روزنوشت
روزنوشت
برچسب مرور
%d8%aa%d8%ac%d8%b1%d8%a8%db%8c%d8%a7%d8%aa

تجربیات برگزاری – قصه چهارم – هزینه‌ها

استارتاپ‌ویکند
۸ آذر ۱۳۹۲ ۶ دیدگاه

cost

یکی از مهم‌ترین ملزومات هر کاری، پشتوانه مالی هست. در مدت زمان تبلیغ و برگزاری جلسه در جاهای مختلف، از ما می‌پرسیدن که “چرا اینقدر همایشتون گرونه؟” هیچ‌کس با توجیه اینکه این هزینه شامل هزینه مربی و پذیرایی خودتون میشه توجیه نمی‌شد. برخی می‌گفتن: “ما غذامون رو از خونه میاریم، پول نگیرین از ما”. تفکرشون این بود که این هزینه فقط برای خورد و خوراکشون هست. همه صبر می‌کردن تا تخفیفی اعلام بشه و از اون تخفیف استفاده کنن. در صورتی که آگاه نبودن این تخفیف‌ها نشون‌دهنده این هست که مابقی هزینه ثبت‌نام این افراد رو شخص دیگری پرداخت می‌کنه و عموماً خود برگزارکننده‌ها مابقی مبلغ رو پرداخت می‌کنن.

برخی فکر ‌می‌کردن این رویداد و هزینه‌ای که از شرکت‌کننده‌ها گرفته میشه باعث درآمدزایی هست و پولی به جیب برگزارکننده‌ها میره. این سوالات هنوز هم ادامه داره و من هنوز از این قبیل سوالات رو زیاد می‌شنوم.

برخی افراد هستن که فکر می‌کنن اسپانسرها ۲۰ میلیون حمایت می‌کنن، در صورتی که نمی‌دونن هیچ سازمان و دانشگاهی در رویدادهای جدید و شناخته نشده حاضر به حمایت نیستند. همه مدعی هستن که حمایت معنوی می‌کنن و اینکه حمایت معنوی یعنی چی، هر سازمانی تعبیر و تعریف خودش رو داره. بالاترین مبلغ حمایت شاید به ۲ میلیون تومان هم نرسه.

لازم دونستم پست هزینه‌ها رو زودتر از سایر تجربیات بنویسم. پیشتر در نیازمندی‌های برگزاری به بخشی از هزینه‌ها اشاره کرده بودم. در برگزاری یک رویداد هزینه‌هایی برای “محل برگزاری، غذا (وعده‌های اصلی و میان‌وعده‌ها)، اسکان و رفت و آمد مربیان و مدعوین، تبلیغات، پکیج پذیرش، اینترنت و سایر موارد” رو داریم. یه تخمین خیلی کم از این هزینه‌ها رو به تفکیک براتون می‌نویسم:

محل برگزاری: سالن کنفرانس به تنهایی برای یک نیم‌روز و در واقع ۳ ساعت: ۲ میلیون تومان / حداقل ۶ الی ۱۰ میلیون برای محل برگزاری برای رویدادی مشابه استارتاپ‌ویکند هزینه می‌شود.

وعده‌های اصلی غذا با توجه به ۱۵۰ نفر شرکت‌کننده: هر وعده حداقل ۱ میلیون و ۸۰۰ هزار تومان / برای رویدادی مشابه استارتاپ‌ویکند با توجه به دسر و آب و نوشابه، حدود ۸ الی ۱۰ میلیون تومان هزینه وعده‌های اصلی غذایی (ناهار و شام) می‌شود.

صبحانه و میان‌وعده: با توجه به انتخاب چای و نسکافه و نان و غیره، هر صبحانه در حدود ۵۰۰هزار الی ۱ میلیون تومان و میان‌وعده‌ها بین ۲۰۰هزار تومان الی ۵۰۰هزار تومان هزینه خواهند داشت. با توجه به تعدد میان‌وعده‌ها هزینه ۳ میلیون تومانی برای صبحانه و میان‌وعده بایستی در نظر گرفته شود. یادتون باشه بخشی از این هزینه به تهیه ظروف یک‌بار مصرف و لیوان اختصاص داره.

