تجربیات برگزاری – قصه چهارم – هزینه‌ها
یکی از مهم‌ترین ملزومات هر کاری، پشتوانه مالی هست. در مدت زمان تبلیغ و برگزاری جلسه در جاهای مختلف، از ما می‌پرسیدن که “چرا اینقدر همایشتون گرونه؟” هیچ‌کس با توجیه اینکه این هزینه شامل هزینه مربی و پذیرایی خودتون میشه توجیه نمی‌شد. برخی می‌گفتن: “ما غذامون رو از خونه میاریم، پول نگیرین از ما”. تفکرشون این بود که این هزینه فقط برای خورد و خوراکشون هست. همه صبر می‌کردن تا تخفیفی اعلام بشه و از اون تخفیف استفاده کنن. در صورتی که آگاه نبودن این تخفیف‌ها نشون‌دهنده این هست که مابقی هزینه ثبت‌نام این افراد رو شخص دیگری پرداخت می‌کنه و عموماً خود برگزارکننده‌ها مابقی مبلغ رو پرداخت می‌کنن.
برخی فکر می‌کردن این رویداد و هزینه‌ای که از شرکت‌کننده‌ها گرفته میشه باعث درآمدزایی هست و پولی به جیب برگزارکننده‌ها میره. این سوالات هنوز هم ادامه داره و من هنوز از این قبیل سوالات رو زیاد می‌شنوم.
برخی افراد هستن که فکر می‌کنن اسپانسرها ۲۰ میلیون حمایت می‌کنن، در صورتی که نمی‌دونن هیچ سازمان و دانشگاهی در رویدادهای جدید و شناخته نشده حاضر به حمایت نیستند. همه مدعی هستن که حمایت معنوی می‌کنن و اینکه حمایت معنوی یعنی چی، هر سازمانی تعبیر و تعریف خودش رو داره. بالاترین مبلغ حمایت شاید به ۲ میلیون تومان هم نرسه.
لازم دونستم پست هزینه‌ها رو زودتر از سایر تجربیات بنویسم. پیشتر در نیازمندی‌های برگزاری به بخشی از هزینه‌ها اشاره کرده بودم. در برگزاری یک رویداد هزینه‌هایی برای “محل برگزاری، غذا (وعده‌های اصلی و میان‌وعده‌ها)، اسکان و رفت و آمد مربیان و مدعوین، تبلیغات، پکیج پذیرش، اینترنت و سایر موارد” رو داریم. یه تخمین خیلی کم از این هزینه‌ها رو به تفکیک براتون می‌نویسم:
محل برگزاری: سالن کنفرانس به تنهایی برای یک نیم‌روز و در واقع ۳ ساعت: ۲ میلیون تومان / حداقل ۶ الی ۱۰ میلیون برای محل برگزاری برای رویدادی مشابه استارتاپ‌ویکند هزینه می‌شود.
وعده‌های اصلی غذا با توجه به ۱۵۰ نفر شرکت‌کننده: هر وعده حداقل ۱ میلیون و ۸۰۰ هزار تومان / برای رویدادی مشابه استارتاپ‌ویکند با توجه به دسر و آب و نوشابه، حدود ۸ الی ۱۰ میلیون تومان هزینه وعده‌های اصلی غذایی (ناهار و شام) می‌شود.
صبحانه و میان‌وعده: با توجه به انتخاب چای و نسکافه و نان و غیره، هر صبحانه در حدود ۵۰۰هزار الی ۱ میلیون تومان و میان‌وعده‌ها بین ۲۰۰هزار تومان الی ۵۰۰هزار تومان هزینه خواهند داشت. با توجه به تعدد میان‌وعده‌ها هزینه ۳ میلیون تومانی برای صبحانه و میان‌وعده بایستی در نظر گرفته شود. یادتون باشه بخشی از این هزینه به تهیه ظروف یک‌بار مصرف و لیوان اختصاص داره.
رفت و آمد و اسکان مدعوین، مربیان و سخنرانان: درسته که در یک رویداد تلاش میشه از مربیان بومی برای ایجاد و گسترش اکوسیستم استفاده بشه، اما حضور مربیان مجرب از تهران و سایر شهرها رو نمیشه نادیده گرفت. یادتون باشه حتماً هزینه هتل و بلیت رفت و برگشت مدعوین رو پیش از هر چیز کنار بذارین.
