بایگانی برچسب: کنفرانس

برگزارکننده رویدادی؟ روزت مبارک!

Event Organizer

سلام

امروز، ۲۳ اکتبر به Event Organizers Day نام‌گذاری شده. اگه زندگی شما هم با برگزاری رویدادها گره خورده، روزتون مبارک.

همون‌طوری که به احتمال بسیار زیاد می‌دونین، من برای رویدادهای زیادی عضو تیم برگزاری، مدیر تیم برگزاری یا هماهنگ‌کننده بودم. دغدغه‌ها، سختی‌ها، اضطراب‌ها و تنش‌های زیادی که این فعالیت داره، نیازمند عشق بسیار بالایی به این کاره.

بقیه رو نمی‌دونم، من از اینکه می‌تونستم فضایی رو تدارک ببینم که آدم‌ها فرصت یادگیری داشته باشن لذت می‌بردم. برگزاری رویداد رو برای جنبه مادی انجام نمی‌دادم، چه بسا خیلی وقتا هزینه هم می‌کردم و هیچ کدوم از رویدادهایی که عضو تیم برگزاری بودم، هیچ آورده مالی برای من نداشتن.

اگه بخوام در این مورد بنویسم، باید تو سال‌های زیادی غرق بشم و نوشتن پستش ساعت‌ها طول می‌کشه، پس خلاصه می‌گم:

برگزاری رویداد اصلاً کار ساده‌ای نیست، وقتی قصد شرکت در رویدادی رو دارین، سعی کنین در اولین زمان ممکن ثبت‌نام کنین و قدر زحمات برگزارکننده‌ها رو بدونین.

روزتون مبارک عزیزان!

سفر به ناشناخته‌ها: تجربیات من از سفر به برلین – قسمت دوم

Berlin

چهارشنبه ۱۳ خرداد ۱۳۹۴، یک روز قبل از شروع رسمی همایش، ساعت ۸:۲۵ صبح طبق چیزی که روی بلیت نوشته شده بود رسیدیم برلین. دقیقاً سر ساعتی که توی بلیت نوشته شده بود. حتی ۱ ثانیه هم تاخیر نداشت. چقدر برای زمان بقیه ارزش قائل هستن.

اینترنت رایگان فرودگاه رو استفاده کردیم تا آدرس هتل رو بگیریم و یکی از دوستان مسیر اتوبوس رو برامون فرستاد. اول از همه برای من عجیب بود که چرا مسیر اتوبوس رو فرستاد، مگر نه اینکه میریم بیرون و تاکسی سوار میشیم، طبیعیه تو ذهن من فقط چنین پروسه‌ای وجود داشت، اما به محض اینکه از سالن اصلی فرودگاه Tegel برلین خارج شدیم خط‌های مختلف اتوبوس در ایستگاه‌های مشخص قرار داشتن که ما ایستگاه خط مورد نظر رو از یکی از راننده‌ها پرسیدیم و به راحتی سوار اتوبوس شدیم. جالب بود که خود راننده بهمون گفت که این بلیت تا دو ساعت اعتبار داره و میتونین هر چند تا اتوبوس خواستین سوار شین در طول این دو ساعت.

پیدا کردن هتل یه کمی سخت شد، که به کمک گوگل مپز تونستیم مسیریابی کنیم و اونجا بود که من فهمیدم GPS هیچ نیازی به اینترنت نداره.

توی هتل خیلی راحت مستقر شدیم و بعد از اون به سمت سالن همایش iBridges رفتیم. City Cube در قسمت جدید برلین قرار داشت به همین خاطر افراد آدرس دقیق رو نمی‌دونستن، اما نکته قابل توجه اینجا بود که وقتی از کسی سوال می‌پرسیدیم سریع به سراغ نقشه شهر و نقشه مسیر اتوبوس‌های شهر می‌رفت و بهمون می‌گفت سوار چه اتوبوسی بشیم و کجا پیاده بشیم و اتوبوس رو عوض کنیم.

در تمام ایستگاه‌ها تابلویی نصب شده بود که دقیقه ورود اتوبوس بعدی رو نشون می‌داد و دقیقاً سر اون زمان دقیق اتوبوس در ایستگاه می‌ایستاد. توی اتوبوس وقتی می‌خواستیم کرایه رو پرداخت کنیم سنت نداشتیم و یه پسر بچه بهمون سنت داد و باهامون حساب نکرد. فهمیدیم که عادت دارن به کمک کردن اینطوری و یکی از شادی‌ها و حس‌های خوب زندگی براشون هست که هر طوری می‌تونن کمک کنن.

iBridges

رسیدیم به City Cube. برای من به عنوان یک ایرانی که در زمان همایش‌های مختلف در محل‌های مختلف انواع تبلیغات دیده میشه، دیدن یه فضای خالی اطراف محل برگزاری، بدون حتی یک پوستر یا بنر عجیب بود. پیش خودم فکر کردم، وااااااااای اینا هنوز آماده نیستن.

دانشجویان ایرانی از سراسر آلمان و حتی کشورهای دیگه مثل آذربایجان به عنوان نیروی داوطلب تیم برگزاری اومده بودن، به تیم‌های مختلف تقسیم‌بندی شده بودن و هر تیم شرح وظایفش رو تحویل گرفته بود.

حدود ساعت ۵ بعد از ظهر بود که فعالیت‌هایی اجرایی و آماده کردن میز پذیرش و غیره شروع شد. یک بنر بزرگ برای درب ورودی، و چند بنر کوچک برای میز پذیرش که فقط و فقط لوگوی iBridges رو نشون می‌داد.

iBridges

نه از لوگوی اسپانسرها خبری بود، نه جمله‌های معناگرای عجیب و غریب و چیزهای دیگه‌ای که ما در رویدادهامون استفاده می‌کنیم. سادگی لذت‌بخشی در کل همایش وجود داشت. برای من به عنوان یک فرد ایده‌آل‌گرا واقعاً دیدن چنین محیطی لذت‌بخش بود.