رفت و آمد و اسکان مدعوین، مربیان و سخنرانان: درسته که در یک رویداد تلاش میشه از مربیان بومی برای ایجاد و گسترش اکوسیستم استفاده بشه، اما حضور مربیان مجرب از تهران و سایر شهرها رو نمیشه نادیده گرفت. یادتون باشه حتماً هزینه هتل و بلیت رفت و برگشت مدعوین رو پیش از هر چیز کنار بذارین.

تبلیغات: یکی از بیشترین هزینه‌ها، هزینه تبلیغات هست. تبلیغات به علت اهمیت زیاد بایستی خیلی پیشتر از رویداد به اون توجه بشه، هزینه تبلیغات در تلویزیون، رادیو، روزنامه، خبرنامه و تلویزیون‌های شهری هزینه‌های خیلی زیادی هستن. همونطور که می‌دونید، استارتاپ‌ویکند شیراز از تبلیغات در تلویزیون شهری استفاده کرد. هزینه تبلیغات در تلویزیون شهری با توجه به تعدد تکرار و طول ویدیو متفاوت هست. این تبلیغات ماهانه برنامه‌ریزی میشن و هزینه دریافتی برای یک ماه پخش در یک تلویزیون شهری هست. بسته تبلیغاتی که ما انتخاب کردیم برای یک ماه ۱ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان هزینه داشت. تبلیغات در تلویزیون هر دقیقه ۱۰۰هزار تومان، و در روزنامه هر خبر ۸۰۰ هزار تومان هست. فکر می‌کنم خودتون بتونین درک کنید که چرا استارتاپ‌ویکند شیراز، پوشش خبری تلویزیونی و روزنامه‌ای نداشت. علاوه بر این‌ها، هزینه چاپ پوستر و بنر و استند هم قابل توجه هست که بعضاً ۱ تا ۲ میلیون تومان هزینه دارن.

پکیج پذیرش و سرتیفیکیت‌ها: همینطور که قبلاً گفتم، هزینه پکیج پذیرش شامل “طراحی آویز گردنی – چاپ آویز گردنی – کاور آویز گردنی – بند آویز گردنی – فولدر – چاپ فولدر – کاغذ – چاپ کاغذ – خودکار – چاپ خودکار” هست. هر کدام از اینها هزینه خودشون رو دارن. در مورد سرتیفیکیت، هزینه کاغذ و چاپ رنگی رو باید در نظر بگیرین. جمع این هزینه‌های به ظاهر کم با توجه به تعداد شرکت‌کننده‌ها به ۲ میلیون تومان هم خواهد رسید.

بد نیست همین جا از لایف‌وب، برای حمایتشون در تهیه پکیج تشکر کنم که هم بار مالی و هم بار زمانی برای تهیه و چاپ این پکیج رو از دوش ما برداشتن.

اینترنت: هزینه اینترنت بین ۲ میلیون تا ۱۰ میلیون متغیر هست. با توجه به سرویسی که بخواید انتخاب کنید. هزینه ۱۰ میلیون رو یک شرکت ارائه کننده ADSL به ما گفته بود و هزینه ۲ میلیون هزینه یکی از شرکت‌های دیگه. یادتون باشه با توجه به جمعیت حتماً باید سرویس ۸ مگ رو تهیه کنید. متاسفانه ما در استارتاپ‌ویکند شیراز با پوشش اینترنت مشکل پیدا کردیم. امیدوارم در دوره‌های بعدی بتونیم اسپانسرهای قوی‌تری برای این مورد پیدا کنیم.

سایر موارد: شامل کاغذ A3، ماژیک، بیزنس مدل و … هست که عموماً بین ۲۰۰هزار تومان تا ۵۰۰هزار تومان هزینه دارن.