تبلیغات: یکی از بیشترین هزینه‌ها، هزینه تبلیغات هست. تبلیغات به علت اهمیت زیاد بایستی خیلی پیشتر از رویداد به اون توجه بشه، هزینه تبلیغات در تلویزیون، رادیو، روزنامه، خبرنامه و تلویزیون‌های شهری هزینه‌های خیلی زیادی هستن. همونطور که می‌دونید، استارتاپ‌ویکند شیراز از تبلیغات در تلویزیون شهری استفاده کرد. هزینه تبلیغات در تلویزیون شهری با توجه به تعدد تکرار و طول ویدیو متفاوت هست. این تبلیغات ماهانه برنامه‌ریزی میشن و هزینه دریافتی برای یک ماه پخش در یک تلویزیون شهری هست. بسته تبلیغاتی که ما انتخاب کردیم برای یک ماه ۱ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان هزینه داشت. تبلیغات در تلویزیون هر دقیقه ۱۰۰هزار تومان، و در روزنامه هر خبر ۸۰۰ هزار تومان هست. فکر می‌کنم خودتون بتونین درک کنید که چرا استارتاپ‌ویکند شیراز، پوشش خبری تلویزیونی و روزنامه‌ای نداشت. علاوه بر اینها، هزینه چاپ پوستر و بنر و استند هم قابل توجه هست که بعضاً ۱ تا ۲ میلیون تومان هزینه دارن.
پکیج پذیرش و سرتیفیکیت‌ها: همینطور که قبلاً گفتم، هزینه پکیج پذیرش شامل “طراحی آویز گردنی – چاپ آویز گردنی – کاور آویز گردنی – بند آویز گردنی – فولدر – چاپ فولدر – کاغذ – چاپ کاغذ – خودکار – چاپ خودکار” هست. هر کدام از اینها هزینه خودشون رو دارن. در مورد سرتیفیکیت، هزینه کاغذ و چاپ رنگی رو باید در نظر بگیرین. جمع این هزینه‌های به ظاهر کم با توجه به تعداد شرکت‌کننده‌ها به ۲ میلیون تومان هم خواهد رسید.
بد نیست همین جا از لایف‌وب، برای حمایتشون در تهیه پکیج تشکر کنم که هم بار مالی و هم بار زمانی برای تهیه و چاپ این پکیج رو از دوش ما برداشتن.
اینترنت: هزینه اینترنت بین ۲ میلیون تا ۱۰ میلیون متغیر هست. با توجه به سرویسی که بخواید انتخاب کنید. هزینه ۱۰ میلیون رو یک شرکت ارائه کننده ADSL به ما گفته بود و هزینه ۲ میلیون هزینه یکی از شرکت‌های دیگه. یادتون باشه با توجه به جمعیت حتماً باید سرویس ۸ مگ رو تهیه کنید. متاسفانه ما در استارتاپ‌ویکند شیراز با پوشش اینترنت مشکل پیدا کردیم. امیدوارم در دوره‌های بعدی بتونیم اسپانسرهای قوی‌تری برای این مورد پیدا کنیم.
سایر موارد: شامل کاغذ A3، ماژیک، بیزنس مدل و … هست که عموماً بین ۲۰۰هزار تومان تا ۵۰۰هزار تومان هزینه دارن.
در موارد بالا هزینه پوشش ویدیویی، عکاس و گرافیست ذکر نشد. علتش حمایت چند عکاس و گرافیست از رویداد بود و همینطور حمایت پوشش ویدیویی برنامه صفر و یک. این حمایت‌ها باعث شد باری از دوش ما برداشته بشه که جا داره همین‌جا از خانم آل‌موسی، آقای عطاران و آقای سنهدرام تشکر کنم.
برگزارکننده‌ها علاوه بر تمامی این هزینه‌ها بایستی هزینه رفت و آمدهای زیاد و هزینه تلفن‌های کاری رو هم در نظر بگیرن که عمدتاً برای چنین رویدادی ممکن هست به چند صد هزار تومان برای هر فرد هم برسه.
اگر بالاترین مقدار هزینه‌ها بدون هزینه اینترنت رو در نظر بگیرین، حدود ۳۰ میلیون تومن هزینه رویداد میشه. اینکه هزینه اینترنت رو جدا کردم، علتش این هست که داشتن اینترنت در واقع یک مزیت هست، هیچ قانونی برای الزام در ارائه اینترنت نیست. برگزارکننده‌ها در صورت امکان این امکان رو فراهم می‌کنن و تلاش می‌کنن برای این امکان اسپانسر جذب کنن.
رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند با ۱۰۰ نفر شرکت‌کننده اگر همه شرکت‌کننده‌ها هزینه ۱۲۵هزار تومان رو پرداخت کنن، مبلغی معادل ۱۲ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان کسب میشه که با یه حساب سرانگشتی متوجه میشین که این دریافتی ۳۰ درصد هزینه‌ها رو فقط پوشش میده. این در صورتی بود که همه شرکت‌کننده ها ۱۲۵ هزار تومان رو پرداخت کنن. اما همونطور که خودتون می‌دونید بیشتر شرکت‌کننده‌ها دانشجو هستن و از کد دانشجویی استفاده می‌کنن که هزینه هر نفر میشه ۱۰۰ هزار تومان.