برای پکیج پذیرش چی میدن؟ یک آویز گردنی با اسم و مشخصات و یک قمقمه برای آب.

iBridges

– همین؟

– – بله، همین. [نقطه ته خط]

– وا !!!!!! چقدر بی‌توجه و واه و واه و واه، چقدر بی‌احترامی!!!!!!!!!
حالا اصن چرا قمقمه میدن؟؟!!!! چقدر عجیب؟؟

– – برنامه کنفرانس رو دیدی؟

– نه بابا پکیج پذیرش که ندادن، برنامه‌شون کجا بود؟؟؟

– – اپلیکیشن کنفرانس رو بگیر، هم برای اندروید هست، هم iOS و هم ویندوزفون

– خب حالا چه ربطی به برنامه داره اصن این قمقمه؟؟

– – خب طول بعضی از برنامه‌ها بیشتر از ۱ ساعته، به این فکر کردن شاید یکی تشنه بشه و می‌تونه با خودش آب ببره داخل سالن تا به خاطر تشنگی قسمتی از برنامه رو از دست نده. *

شاید بد نباشه اینجا بگم کاش ما هم می‌تونستیم تجمل‌پرستی و تجمل‌گرایی رو توی رویدادها و همایش‌هامون کنار بگذاریم، همایش iBridges همایش بزرگی بود با حضور بیزنس‌من‌های** بزرگ، سرمایه‌گذاران و افرادی که از نظر کلاس کاری و توان اقتصادی در سطوح بسیار بالا قرار دارن، اما درگیر تجمل نبودن.

کاش و کاش و هزار کاش ما هم می‌تونستیم چنین کاری برای پکیج پذیرش انجام بدیم و درگیر خواسته‌های اسپانسرهایی که در ازای دادن ۱ میلیون تومن، هزارها انتظار دارن نمی‌شدیم.

افرادی بودن که برای این همایش ۴۰ هزار دلار پول داده بودن اما هیچ جا ازشون اسمی برده نشد، چون دوست نداشتن شناخته بشن، دوست داشتن به صورت ناشناس به پیشبرد و پیشرفت این کنفرانس کمک کنن.

و باز هزاران هزار کاش که ما چنین افرادی رو در کشورمون داشتیم.

موقع پذیرایی، چون اسنک مرغ بود و کسی نمی‌دونست حلال هست یا نه، آقای زواشکیانی لطف کردن و برای من و بقیه دوستان پیتزای گیاهی سفارش دادن و روز اول برلین با پیتزای بسیار خوشمزه به سر شد.

ترکیبات: اسفناج و پنیر

Pizza

– – –

این مکالمه یک مکالمه خیالی است و اتفاق نیفتاده، فقط شبیه‌سازی رفتارهای مشابه در ایران که در رویدادها و همایش‌های قبلی دیده بودم.

** نتونستم کلمه معادلی برای Businessman به کار ببرم. اگر کلمه مناسبی سراغ دارین ممنون میشم معرفی کنین.

– – –

پی‌نوشت: آلمان فضای سبز زیادی داره و هم شهر فرانکفورت و هم برلین از بالا به شدت سبز بودن. لذت‌بخش بود دیدن چنین شهرهای صنعتی که اینقدر فضای سبز دارن.

تجربیات برگزاری اولین استارتاپ ویکند شیراز – بدون شماره

swshiraz

سلام، تا حالا در ۴ قصه تجربیات برگزاری رو بیان کردم. نیازمندی‌ها، کادر اجرایی، انتخاب محل برگزاری و هزینه‌ها مواردی بودن که تا حالا به صورت جامع و کامل بیانشون کردم. در این پست، یه ساختارشکنی انجام میدم. می‌خوام شرکت‌کننده‌ها و برگزارکنندگان سایر شهرها تجربیات خودشون رو در نظرات بنویسن و من تمام نظرات رو در این پست وارد می‌کنم و به‌روز‌رسانی می‌کنم. پس منتظر نظرات شما هستم.

نیازمندی‌ها

کادر اجرایی،

انتخاب محل برگزاری

هزینه‌ها

– – –

اندر احوالات برگزاری یک رویداد – تجربیات آقای مبین رنجبر از برگزارکنندگان رویداد استارتاپ‌ویکند بابلسر

استارت آپ ویکند تبریز؛ کار تیمی و نتیجه‌ی شیرین – تجربیات آقای محسن حسینیان از شرکت‌کنندگان استارتاپ‌ویکند تبریز

از جنس استارتاپ ویکند شیراز،قسمت اول:از وب گردی تا ثبت نام در استارتاپ! – تجربیات آقای سعید بهزادی از شرکت‌کنندگان استارتاپ‌ویکند شیراز

از جنس استارتاپ ویکند شیراز،قسمت دوم از ایده های ۴ شنبه عصر تا تشکیل تیم! – تجربیات آقای سعید بهزادی از شرکت‌کنندگان استارتاپ‌ویکند شیراز

از جنس استارتاپ ویکند شیراز؛ ۵۴ ساعت فدای ۳۰۰ ثانیه ! – تجربیات آقای سعید بهزادی از شرکت‌کنندگان استارتاپ‌ویکند شیراز

تجربیات برگزاری – قصه چهارم – هزینه‌ها

cost

یکی از مهم‌ترین ملزومات هر کاری، پشتوانه مالی هست. در مدت زمان تبلیغ و برگزاری جلسه در جاهای مختلف، از ما می‌پرسیدن که “چرا اینقدر همایشتون گرونه؟” هیچ‌کس با توجیه اینکه این هزینه شامل هزینه مربی و پذیرایی خودتون میشه توجیه نمی‌شد. برخی می‌گفتن: “ما غذامون رو از خونه میاریم، پول نگیرین از ما”. تفکرشون این بود که این هزینه فقط برای خورد و خوراکشون هست. همه صبر می‌کردن تا تخفیفی اعلام بشه و از اون تخفیف استفاده کنن. در صورتی که آگاه نبودن این تخفیف‌ها نشون‌دهنده این هست که مابقی هزینه ثبت‌نام این افراد رو شخص دیگری پرداخت می‌کنه و عموماً خود برگزارکننده‌ها مابقی مبلغ رو پرداخت می‌کنن.

برخی فکر ‌می‌کردن این رویداد و هزینه‌ای که از شرکت‌کننده‌ها گرفته میشه باعث درآمدزایی هست و پولی به جیب برگزارکننده‌ها میره. این سوالات هنوز هم ادامه داره و من هنوز از این قبیل سوالات رو زیاد می‌شنوم.

برخی افراد هستن که فکر می‌کنن اسپانسرها ۲۰ میلیون حمایت می‌کنن، در صورتی که نمی‌دونن هیچ سازمان و دانشگاهی در رویدادهای جدید و شناخته نشده حاضر به حمایت نیستند. همه مدعی هستن که حمایت معنوی می‌کنن و اینکه حمایت معنوی یعنی چی، هر سازمانی تعبیر و تعریف خودش رو داره. بالاترین مبلغ حمایت شاید به ۲ میلیون تومان هم نرسه.