در موارد بالا هزینه پوشش ویدیویی، عکاس و گرافیست ذکر نشد. علتش حمایت چند عکاس و گرافیست از رویداد بود و همینطور حمایت پوشش ویدیویی برنامه صفر و یک. این حمایت‌ها باعث شد باری از دوش ما برداشته بشه که جا داره همین‌جا از خانم آل‌موسی، آقای عطاران و آقای سنهدرام تشکر کنم. 

برگزارکننده‌ها علاوه بر تمامی این هزینه‌ها بایستی هزینه رفت و آمدهای زیاد و هزینه تلفن‌های کاری رو هم در نظر بگیرن که عمدتاً برای چنین رویدادی ممکن هست به چند صد هزار تومان برای هر فرد هم برسه. 

اگر بالاترین مقدار هزینه‌ها بدون هزینه اینترنت رو در نظر بگیرین، حدود ۳۰ میلیون تومن هزینه رویداد میشه. اینکه هزینه اینترنت رو جدا کردم، علتش این هست که داشتن اینترنت در واقع یک مزیت هست، هیچ قانونی برای الزام در ارائه اینترنت نیست. برگزارکننده‌ها در صورت امکان این امکان رو فراهم می‌کنن و تلاش می‌کنن برای این امکان اسپانسر جذب کنن.

رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند با ۱۰۰ نفر شرکت‌کننده اگر همه شرکت‌کننده‌ها هزینه ۱۲۵هزار تومان رو پرداخت کنن، مبلغی معادل ۱۲ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان کسب میشه که با یه حساب سرانگشتی متوجه میشین که این دریافتی ۳۰ درصد هزینه‌ها رو فقط پوشش میده. این در صورتی بود که همه شرکت‌کننده ها ۱۲۵ هزار تومان رو پرداخت کنن. اما همونطور که خودتون می‌دونید بیشتر شرکت‌کننده‌ها دانشجو هستن و از کد دانشجویی استفاده می‌کنن که هزینه هر نفر میشه ۱۰۰ هزار تومان.

باز هستن کسایی که به این هزینه هم اعتراض دارن. استارتاپ‌ویکند شیراز تنها استارتاپ‌ویکندی بود که تخفیف‌های بیشتری برای شرکت‌کننده‌ها قائل شد. که باز هم با این وجود برخی به هزینه‌ها اعتراض داشتن. فکر می‌کنم با خوندن این پست متوجه بشن که مبلغی که پرداخت کردن حتی ۳۰ درصد هزینه‌های شخص خودشون رو هم پوشش نمیده.

در مورد اسپانسرها، کانون کارآفرینی که حامی اصلی برگزاری استارتاپ‌ویکندهاست، مبلغ مشخص و ثابتی رو به همه رویدادهای سطح کشور به صورت یکسان پرداخت می‌کنه. برگزارکننده‌ها با توجه به مسئولیتی که قبول کردن می‌تونن با جذب اسپانسرهای بیشتر از هزینه‌های خودشون کم کنن. درسته، برگزارکننده‌ها علاوه بر برگزاری، مسئول هزینه‌ها هم هستند که تنها مقادیری از هزینه‌ها از دریافتی شهریه ثبت‌نام و اسپانسرهای ملی کسب میشه. بد نیست بدونین، این رویداد برای درآمدزایی برگزارکننده‌ها نیست. تنها هدف برگزارکننده‌ها رشد و ارتقای اکوسیستم کارآفرینی هست.

جا داره همین جا از اسپانسرهای این رویداد تشکر کنم. کانون کارآفرینی ایران، کانون سرآوا، اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی، شرکت ونداد پارس، شرکت اورنگ، شرکت لایف‌وب و شرکت سیب سبز – نمایندگی مبین نت.

در پایان لازم به ذکر هست که اگر، حتی اگر، ۱۰۰۰ تومان هم از دریافتی‌ها اضافه بیاد، برگزارکننده مسئولیت داره این پول رو برای دوره‌های بعدی به صندوق برگردونه. تاثیر این هزینه‌هایی که برگزارکننده‌ها متقبل میشن، زمانی مشخص میشه که این کار نتیجه بده و ایران به قطب کارآفرینی تبدیل بشه و بتونه سرمایه‌های مختلف رو جذب کنه.

