تجربیات برگزاری – قصه اول – نیازمندی‌ها
امروز وقتی داشتم عکس‌های استارتاپ‌ویکند و خاطراتش رو مرور می‌کردم، تصمیم گرفتم در چند پست، تجربیاتی رو که از برگزار کردن چنین رویدادی کسب کردم بنویسم. برای پست اول، دوست دارم نیازمندی‌هایی که برخیش به چشم میان و برخی رو فقط برگزارکننده‌ها باهاشون آشنا هستن رو براتون بگم.
برگزار کردن یه رویداد یا همایش، یه سری نیازمندی‌های عمومی و واضح داره که در زیر بیان میشن:
۱ – محل برگزاری: این مورد، برای شرکت‌کننده‌ها معمولاً مهمترین دغدغه است و از نظر من برای برگزارکننده‌ها هم باید اولویت اول باشه، چون خیلی از نیازمندی‌های بعدی وابسته به محل برگزاری هستن. مهمترین هزینه و گاهاً بالاترین هزینه، هزینه محل برگزاری هست.
۲ – پذیرایی، شامل صبحانه، ناهار، شام و میان وعده: برای رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند که همه وعده‌های غذایی شرکت‌کننده‌ها به عهده برگزارکننده هست، تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و برآورد هزینه پذیرایی در اولویت دوم باید قرار داده بشه. هزینه ناهار و شام که معمولاً به طور مشخص با توجه به تعداد و نوع غذای انتخابی مشخص هست، اما گاهاً هزینه میان‌وعده‌ها به صورت عجیبی حتی از هزینه صبحانه هم بیشتر میشه.
۳ – اسکان، رفت و آمد و پذیرایی سخنرانان و مربیان: در یه رویداد یا همایش سخنرانان و مربیان زیادی حضور دارن. با توجه به اینکه برگزارکننده این افراد رو دعوت میکنه حتماً باید به این مورد هم توجه کنه که علاوه بر اسکان، استقبال از مهمانان و همینطور گردش در شهر رو برای این افراد در نظر بگیره.
۴ – اسکان شرکت‌کنندگان: اگر بخوایم به صورت ایده‌آل به برگزاری نگاه کنیم، تدارک دیدن محل اسکان برای شرکت‌کنندگان غیربومی یه نقطه مثبت هست که البته به علت هزینه‌ها چنین امری ممکن نیست. تنها کاری که میشه در مورد این مسئله انجام داد، پیدا کردن یک هتل یا مهمانسرا نزدیک به محل برگزاری برای شرکت‌کنندگان هست.
۵ – جذب اسپانسر: شاید بد نباشه بدونین، قبل از برگزاری هر رویدادی، لازم هست حداقل از سه ماه قبل، برای جذب اسپانسر فعالیتتون رو شروع کنید، روندهای اداری واقعاً سخت و زمانگیر هستن، برای این کار حتماً باید نامه‌نگاری اداری رو بلد باشین و همراه نامه‌تون تا پاراف شدن نهایی باشید. چه جواب نه بشنوید و چه بله، پیله شدن همیشه جواب میده، هیچ وقت نذارین نامه‌هاتون تو روند اداری بلوکه بشن. این رو هم حتماً یادتون باشه تمام تلاشتون رو کنین برای برگزاری جلسه حضوری با ریاست و مدیریت سازمان‌ها، اینطوری خیلی بهتر میتونین جواب بگیرین. معمولاً روسای سازمان‌ها با رویدادها آشنا نیستن. همینطور اگر رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند با زمینه کارآفرینی برگزار می‌کنین، بهترین میانبر از بخش کارآفرینی هست که این روزا در هر سازمانی یک چنین بخشی وجود داره. یادتون باشه برای جذب اسپانسر، همه سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسه‌های مرتبط رو شناسایی کنین و برای همه نامه بفرستین. گاهی از میان شرکت‌هایی که خیلی معروف نیستن حامی پیدا میشه.
۶- تبلیغات: شاید که نه، حتماً تبلیغات مهمترین بخش برگزاری یه همایش یا رویداد هست، چاپ بنر، چاپ استند، چاپ پوستر، تبلیغات شهری، تبلیغات روزنامه‌ها، تلویزیون و رادیو، برگزاری جلسات عمومی و دانشگاهی و … مسائلی هستن که باید بهشون خیلی زیاد توجه بشه. یکی از مسائل مهمی که شاید در تبلیغات به چشم نیاد، آشنایی با اساتید دانشگاهی و موسسه‌های فنی حرفه‌ای هست که میتونن در روند تبلیغات و معرفی به دانشجوهاشون به رویداد کمک کنن. پس اساتید فعال رو هیچوقت فراموش نکنید.