لازم دونستم پست هزینه‌ها رو زودتر از سایر تجربیات بنویسم. پیشتر در نیازمندی‌های برگزاری به بخشی از هزینه‌ها اشاره کرده بودم. در برگزاری یک رویداد هزینه‌هایی برای “محل برگزاری، غذا (وعده‌های اصلی و میان‌وعده‌ها)، اسکان و رفت و آمد مربیان و مدعوین، تبلیغات، پکیج پذیرش، اینترنت و سایر موارد” رو داریم. یه تخمین خیلی کم از این هزینه‌ها رو به تفکیک براتون می‌نویسم:

محل برگزاری: سالن کنفرانس به تنهایی برای یک نیم‌روز و در واقع ۳ ساعت: ۲ میلیون تومان / حداقل ۶ الی ۱۰ میلیون برای محل برگزاری برای رویدادی مشابه استارتاپ‌ویکند هزینه می‌شود.

وعده‌های اصلی غذا با توجه به ۱۵۰ نفر شرکت‌کننده: هر وعده حداقل ۱ میلیون و ۸۰۰ هزار تومان / برای رویدادی مشابه استارتاپ‌ویکند با توجه به دسر و آب و نوشابه، حدود ۸ الی ۱۰ میلیون تومان هزینه وعده‌های اصلی غذایی (ناهار و شام) می‌شود.

صبحانه و میان‌وعده: با توجه به انتخاب چای و نسکافه و نان و غیره، هر صبحانه در حدود ۵۰۰هزار الی ۱ میلیون تومان و میان‌وعده‌ها بین ۲۰۰هزار تومان الی ۵۰۰هزار تومان هزینه خواهند داشت. با توجه به تعدد میان‌وعده‌ها هزینه ۳ میلیون تومانی برای صبحانه و میان‌وعده بایستی در نظر گرفته شود. یادتون باشه بخشی از این هزینه به تهیه ظروف یک‌بار مصرف و لیوان اختصاص داره.

رفت و آمد و اسکان مدعوین، مربیان و سخنرانان: درسته که در یک رویداد تلاش میشه از مربیان بومی برای ایجاد و گسترش اکوسیستم استفاده بشه، اما حضور مربیان مجرب از تهران و سایر شهرها رو نمیشه نادیده گرفت. یادتون باشه حتماً هزینه هتل و بلیت رفت و برگشت مدعوین رو پیش از هر چیز کنار بذارین.

تبلیغات: یکی از بیشترین هزینه‌ها، هزینه تبلیغات هست. تبلیغات به علت اهمیت زیاد بایستی خیلی پیشتر از رویداد به اون توجه بشه، هزینه تبلیغات در تلویزیون، رادیو، روزنامه، خبرنامه و تلویزیون‌های شهری هزینه‌های خیلی زیادی هستن. همونطور که می‌دونید، استارتاپ‌ویکند شیراز از تبلیغات در تلویزیون شهری استفاده کرد. هزینه تبلیغات در تلویزیون شهری با توجه به تعدد تکرار و طول ویدیو متفاوت هست. این تبلیغات ماهانه برنامه‌ریزی میشن و هزینه دریافتی برای یک ماه پخش در یک تلویزیون شهری هست. بسته تبلیغاتی که ما انتخاب کردیم برای یک ماه ۱ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان هزینه داشت. تبلیغات در تلویزیون هر دقیقه ۱۰۰هزار تومان، و در روزنامه هر خبر ۸۰۰ هزار تومان هست. فکر می‌کنم خودتون بتونین درک کنید که چرا استارتاپ‌ویکند شیراز، پوشش خبری تلویزیونی و روزنامه‌ای نداشت. علاوه بر این‌ها، هزینه چاپ پوستر و بنر و استند هم قابل توجه هست که بعضاً ۱ تا ۲ میلیون تومان هزینه دارن.

پکیج پذیرش و سرتیفیکیت‌ها: همینطور که قبلاً گفتم، هزینه پکیج پذیرش شامل “طراحی آویز گردنی – چاپ آویز گردنی – کاور آویز گردنی – بند آویز گردنی – فولدر – چاپ فولدر – کاغذ – چاپ کاغذ – خودکار – چاپ خودکار” هست. هر کدام از اینها هزینه خودشون رو دارن. در مورد سرتیفیکیت، هزینه کاغذ و چاپ رنگی رو باید در نظر بگیرین. جمع این هزینه‌های به ظاهر کم با توجه به تعداد شرکت‌کننده‌ها به ۲ میلیون تومان هم خواهد رسید.

بد نیست همین جا از لایف‌وب، برای حمایتشون در تهیه پکیج تشکر کنم که هم بار مالی و هم بار زمانی برای تهیه و چاپ این پکیج رو از دوش ما برداشتن.

اینترنت: هزینه اینترنت بین ۲ میلیون تا ۱۰ میلیون متغیر هست. با توجه به سرویسی که بخواید انتخاب کنید. هزینه ۱۰ میلیون رو یک شرکت ارائه کننده ADSL به ما گفته بود و هزینه ۲ میلیون هزینه یکی از شرکت‌های دیگه. یادتون باشه با توجه به جمعیت حتماً باید سرویس ۸ مگ رو تهیه کنید. متاسفانه ما در استارتاپ‌ویکند شیراز با پوشش اینترنت مشکل پیدا کردیم. امیدوارم در دوره‌های بعدی بتونیم اسپانسرهای قوی‌تری برای این مورد پیدا کنیم.

سایر موارد: شامل کاغذ A3، ماژیک، بیزنس مدل و … هست که عموماً بین ۲۰۰هزار تومان تا ۵۰۰هزار تومان هزینه دارن.

در موارد بالا هزینه پوشش ویدیویی، عکاس و گرافیست ذکر نشد. علتش حمایت چند عکاس و گرافیست از رویداد بود و همینطور حمایت پوشش ویدیویی برنامه صفر و یک. این حمایت‌ها باعث شد باری از دوش ما برداشته بشه که جا داره همین‌جا از خانم آل‌موسی، آقای عطاران و آقای سنهدرام تشکر کنم. 

برگزارکننده‌ها علاوه بر تمامی این هزینه‌ها بایستی هزینه رفت و آمدهای زیاد و هزینه تلفن‌های کاری رو هم در نظر بگیرن که عمدتاً برای چنین رویدادی ممکن هست به چند صد هزار تومان برای هر فرد هم برسه. 

اگر بالاترین مقدار هزینه‌ها بدون هزینه اینترنت رو در نظر بگیرین، حدود ۳۰ میلیون تومن هزینه رویداد میشه. اینکه هزینه اینترنت رو جدا کردم، علتش این هست که داشتن اینترنت در واقع یک مزیت هست، هیچ قانونی برای الزام در ارائه اینترنت نیست. برگزارکننده‌ها در صورت امکان این امکان رو فراهم می‌کنن و تلاش می‌کنن برای این امکان اسپانسر جذب کنن.

رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند با ۱۰۰ نفر شرکت‌کننده اگر همه شرکت‌کننده‌ها هزینه ۱۲۵هزار تومان رو پرداخت کنن، مبلغی معادل ۱۲ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان کسب میشه که با یه حساب سرانگشتی متوجه میشین که این دریافتی ۳۰ درصد هزینه‌ها رو فقط پوشش میده. این در صورتی بود که همه شرکت‌کننده ها ۱۲۵ هزار تومان رو پرداخت کنن. اما همونطور که خودتون می‌دونید بیشتر شرکت‌کننده‌ها دانشجو هستن و از کد دانشجویی استفاده می‌کنن که هزینه هر نفر میشه ۱۰۰ هزار تومان.

باز هستن کسایی که به این هزینه هم اعتراض دارن. استارتاپ‌ویکند شیراز تنها استارتاپ‌ویکندی بود که تخفیف‌های بیشتری برای شرکت‌کننده‌ها قائل شد. که باز هم با این وجود برخی به هزینه‌ها اعتراض داشتن. فکر می‌کنم با خوندن این پست متوجه بشن که مبلغی که پرداخت کردن حتی ۳۰ درصد هزینه‌های شخص خودشون رو هم پوشش نمیده.

در مورد اسپانسرها، کانون کارآفرینی که حامی اصلی برگزاری استارتاپ‌ویکندهاست، مبلغ مشخص و ثابتی رو به همه رویدادهای سطح کشور به صورت یکسان پرداخت می‌کنه. برگزارکننده‌ها با توجه به مسئولیتی که قبول کردن می‌تونن با جذب اسپانسرهای بیشتر از هزینه‌های خودشون کم کنن. درسته، برگزارکننده‌ها علاوه بر برگزاری، مسئول هزینه‌ها هم هستند که تنها مقادیری از هزینه‌ها از دریافتی شهریه ثبت‌نام و اسپانسرهای ملی کسب میشه. بد نیست بدونین، این رویداد برای درآمدزایی برگزارکننده‌ها نیست. تنها هدف برگزارکننده‌ها رشد و ارتقای اکوسیستم کارآفرینی هست.

جا داره همین جا از اسپانسرهای این رویداد تشکر کنم. کانون کارآفرینی ایران، کانون سرآوا، اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی، شرکت ونداد پارس، شرکت اورنگ، شرکت لایف‌وب و شرکت سیب سبز – نمایندگی مبین نت.

در پایان لازم به ذکر هست که اگر، حتی اگر، ۱۰۰۰ تومان هم از دریافتی‌ها اضافه بیاد، برگزارکننده مسئولیت داره این پول رو برای دوره‌های بعدی به صندوق برگردونه. تاثیر این هزینه‌هایی که برگزارکننده‌ها متقبل میشن، زمانی مشخص میشه که این کار نتیجه بده و ایران به قطب کارآفرینی تبدیل بشه و بتونه سرمایه‌های مختلف رو جذب کنه.

پس بیاید بر اساس تجربه‌ای که کسب کردیم، تلاش کنیم تا اکوسیستم کارآفرینی رو گسترش بدیم و ایران رو به قطب کارآفرینی خاورمیانه تبدیل کنیم. آینده از آن ماست.

تجربیات برگزاری – قصه سوم – انتخاب محل برگزاری

swshiraz

سلام، در ادامه تجربیات برگزاری پس از نیازمندی‌ها و کادر اجرایی، در مورد انتخاب محل برگزاری و فاکتورهای دخیل در این موضوع متنی رو آماده کردم که امیدوارم برای برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان رویدادها و همایش‌ها مفید باشه. تصمیم دارم در این متن علاوه بر تجربیات، نیازها و فاکتورها، مسائلی رو که شرکت‌کنندگان باهاش آشنا نیستن رو بیان کنم تا در واقع جوابی باشه برای بسیاری از سوال‌هایی که در طول برگزاری و بعد از اون پرسیده میشه.

محل برگزاری از چند بخش اصلی تشکیل میشه: سالن کنفرانس – لابی – سالن غذاخوری – فضای کار گروه‌ها و سایر نیازهای مکانی مانند استراحتگاه، نمازخانه، سرویس بهداشتی. به ترتیب شرح مفصلی در مورد تمام این بخش‌ها گفته خواهد شد.

اولین نکته برای کادر اجرایی این هست که، حدود ۴ ماه پیش از برگزاری و قبل از اعلام عمومی برای شروع ثبت‌نام، تمامی سالن‌های سطح شهر رو پیدا کنید و از همه عکس تهیه کنید و با توجه به تمامی فاکتورهای لازم جدولی برای آنها تهیه کنید. تمامی سالن‌ها شامل سالن‌های مدارس هم میشه. خیلی از مدارس بهترین سالن‌های کنفرانس رو دارن. مثل مدرسه احسان در شیراز که تمامی امکانات برگزاری یک رویداد رو در یک مجتمع داره.

دومین نکته پیش از ذکر فاکتورها، بایستی به موقعیت مکانی محل برگزاری بسیار توجه بشه. اینکه محل در مرکز شهر واقع باشه یا راه‌های دسترسی بهش راحت باشن نکته حائز اهمیتی هست. همچنین داشتن پارکینگ مناسب یا محل پارک امن برای محل برگزاری شرط لازم نیست ولی داشتن چنین امکانی یک امتیاز مثبت خواهد بود. زمان اعلام محل برگزاری هم برای تمامی شرکت‌کننده‌ها مهم هست، پس به کادر اجرایی پیشنهاد میشه پیش از هر چیز دیگه، محل برگزاری رو مشخص کنین.

سالن کنفرانس:

پیش از هر اقدامی، تعداد شرکت‌کننده‌ها رو تخمین بزنین و سالنی رو انتخاب کنین که از نظر تعداد مناسب باشه، وضعیت سن، اندازه و نور سالن از نکته‌هایی هستن که باید بهشون توجه کرد.

swshiraz

لابی سالن کنفرانس:

لابی سالن کنفرانس به نظر شخصی من یکی از مهم‌ترین بخش‌های محل برگزاری هست. محلی هست که پذیرایی میان‌وعده رو خواهید داشت و همچنین محلی هست برای گفتگو و ارتباط شرکت‌کننده‌ها، لابی باید به اندازه‌ای باشه که هم پذیرایی به راحتی صورت بگیره و هم افراد بتونن راحت بدون همهمه زیاد با هم صحبت کنن. همچنین لابی باید محل مناسبی برای استقرار بنر و استند و همچنین میزهای کار اسپانسرها باشه تا بتونن برای تبلیغات خودشون فضای مناسبی رو داشته باشن و به راحتی با شرکت‌کننده‌ها ارتباط برقرار کنن.