پس بیاید بر اساس تجربه‌ای که کسب کردیم، تلاش کنیم تا اکوسیستم کارآفرینی رو گسترش بدیم و ایران رو به قطب کارآفرینی خاورمیانه تبدیل کنیم. آینده از آن ماست.

اشتراک گذاری:
زمان خواندن: 1 دقیقه

تجربیات برگزاری – قصه سوم – انتخاب محل برگزاری

استارتاپ‌ویکند
۶ آذر ۱۳۹۲ ۶ دیدگاه

swshiraz

سلام، در ادامه تجربیات برگزاری پس از نیازمندی‌ها و کادر اجرایی، در مورد انتخاب محل برگزاری و فاکتورهای دخیل در این موضوع متنی رو آماده کردم که امیدوارم برای برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان رویدادها و همایش‌ها مفید باشه. تصمیم دارم در این متن علاوه بر تجربیات، نیازها و فاکتورها، مسائلی رو که شرکت‌کنندگان باهاش آشنا نیستن رو بیان کنم تا در واقع جوابی باشه برای بسیاری از سوال‌هایی که در طول برگزاری و بعد از اون پرسیده میشه.

محل برگزاری از چند بخش اصلی تشکیل میشه: سالن کنفرانس – لابی – سالن غذاخوری – فضای کار گروه‌ها و سایر نیازهای مکانی مانند استراحتگاه، نمازخانه، سرویس بهداشتی. به ترتیب شرح مفصلی در مورد تمام این بخش‌ها گفته خواهد شد.

اولین نکته برای کادر اجرایی این هست که، حدود ۴ ماه پیش از برگزاری و قبل از اعلام عمومی برای شروع ثبت‌نام، تمامی سالن‌های سطح شهر رو پیدا کنید و از همه عکس تهیه کنید و با توجه به تمامی فاکتورهای لازم جدولی برای آنها تهیه کنید. تمامی سالن‌ها شامل سالن‌های مدارس هم میشه. خیلی از مدارس بهترین سالن‌های کنفرانس رو دارن. مثل مدرسه احسان در شیراز که تمامی امکانات برگزاری یک رویداد رو در یک مجتمع داره.

دومین نکته پیش از ذکر فاکتورها، بایستی به موقعیت مکانی محل برگزاری بسیار توجه بشه. اینکه محل در مرکز شهر واقع باشه یا راه‌های دسترسی بهش راحت باشن نکته حائز اهمیتی هست. همچنین داشتن پارکینگ مناسب یا محل پارک امن برای محل برگزاری شرط لازم نیست ولی داشتن چنین امکانی یک امتیاز مثبت خواهد بود. زمان اعلام محل برگزاری هم برای تمامی شرکت‌کننده‌ها مهم هست، پس به کادر اجرایی پیشنهاد میشه پیش از هر چیز دیگه، محل برگزاری رو مشخص کنین.

سالن کنفرانس:

پیش از هر اقدامی، تعداد شرکت‌کننده‌ها رو تخمین بزنین و سالنی رو انتخاب کنین که از نظر تعداد مناسب باشه، وضعیت سن، اندازه و نور سالن از نکته‌هایی هستن که باید بهشون توجه کرد.

swshiraz

لابی سالن کنفرانس:

لابی سالن کنفرانس به نظر شخصی من یکی از مهم‌ترین بخش‌های محل برگزاری هست. محلی هست که پذیرایی میان‌وعده رو خواهید داشت و همچنین محلی هست برای گفتگو و ارتباط شرکت‌کننده‌ها، لابی باید به اندازه‌ای باشه که هم پذیرایی به راحتی صورت بگیره و هم افراد بتونن راحت بدون همهمه زیاد با هم صحبت کنن. همچنین لابی باید محل مناسبی برای استقرار بنر و استند و همچنین میزهای کار اسپانسرها باشه تا بتونن برای تبلیغات خودشون فضای مناسبی رو داشته باشن و به راحتی با شرکت‌کننده‌ها ارتباط برقرار کنن.