باز هستن کسایی که به این هزینه هم اعتراض دارن. استارتاپ‌ویکند شیراز تنها استارتاپ‌ویکندی بود که تخفیف‌های بیشتری برای شرکت‌کننده‌ها قائل شد. که باز هم با این وجود برخی به هزینه‌ها اعتراض داشتن. فکر می‌کنم با خوندن این پست متوجه بشن که مبلغی که پرداخت کردن حتی ۳۰ درصد هزینه‌های شخص خودشون رو هم پوشش نمیده.
در مورد اسپانسرها، کانون کارآفرینی که حامی اصلی برگزاری استارتاپ‌ویکندهاست، مبلغ مشخص و ثابتی رو به همه رویدادهای سطح کشور به صورت یکسان پرداخت می‌کنه. برگزارکننده‌ها با توجه به مسئولیتی که قبول کردن می‌تونن با جذب اسپانسرهای بیشتر از هزینه‌های خودشون کم کنن. درسته، برگزارکننده‌ها علاوه بر برگزاری، مسئول هزینه‌ها هم هستند که تنها مقادیری از هزینه‌ها از دریافتی شهریه ثبت‌نام و اسپانسرهای ملی کسب میشه. بد نیست بدونین، این رویداد برای درآمدزایی برگزارکننده‌ها نیست. تنها هدف برگزارکننده‌ها رشد و ارتقای اکوسیستم کارآفرینی هست.
جا داره همین جا از اسپانسرهای این رویداد تشکر کنم. کانون کارآفرینی ایران، کانون سرآوا، اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی، شرکت ونداد پارس، شرکت اورنگ، شرکت لایف‌وب و شرکت سیب سبز – نمایندگی مبین نت.
در پایان لازم به ذکر هست که اگر، حتی اگر، ۱۰۰۰ تومان هم از دریافتی‌ها اضافه بیاد، برگزارکننده مسئولیت داره این پول رو برای دوره‌های بعدی به صندوق برگردونه. تاثیر این هزینه‌هایی که برگزارکننده‌ها متقبل میشن، زمانی مشخص میشه که این کار نتیجه بده و ایران به قطب کارآفرینی تبدیل بشه و بتونه سرمایه‌های مختلف رو جذب کنه.
پس بیاید بر اساس تجربه‌ای که کسب کردیم، تلاش کنیم تا اکوسیستم کارآفرینی رو گسترش بدیم و ایران رو به قطب کارآفرینی خاورمیانه تبدیل کنیم. آینده از آن ماست.
سلام خیلی خوب بود که ریز به ریز هزینه ها رو درج کردید تا همه بدون واقعا هزینه واقعی این گونه رویدادها چقدر هست!
البته برای دوره های بعد میتونید از اسپاسنرهای بیشتری بهره ببرید تا درصدی از هزینه ها جبران شود!
من شنیدم یکی از دانشگاه ها حاضر بود امکانات خوبی رو در اختیارتون بزاره چرا اونجا رو قبول نکردید؟
به شنیده‌ها اعتماد نکنید. من تمام شنیده‌های شما رو به عینه دیدم و در تمام جلسات و بازدیدها حضور داشتم. شما سه روز بودین و ما چند ماه. خیلی حرف‌ها فقط حرف هستن، یکی از دانشگاه‌ها در قبال امکانات 6 میلیون تومان پول اجاره خواستن از ما.
بالاخره چه گروهی اول شد؟
ایده شون چی بود؟
تیم گرسنه اول شد، ایده در مورد راهنمای رستوران و کافی شاپ بصورت شبکه اجتماعی بود. بیشتر جزییات رو من نمی‌دونم. ما اعضای کادر اجرایی عموماً ایده‌ها و اجراها و ارائه‌ها رو ندیدیم بس که فعالیت داشتیم و سرمون شلوغ بود
همونطور که خودتون در جواب کاممنت یکی از دوستان اعلام کردید، حرف زیاده… توجهی نکنید و مطئمن باشید که کسی که با هدف درست (که با هدف استارتاپ ویکند در یک راستاست) به این برنامه پیوسته، 100 هزارتومان که خوبه، یک میلیون تومان هم حاضر هست هزینه کنه.
من به شخصه قدر علمی رو که فرا گرفتم و مهمتر از اون انگیزه ای که توی من ایجاد شد رو می دونم و باور دارم که هزینه ای که پرداخت کردم به معنای واقعی کلمه “هـیـــچ” بود.
انشاءاله برای سالهای بعد و کسب منابع مالی از استارتاپ “Donate” که توی همین برنامه ایده اش پخته شد استفاده می کنیم 🙂
دستتون درد نکنه و سعی کنید تا جای ممکن برنامه هایی مثل این رو گسترش بدید و توی تک تک برنامه هایتون اسم من رو هم توی لیست رزرو ها بنویسید.
همین که یک نفر هم ارزش علم رو بدونه و این ارزش رو گسترش بده، کم کم فرهنگش ایجاد میشه. هیجان و انگیزه‌تون پایدار.