سالن غذاخوری:

نزدیک بودن سالن غذاخوری به سالن کنفرانس و فضای کار گروه‌ها یکی از مهم‌ترین فاکتورهایی هست که باید به اون توجه بشه. همچنین اینکه سالن غذاخوری از نظر اندازه و امکانات بایستی مورد بررسی قرار بگیره.

swshiraz

فضای کار گروه‌ها:

در استارتاپ‌ویکند، یکی از ملزومات داشتن سالن مناسب برای کار گروه‌ها هست. اگر محل برگزاری دانشگاه باشه، میشه از کلاس‌ها برای چنین هدفی استفاده کرد. اما در غیر این صورت، محل برگزاری بایستی سالن مناسبی برای تفکیک به صورت گروهی داشته باشه که گروه‌ها بتونن به راحتی کار کنن. صدای یک گروه مختل کار گروه دیگه نباشه و به طور کلی آرامش محیط کار برای گروه‌ها حفظ بشه.

سایر مکان‌ها مانند نمازخانه، محل استراحت و سرویس بهداشتی هم از مواردی هستند که باید بهشون توجه کرد. یکی دیگر از محل‌هایی که ذکر نشد ولی حتماً مورد نیاز هست، محلی برای وسایل شخصی کادر برگزاری و همینطور “ستاد فرماندهی” همایش یا رویداد هست که شرکت‌کننده‌ها اگر سوالی داشته باشن بتونن مراجعه کنن.

در رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند، محلی برای گردهمایی و استراحت مربیان مورد نیاز هست که حتماً باید به این مورد توجه بشه.

– – – 

یکی از موضوعات قابل ذکر در این پست بحث هزینه‌هاست. هزینه محلی که تمامی این امکانات رو داشته باشه به صورت حداقل با تخفیفاتی که معمولاً لحاظ می‌کنن ۶ میلیون تومان هست. این هزینه فقط هزینه اجاره محل برگزاری برای ۲ روز هست. مجتمع‌هایی که چنین امکاناتی رو ارائه می‌کنن این هزینه رو برای اجاره سالن کنفرانس و فضای کار گروه‌ها در نظر می‌گیرن و در مورد هزینه سالن غذاخوری همه این موضوع رو بیان می‌کنن که سالن در اجاره پیمانکار هست و بایستی با خود پیمانکار برای اجاره و هزینه غذا صحبت کنید که این دو مورد همیشه جدا از هم هستند. یعنی علاوه بر هزینه غذا شما همیشه هزینه اجاره محل غذاخوری رو هم باید در هزینه‌ها لحاظ کنید.

ما در مدتی که برای استارتاپ‌ویکند شیراز دنبال محل مناسب می‌گشتیم، پیشنهاد محل‌هایی به ما شد که فضای کار از سالن کنفرانس فاصله زیادی داشت و حتی به ما محلی رو پیشنهاد کردن که سالن کنفرانس به طور کلی از مجموعه جدا بود و بایستی با اتوبوس و یک مسیر ۲۰ دقیقه‌ای شرکت‌کننده‌ها رو به سالن کنفرانس می‌رسوندیم.

یکی از مواردی که من در واکنش‌ها نسبت به تمامی استارتاپ‌ویکندهای یک سال گذشته دیدم، این بود که در مورد کیفیت محل برگزاری خیلی صحبت‌ها میشه. در مورد اینکه: “سالنشون عالی بود” یا “چقدر جاش قشنگ بود” و …. مسئله‌ای که شاید اغلب بهشون توجه نمی‌کنن این هست که نباید کیفیت برگزاری رو فدای کمیت محل برگزاری کرد. شاید به جای هزینه ۱۰ میلیونی برای محل برگزاری بشه با هزینه ۵ میلیونی محل مناسبی رو پیدا کرد و ۵ میلیون باقی مونده رو برای موارد دیگه از قبیل مربی‌های مجرب و آموزش بهتر هزینه کرد. (این ارقام جنبه مثال دارن)

وضعیت شهرهای دیگه رو نمی‌دونم، ولی در شیراز ما محل‌های زیادی رو دیدیم. برخی از این محل‌ها علاوه هزینه سنگین، استعلام حقوقی و حقیقی از ما و خود رویداد می‌خواستن که با توجه به ناشناخته بودن رویداد یک مسئله کاملاً طبیعی بود. پس اگر تصمیم به برگزاری چنین رویدادی دارین آمادگی تمامی این موارد رو داشته باشین. یادتون باشه انتخاب محل و اجاره محل اصلاً کار ساده‌ای نیست و حداقل دو ماه زمان لازم داره.

در استارتاپ‌ویکند شیراز، برخی گروه‌ها از فضای کار گروه‌ها رضایت نداشتن. از همین جا بهشون اعلام می‌کنم که انتقادهاشون رو حتماً در دوره‌های بعدی لحاظ می‌کنیم. همینطور برخی از دوری راه ناراضی بودن که باز امیدوارم بشه در دوره‌های بعدی لحاظ کرد. همونطور که می‌دونید انتخاب محل واقعاً کار سختی هست. ما تمام کم و کاستی‌های محل برگزاری استارتاپ‌ویکند شیراز و همچنین تمام انتقادهای شما رو می‌پذیریم، امیدواریم در دوره‌های بعدی با توجه به آشناتر شدن جامعه شیراز با این رویداد از حمایت بیشتری برخوردار بشیم.

امیدوارم این متن تا حدودی روشنگر الگوی انتخاب محل و همینطور روشنگر برخی کاستی‌های محل‌های برگزاری باشه.

تجربیات برگزاری – قصه دوم – کادر اجرایی

swshiraz

سلام. این نوشته از سری نوشته‌های تجربیات برگزاری در مورد کادر اجرایی، تعداد و تخصص مورد نیاز نگاشته شده است. امیدوارم این متن الگویی باشه برای انتخاب افراد کادر اجرایی و همین طور تعیین حیطه وظایف افراد. همونطور که می‌دونید یه رویداد خوب، با برگزار شدن از سوی یک تیم خوب و هماهنگ امکانپذیر خواهد بود.

من این نوشته رو به سه بخش تقسیم می‌کنم، افراد درگیر پیش از شروع رویداد، افراد درگیر حین آماده‌سازی رویداد و افراد درگیر برگزاری. این تقسیم بندی فقط به علت تفاوت در تعداد افراد و وظایف متفاوت صورت گرفته است.

پیش از شروع رویداد، شامل زمانی میشه که یک نفر به صورت داوطلبانه تصمیم به برگزاری یک رویداد می‌گیره. رویدادها معمولاً نیاز به یک دبیر اجرایی دارن، کسی که مسئول مستقیم برگزاری رویداد هست و با واحد مربوطه قرارداد ثبت می‌کنه. از زمانی که یک نفر تصمیم به برگزاری رویداد می‌گیره تا انتها این بازه زمانی ادامه داره.

