داره از دست ندین. شاید حتی بتونین از اطلاعات سایت ویکی‌شاپیا استفاده کنین.

۲- با توجه به تعداد پکیج‌ها، حداقل ۴ نفر برای بسته بندی پکیج‌ها مورد نیاز هست.

۳- برپایی و آماده‌سازی سن: حداقل ۳ نفر بایستی مسئول آماده کردن سالن برگزاری، آماده کردن استندها و مرتب کردن سن باشن.

در حین برگزاری، با توجه به زیاد بودن فعالیت‌ها لازم هست تعداد مناسبی با توجه به تفکیک وظایف برای کادر اجرایی انتخاب بشن.

۱- پذیرش: شاید یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های کادر اجرایی پذیرش شرکت‌کنندگان و مهمانان باشه. مسئولین پذیرش بایستی با روی خوش و لبخند به مهمانان و شرکت‌کنندگان خوش‌آمد بگن و با انرژی شرکت‌کنندگان رو راهی سالن کنفرانس کنن. علاوه بر خوشرویی، بایستی در آماده کردن آویز گردنی و تحویل پکیج مربوطه هم سرعت عمل داشته باشن.

۲- یکی از بخش‌های مهم، لایوبلاگ هست، یک نفر به صورت خاص باید مسئول چنین فعالیتی باشه. فردی که پیش از رویداد، مسئول تبلیغات بود بهترین انتخاب برای این مسئولیت هست. هم اینکه قلم شیوایی داره برای نوشتن مطالب مرتبط با تصاویر و هم اینکه مسلماً توانایی بیشتری در شکار لحظه‌ها داره. این فرد باید دقت و سرعت عمل زیادی داشته باشه و سریع اتفاقات رو در لایوبلاگ ثبت کنه.

۳- آماده‌سازی غذا و میان‌وعده: یک نفر باید مسئول سرشماری تعداد شرکت‌کننده‌ها برای ارائه آمار برای آماده کردن غذا و میان‌وعده باشه. این فرد باید با مسئول رستوران و پذیرایی به صورت مشخص در ارتباط باشه که هر نیازی در این مسائل بود رو سریع گزارش کنه و موارد مورد نیاز رو تهیه کنه.

۴- عکاس و فیلمبردار: رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند به حداقل ۲ عکاس و ۱ فیلمبردار نیاز داره. اگر پوشش ویدیویی داشته باشین که خب یک مرحله جلو هستین.

۵- در حین برگزاری رویداد، نیازهایی مثل کمبود سه راهی برق، قطعی اینترنت یا سرعت کم ممکن هست پیش بیاد که یک نفر بایستی مسئول رسیدگی به نیازهای این چنینی باشه.

۶- یک نفر به طور مستقیم باید مسئول رسیدگی به داوران و مربیان و مهمانان رویداد باشه.

– – –

پی‌نوشت ۱: یک مدیر خوب باید وظایف رو عادلانه تفکیک و به افراد کادر اجرایی واگذار کنه. اگر یک نفر بیش از حد وظیفه داشته باشه یا بار کاری یک نفر بیش از بقیه باشه، خستگی و انرژی منفی رو میتونه به کل تیم منتقل کنه. بهترین حالت این هست که یه مدیر قوی وظایف رو به صورت مساوی تقسیم کرده باشه. یه تیم قوی باید همه افرادش مسئولیت پذیر باشن. اینکه کسی وظیفه‌اش رو انجام نده یا به دیگری محول کنه باعث میشه تعادل تیم برگزاری به هم بخوره و یه پایه از چارپایه برگزاری قوی لنگ بزنه.

پی‌نوشت ۲: تعداد ننوشتم، به این علت هست که با توجه به گستردگی و حجم هر کنفرانس و رویدادی، تعداد کادر اجرایی متفاوت هست. حتماً این رو به ذهن داشته باشید که فشار کاری خیلی زیاد هست پس تعداد رو باید طوری در نظر بگیرین که خستگی و فشار کاری باعث فروپاشی انرژی افراد نشه. حداقل ۱۰ نفر علاوه برگزارگننده‌های اصلی مورد نیاز هست.

پی‌نوشت ۳: در شرایط فعلی موضوعات بیشتری به ذهنم نمیرسه. اگر مسائلی به ذهنم رسید متن رو تکمیل خواهم کرد.