تا اینجا بیشتر به مسائل خیلی پیش از برگزاری اشاره کردم. می‌رسیم به موردهای دیگه:
۷ – پکیج پذیرش: وقتی شرکت‌کننده‌ها پذیرش میشن، یه پکیجی بهشون ارائه میشه، آویز گردنی که کد شناسایی و اسمشون هست و فولدری شامل کاغذ، خودکار و تراکت‌های اسپانسرها. این پکیج‌ها شاید به نظر قابل چشم‌پوشی باشن ولی هزینه‌هایی برای برگزارکننده دارن که بد نیست به تفکیک بدونین:
طراحی آویز گردنی – چاپ آویز گردنی – کاور آویز گردنی – بند آویز گردنی – فولدر – چاپ فولدر – کاغذ – چاپ کاغذ – خودکار – چاپ خودکار
اینا هزینه‌هایی هستن که حتماً باید پیش از برگزاری بهشون توجه کرد و تا هر قسمتیش که ممکن هست رو انجام داد.
۸ – کادر اجرایی: همونطور که همه میدونین، یک دست بودن کادر اجرایی از نظر پوشش یکی از مسائل مورد توجه رویدادها و همایش‌هاست. معمولاً دخترا شال یک‌رنگ و پسرا تی‌شرت یک‌رنگ می‌پوشن. در صورت امکان هم چاپ روی شال و تیشرت‌ها انجام میشه.
۹ – گواهی حضور: یا همون سرتیفیکیت، یکی از هزینه‌های مهم رویداد طراحی و چاپ سرتیفیکیت هست که حتماً پیش از برگزاری هم هزینه‌هاش باید برآورد بشه هم طراحیش آماده بشه و هم اسامی شرکت‌کننده‌ها به فارسی یا انگلیسی برای چاپ آماده بشه.
۱۰ – اینترنت: یکی از مهمترین امکانات مورد نیاز، اینترنت هست که به نظر من بعد از مشخص شدن محل برگزاری، اولین قرارداد تنظیمی باید واسه اینترنت باشه. قرارداد و تفاهم‌نامه فراموش نشه.
۱۱ – سایر موارد: در رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند، هزینه‌های ماژیک، مقوای A3، چاپ بیزنس مدل، کابل برق، سه راهی و سایر موارد مشابه هم جز هزینه‌ها باید در نظر گرفته بشن.
الآن هزینه و نیازمندی دیگه‌ای به ذهنم نمی‌رسه که بنویسم. در پست‌های بعدی سایر تجربیات در مورد نیازمندی افراد و شناسایی‌هایی سازمانی رو خواهم نوشت.
خیلی کامل و خیلی هم خوب. ولی اسپانسر و روابط انسانی از نظر من مهم ترین بخش برگزاری یه رویداده
ممنون از نظرتون، حتماً پست های آتی رو دنبال کنید، در مورد روابط انسانی هم خواهم نوشت.
خوب نوشتی سمانه جان. بی خود به شما نصیحت کن نمیگن! یکی از سخترین بخش های برگزاری همچین رویدادی به یاد آوردن درس ها و اشتباهات دوره قبلیه. خیلی کار خوبی کردی که یک وبلاگ نوشتی درموردش. (من خودم تنبلی کردم و بعد از چهارمین دوره نشستن همه چیزهایی که یادگرفتم رو نوشتم.) البته هر دوره با دوره های دیگه فرق میکنه و چالش های خودش رو داره، ولی امیدوارم مکان برگزاری هیچوقت مسئله نباشه.
به نظر من، انتقال تجربه مهم ترین نتیجه یک همایش یا رویداد برای برگزارکننده هست. خیلی پیشتر میخواستم نوشتن این سری تجربیات رو شروع کنم که به دلیل خستگی و مشغله کاری موفق نشدم. از این به بعد، در پست های آتی مطالب بیشتری رو میگم.
سلام…مطلب خیلی خوب و خواندنی بود…حضور در استارتاپ ویکند شیراز به عنوان مهمان و مربی از طرف کانون کارافرینی ایران برای من خیلی خاطره انگیز بود و مجددا ممنون از مهمان نوازیتون.
نکته ای که به نظر من باید بهش توجه کرد این است که اغلب برگزار کنندگان یک رویداد تمام مواردی را که ذکر کردین را معمولا پیش بینی می کنند و بخشی را هم به صورت راهنما در اختیار برگزار کننده قرار میدن.
پیشنهاد من اینه که مطلبی هم بنویسید که چگونه یک رویداد موفق میشه و دیگران به چه دلایلی آنرا موفق میدانند. بدون شک توجه به جزیات رمز کلیدی موفقیت یک رویداد است که در هر کدام از مواردی که گفتین کلی نکات ریز و درشت داره.
من مهمترین عامل موفقیت شما در برگزاری رویداد را یک تیم هماهنگ با مدیریت خوب میدونم.کادر اجرایی که اهداف و اجزا را خوب بشناسند و با مسولیتهای تعریف شده در فضای با انرژی مثبت و همراه با احترام و دوستی با هم همکاری کنند.
ممنون از نظراتتون، یکی از اهداف نوشتن این پست، آشنا شدن شرکت کننده ها با مسائلی بود که برگزارکننده ها باهاش مواجه هستن. در پست های آتی مواردی که شما فرمودین رو هم حتماً ذکر میکنم.
عالی. اولین مطلب در نوع خودش بود.