فعالیت‌های آماده‎‌سازی یک رویداد خیلی زیاد هست، به همین علت تنها یک نفر قادر به انجام این آماده‌سازی نخواهد بود. فعالیت‌های لازم رو در زیر شرح میدم:

۱- مدیر برنامه‌ریزی: مهم‌ترین اصل در برگزاری هر رویدادی برنامه‌ریزی و مدیریت هست. وجود یک فرد با قدرت سازماندهی قوی و برنامه‌ریزی در یک تیم، به پیشبرد اون تیم و برگزاری هر چه بهتر رویداد کمک خواهد کرد. علاوه بر برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، این فرد بایستی مدیریت هزینه‌ها را نیز انجام دهد. این فرد بایستی به تمامی ابعاد برگزاری اشراف کامل داشته و توانایی مدیریت تمامی جنبه‌ها را داشته باشد.

۲- جذب اسپانسر: این کار شامل نامه‌نگاری، برگزاری جلسه با مسئولان و مدیران سازمان‌ها، پیگیری بروکراسی اداری، تماس‌های تلفنی زیاد، سر زدن پیاپی به سازمان‌های مختلف. کسی که میخواد تو این روند بیفته، علاوه بر اطلاعات بالا، روابط عمومی قوی، سعه صدر، صبوری، استعدا سخنوری و جذب مخاطب، باید کفش آهنین، زره فولادین و تحمل خیلی بالا داشته باشه. یکی از سخت‌ترین کارهای ممکن آشنا کردن روسا و مدیران سازمان‌ها با رویدادهای علمی و فنی هست. به نظر من یه کادر برگزاری قوی، باید شامل یه شخص ثابت‌قدم و پرانرژی و مثبت باشه که هم وجهه اجتماعی قابل قبولی داشته باشه هم اینکه از فن بیان بالا برخوردار باشه. این فرد باید روانشناختی قوی و قدرت تصمیم‌گیری سریع داشته باشه و بتونه با حاضرجوابی بسیار قوی از پس رییس باسابقه یه سازمان بر بیاد. این فرد باید اطلاعات جامع و کاملی در مورد رویدادی که می‌خواد برگزار کنه داشته باشه و باور داشته باشه که کاری که داره انجام میده واقعاً مفید هست. یه مورد بیسار مهم دیگه، صبر و آستانه تحمل بالای این فرد هست که بعد از نه شنیدن هم خوش برخوردی خودش رو حفظ کنه و ناامید نشه. در طول جذب اسپانسر، درهای بسته زیادی جلوی روی برگزارکننده‌های رویداد هست.

۳- انتخاب محل برگزاری: یکی از مهم‌ترین مسائل هر رویداد و یکی از بزرگترین دغدغه‌ها، محل برگزاری هست. برای انتخاب محل برگزاری موارد زیادی باید در نظر گرفته بشه که در آینده در یک پست جدا این مسئله پوشش داده خواهد شد. تنها نکته قابل ذکر این هست که به نظر من حتماً کسی که میخواد محل برگزاری رو انتخاب کنه، باید سلیقه خوبی داشته باشه و توانایی ایجاد توازن بین کیفیت و کمیت و یه سری فاکتور دیگه رو داشته باشه.

۴- انتخاب غذا: برای انتخاب غذا و رستوران، نظر یک شخص کافی نیست، اعضای درگیر در اجرا همه می‌تونن نظر بدن تا یک تعادل میان کیفیت و کمیت ایجاد بشه. مهم‌ترین اصل این هست که در انتها با توجه به بودجه که مدیر برنامه‌ریزی محاسبه کرده، باید تعادلی بین هزینه و غذای انتخابی رعایت بشه.

۵- تبلیغات: در دوره پیش از برگزاری رویداد، حداقل یک نفر بایستی مسئول تبلیغات باشه، تبلیغات آنلاین در توییتر و فیسبوک، تبلیغات در سطح شهر، تبلیغات در روزنامه‌ها و غیره. مسئول تبلیغات وظیفه بسیار سنگینی داره پس حتماً یک شخص واحد رو که هیچ فعالیت دیگه‌ای نداره برای این بخش در نظر بگیرین. وظایف این شخص شامل نوشتن متن اخبار، آماده کردن پست‌های فیسبوک، تعامل با روزنامه‌نگاران، به اشتراک گذاشتن اخبار و سایر موارد مرتبط هست. یکی دیگه از وظایف این شخص ارسال خبرنامه و پیام‌های تبلیغاتی به مشترکین خبرنامه، و همچنین ارسال پیام‌های عمومی برای شبکه داخلی شهر هست. یادتون باشه تبلیغات خیلی مهم هست و حتی اگر دو نفر هم مشغول این کار باشن، به صورت شبانه روزی باید در خدمت رویداد باشن.

۶- مسئول سایت: یکی از مهم‌ترین بخش‌های اطلاع‌رسانی رویدادها سایت رویداد هست، نسخه فارسی و انگلیسی، هماهنگی این دو نسخه بسیار اهمیت داره و ضعف اصلی اکثر رویدادهای استارتاپ‌ویکند در ایران عدم هماهنگی این نسخه‌هاست. یک نفر به صورت مشخص باید مسئول به‌روزرسانی سایت رویداد یا همایش باشه. این شخص با هماهنگی با مسئول تبلیغات اطلاعیه‌ها و اخبار برگزاری جلسات و همچنین پوشش خبری جلسات رو بایستی در برنامه‌ریزی فعالیت‌های خودش قرار بده. تمامی سایت‌ها یک سیستم مدیریت محتوا دارن که این فرد تنها باید یاد بگیره چطوری با CMS مربوطه کار کنه.

۷- برگزاری جلسات: برای معرفی رویداد در سطح شهر و دانشگاه‌ها، بایستی یک نفر مسئول برگزاری جلسات باشه. هماهنگ کردن زمان، تدارک محل سخنرانی، انتقال اخبار برگزاری به مسئول تبلیغات از وظایف این شخص هست. معمولاً مدیر برنامه‌ریزی مسئول چنین فعالیتی خواهد بود.

۸- طراح گرافیک: حتماً به یک طراح گرافیک، برای طراحی پوستر، بنر، استند، کارت دعوت، کارت و آویز گردنی شرکت‌کننده‌ها و سایر موارد نیاز دارین.

۹- عکاس: حداقل یک عکاس در تمامی جلسات همراه خودتون داشته باشین. در طول برگزاری هم حداقل ۳ عکاس و ۲ فیلمبردار مورد نیاز هستند.

۱۰- یک یا دو نفر پیش از برگزاری، بایستی به دنبال هتل و اسکان مناسب مهمانان، مربیان و داوران باشند. همچنین در صورت داشتن زمان، محل اسکان مناسبی نیز برای شرکت‌کنندگان غیربومی پیدا کنند.

به نظر شخصی من، کادر برگزاری اصلی که حداقل ۲ ماه پیش از برگزاری درگیر مراحل آماده‌سازی خواهند بود، با توجه به حجم زیاد فعالیت‌ها و بار کاری، بایستی ۵ نفر مشخص باشه. این ۵ نفر بایستی قدرت برنامه‌ریزی، مدیریت و روابط عمومی قوی داشته باشن. شخص گرافیست و عکاس از این ۵ نفر جدا هست و شاید یکی از مزیت‌ها کادر اجرایی یکی بودن عکاس و گرافیست باشه. عموماً گرافیست‌ها عکاس‌های خیلی قدری هستند.

می‌رسیم به دو روز پیش از برگزاری، زمانی که بایستی خریدها انجام بشه، آماده‌سازی وسایل محل برگزاری انجام بشه و سایر موارد پیش از برگزاری. از اینجا کادر اجرایی باید تکمیل بشن.

۱- در پست نیازمندی‌ها، مواردی که باید اونها رو خرید گفتم. از نظر من ۵ نفر باید مسئول خرید باشن و تمامی موارد مورد نیاز رو خریداری کنن. کسی که قراره به خرید بره، باید قدرت چانه‌زنی داشته باشه و توانایی و حوصله یافتن جنس مطلوب و معتدل میان کیفیت و کمیت رو داشته باشن. کسی که با مراکز خرید آشنایی زیادی داره از دست ندین. شاید حتی بتونین از اطلاعات سایت ویکی‌شاپیا استفاده کنین.

۲- با توجه به تعداد پکیج‌ها، حداقل ۴ نفر برای بسته بندی پکیج‌ها مورد نیاز هست.

۳- برپایی و آماده‌سازی سن: حداقل ۳ نفر بایستی مسئول آماده کردن سالن برگزاری، آماده کردن استندها و مرتب کردن سن باشن.

در حین برگزاری، با توجه به زیاد بودن فعالیت‌ها لازم هست تعداد مناسبی با توجه به تفکیک وظایف برای کادر اجرایی انتخاب بشن.

۱- پذیرش: شاید یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های کادر اجرایی پذیرش شرکت‌کنندگان و مهمانان باشه. مسئولین پذیرش بایستی با روی خوش و لبخند به مهمانان و شرکت‌کنندگان خوش‌آمد بگن و با انرژی شرکت‌کنندگان رو راهی سالن کنفرانس کنن. علاوه بر خوشرویی، بایستی در آماده کردن آویز گردنی و تحویل پکیج مربوطه هم سرعت عمل داشته باشن.

۲- یکی از بخش‌های مهم، لایوبلاگ هست، یک نفر به صورت خاص باید مسئول چنین فعالیتی باشه. فردی که پیش از رویداد، مسئول تبلیغات بود بهترین انتخاب برای این مسئولیت هست. هم اینکه قلم شیوایی داره برای نوشتن مطالب مرتبط با تصاویر و هم اینکه مسلماً توانایی بیشتری در شکار لحظه‌ها داره. این فرد باید دقت و سرعت عمل زیادی داشته باشه و سریع اتفاقات رو در لایوبلاگ ثبت کنه.

۳- آماده‌سازی غذا و میان‌وعده: یک نفر باید مسئول سرشماری تعداد شرکت‌کننده‌ها برای ارائه آمار برای آماده کردن غذا و میان‌وعده باشه. این فرد باید با مسئول رستوران و پذیرایی به صورت مشخص در ارتباط باشه که هر نیازی در این مسائل بود رو سریع گزارش کنه و موارد مورد نیاز رو تهیه کنه.

۴- عکاس و فیلمبردار: رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند به حداقل ۲ عکاس و ۱ فیلمبردار نیاز داره. اگر پوشش ویدیویی داشته باشین که خب یک مرحله جلو هستین.

۵- در حین برگزاری رویداد، نیازهایی مثل کمبود سه راهی برق، قطعی اینترنت یا سرعت کم ممکن هست پیش بیاد که یک نفر بایستی مسئول رسیدگی به نیازهای این چنینی باشه.

۶- یک نفر به طور مستقیم باید مسئول رسیدگی به داوران و مربیان و مهمانان رویداد باشه.

– – –

پی‌نوشت ۱: یک مدیر خوب باید وظایف رو عادلانه تفکیک و به افراد کادر اجرایی واگذار کنه. اگر یک نفر بیش از حد وظیفه داشته باشه یا بار کاری یک نفر بیش از بقیه باشه، خستگی و انرژی منفی رو میتونه به کل تیم منتقل کنه. بهترین حالت این هست که یه مدیر قوی وظایف رو به صورت مساوی تقسیم کرده باشه. یه تیم قوی باید همه افرادش مسئولیت پذیر باشن. اینکه کسی وظیفه‌اش رو انجام نده یا به دیگری محول کنه باعث میشه تعادل تیم برگزاری به هم بخوره و یه پایه از چارپایه برگزاری قوی لنگ بزنه.

پی‌نوشت ۲: تعداد ننوشتم، به این علت هست که با توجه به گستردگی و حجم هر کنفرانس و رویدادی، تعداد کادر اجرایی متفاوت هست. حتماً این رو به ذهن داشته باشید که فشار کاری خیلی زیاد هست پس تعداد رو باید طوری در نظر بگیرین که خستگی و فشار کاری باعث فروپاشی انرژی افراد نشه. حداقل ۱۰ نفر علاوه برگزارگننده‌های اصلی مورد نیاز هست.

پی‌نوشت ۳: در شرایط فعلی موضوعات بیشتری به ذهنم نمیرسه. اگر مسائلی به ذهنم رسید متن رو تکمیل خواهم کرد.

تجربیات برگزاری – قصه اول – نیازمندی‌ها

swshiraz

امروز وقتی داشتم عکس‌های استارتاپ‌ویکند و خاطراتش رو مرور می‌کردم، تصمیم گرفتم در چند پست، تجربیاتی رو که از برگزار کردن چنین رویدادی کسب کردم بنویسم. برای پست اول، دوست دارم نیازمندی‌هایی که برخیش به چشم میان و برخی رو فقط برگزارکننده‌ها باهاشون آشنا هستن رو براتون بگم.

برگزار کردن یه رویداد یا همایش، یه سری نیازمندی‌های عمومی و واضح داره که در زیر بیان میشن:

۱ – محل برگزاری: این مورد، برای شرکت‌کننده‌ها معمولاً مهم‌ترین دغدغه است و از نظر من برای برگزارکننده‌ها هم باید اولویت اول باشه، چون خیلی از نیازمندی‌های بعدی وابسته به محل برگزاری هستن. مهم‌ترین هزینه و گاهاً بالاترین هزینه، هزینه محل برگزاری هست.

۲ – پذیرایی، شامل صبحانه، ناهار، شام و میان وعده: برای رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند که همه وعده‌های غذایی شرکت‌کننده‌ها به عهده برگزارکننده هست، تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و برآورد هزینه پذیرایی در اولویت دوم باید قرار داده بشه. هزینه ناهار و شام که معمولاً به طور مشخص با توجه به تعداد و نوع غذای انتخابی مشخص هست، اما گاهاً هزینه میان‌وعده‌ها به صورت عجیبی حتی از هزینه صبحانه هم بیشتر میشه.

۳ – اسکان، رفت و آمد و پذیرایی سخنرانان و مربیان: در یه رویداد یا همایش سخنرانان و مربیان زیادی حضور دارن. با توجه به اینکه برگزارکننده این افراد رو دعوت می‌کنه حتماً باید به این مورد هم توجه کنه که علاوه بر اسکان، استقبال از مهمانان و همینطور گردش در شهر رو برای این افراد در نظر بگیره.

۴ – اسکان شرکت‌کنندگان: اگر بخوایم به صورت ایده‌آل به برگزاری نگاه کنیم، تدارک دیدن محل اسکان برای شرکت‌کنندگان غیربومی یه نقطه مثبت هست که البته به علت هزینه‌ها چنین امری ممکن نیست. تنها کاری که میشه در مورد این مسئله انجام داد، پیدا کردن یک هتل یا مهمانسرا نزدیک به محل برگزاری برای شرکت‌کنندگان هست.

۵ – جذب اسپانسر: شاید بد نباشه بدونین، قبل از برگزاری هر رویدادی، لازم هست حداقل از سه ماه قبل، برای جذب اسپانسر فعالیتتون رو شروع کنید، روندهای اداری واقعاً سخت و زمانگیر هستن، برای این کار حتماً باید نامه‌نگاری اداری رو بلد باشین و همراه نامه‌تون تا پاراف شدن نهایی باشید. چه جواب نه بشنوید و چه بله، پیله شدن همیشه جواب میده، هیچ وقت نذارین نامه‌هاتون تو روند اداری بلوکه بشن. این رو هم حتماً یادتون باشه تمام تلاشتون رو کنین برای برگزاری جلسه حضوری با ریاست و مدیریت سازمان‌ها، اینطوری خیلی بهتر میتونین جواب بگیرین. معمولاً روسای سازمان‌ها با رویدادها آشنا نیستن. همینطور اگر رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند با زمینه کارآفرینی برگزار می‌کنین، بهترین میانبر از بخش کارآفرینی هست که این روزا در هر سازمانی یک چنین بخشی وجود داره. یادتون باشه برای جذب اسپانسر، همه سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسه‌های مرتبط رو شناسایی کنین و برای همه نامه بفرستین. گاهی از میان شرکت‌هایی که خیلی معروف نیستن حامی پیدا میشه.

۶- تبلیغات: شاید که نه، حتماً تبلیغات مهم‌ترین بخش برگزاری یه همایش یا رویداد هست، چاپ بنر، چاپ استند، چاپ پوستر، تبلیغات شهری، تبلیغات روزنامه‌ها، تلویزیون و رادیو، برگزاری جلسات عمومی و دانشگاهی و … مسائلی هستن که باید بهشون خیلی زیاد توجه بشه. یکی از مسائل مهمی که شاید در تبلیغات به چشم نیاد، آشنایی با اساتید دانشگاهی و موسسه‌های فنی حرفه‌ای هست که میتونن در روند تبلیغات و معرفی به دانشجوهاشون به رویداد کمک کنن. پس اساتید فعال رو هیچ‌وقت فراموش نکنید.

تا اینجا بیشتر به مسائل خیلی پیش از برگزاری اشاره کردم. می‌رسیم به موردهای دیگه:

۷ – پکیج پذیرش: وقتی شرکت‌کننده‌ها پذیرش میشن، یه پکیجی بهشون ارائه میشه، آویز گردنی که کد شناسایی و اسمشون هست و فولدری شامل کاغذ، خودکار و تراکت‌های اسپانسرها. این پکیج‌ها شاید به نظر قابل چشم‌پوشی باشن ولی هزینه‌هایی برای برگزارکننده دارن که بد نیست به تفکیک بدونین:

طراحی آویز گردنی – چاپ آویز گردنی – کاور آویز گردنی – بند آویز گردنی – فولدر – چاپ فولدر – کاغذ – چاپ کاغذ – خودکار – چاپ خودکار

اینا هزینه‌هایی هستن که حتماً باید پیش از برگزاری بهشون توجه کرد و تا هر قسمتیش که ممکن هست رو انجام داد.

۸ – کادر اجرایی: همونطور که همه میدونین، یک دست بودن کادر اجرایی از نظر پوشش یکی از مسائل مورد توجه رویدادها و همایش‌هاست. معمولاً دخترا شال یک‌رنگ و پسرا تی‌شرت یک‌رنگ می‌پوشن. در صورت امکان هم چاپ روی شال و تیشرت‌ها انجام میشه.

۹ – گواهی حضور: یا همون سرتیفیکیت، یکی از هزینه‌های مهم رویداد طراحی و چاپ سرتیفیکیت هست که حتماً پیش از برگزاری هم هزینه‌هاش باید برآورد بشه هم طراحیش آماده بشه و هم اسامی شرکت‌کننده‌ها به فارسی یا انگلیسی برای چاپ آماده بشه.

۱۰ – اینترنت: یکی از مهم‌ترین امکانات مورد نیاز، اینترنت هست که به نظر من بعد از مشخص شدن محل برگزاری، اولین قرارداد تنظیمی باید واسه اینترنت باشه. قرارداد و تفاهم‌نامه فراموش نشه.

۱۱ – سایر موارد: در رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند، هزینه‌های ماژیک، مقوای A3، چاپ بیزنس مدل، کابل برق، سه راهی و سایر موارد مشابه هم جز هزینه‌ها باید در نظر گرفته بشن.

الآن هزینه و نیازمندی دیگه‌ای به ذهنم نمی‌رسه که بنویسم. در پست‌های بعدی سایر تجربیات در مورد نیازمندی افراد و شناسایی‌هایی سازمانی رو خواهم نوشت.