سالن غذاخوری:

نزدیک بودن سالن غذاخوری به سالن کنفرانس و فضای کار گروه‌ها یکی از مهم‌ترین فاکتورهایی هست که باید به اون توجه بشه. همچنین اینکه سالن غذاخوری از نظر اندازه و امکانات بایستی مورد بررسی قرار بگیره.

swshiraz

فضای کار گروه‌ها:

در استارتاپ‌ویکند، یکی از ملزومات داشتن سالن مناسب برای کار گروه‌ها هست. اگر محل برگزاری دانشگاه باشه، میشه از کلاس‌ها برای چنین هدفی استفاده کرد. اما در غیر این صورت، محل برگزاری بایستی سالن مناسبی برای تفکیک به صورت گروهی داشته باشه که گروه‌ها بتونن به راحتی کار کنن. صدای یک گروه مختل کار گروه دیگه نباشه و به طور کلی آرامش محیط کار برای گروه‌ها حفظ بشه.

سایر مکان‌ها مانند نمازخانه، محل استراحت و سرویس بهداشتی هم از مواردی هستند که باید بهشون توجه کرد. یکی دیگر از محل‌هایی که ذکر نشد ولی حتماً مورد نیاز هست، محلی برای وسایل شخصی کادر برگزاری و همینطور “ستاد فرماندهی” همایش یا رویداد هست که شرکت‌کننده‌ها اگر سوالی داشته باشن بتونن مراجعه کنن.

در رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند، محلی برای گردهمایی و استراحت مربیان مورد نیاز هست که حتماً باید به این مورد توجه بشه.

– – – 

یکی از موضوعات قابل ذکر در این پست بحث هزینه‌هاست. هزینه محلی که تمامی این امکانات رو داشته باشه به صورت حداقل با تخفیفاتی که معمولاً لحاظ می‌کنن ۶ میلیون تومان هست. این هزینه فقط هزینه اجاره محل برگزاری برای ۲ روز هست. مجتمع‌هایی که چنین امکاناتی رو ارائه می‌کنن این هزینه رو برای اجاره سالن کنفرانس و فضای کار گروه‌ها در نظر می‌گیرن و در مورد هزینه سالن غذاخوری همه این موضوع رو بیان می‌کنن که سالن در اجاره پیمانکار هست و بایستی با خود پیمانکار برای اجاره و هزینه غذا صحبت کنید که این دو مورد همیشه جدا از هم هستند. یعنی علاوه بر هزینه غذا شما همیشه هزینه اجاره محل غذاخوری رو هم باید در هزینه‌ها لحاظ کنید.

ما در مدتی که برای استارتاپ‌ویکند شیراز دنبال محل مناسب می‌گشتیم، پیشنهاد محل‌هایی به ما شد که فضای کار از سالن کنفرانس فاصله زیادی داشت و حتی به ما محلی رو پیشنهاد کردن که سالن کنفرانس به طور کلی از مجموعه جدا بود و بایستی با اتوبوس و یک مسیر ۲۰ دقیقه‌ای شرکت‌کننده‌ها رو به سالن کنفرانس می‌رسوندیم.

یکی از مواردی که من در واکنش‌ها نسبت به تمامی استارتاپ‌ویکندهای یک سال گذشته دیدم، این بود که در مورد کیفیت محل برگزاری خیلی صحبت‌ها میشه. در مورد اینکه: “سالنشون عالی بود” یا “چقدر جاش قشنگ بود” و …. مسئله‌ای که شاید اغلب بهشون توجه نمی‌کنن این هست که نباید کیفیت برگزاری رو فدای کمیت محل برگزاری کرد. شاید به جای هزینه ۱۰ میلیونی برای محل برگزاری بشه با هزینه ۵ میلیونی محل مناسبی رو پیدا کرد و ۵ میلیون باقی مونده رو برای موارد دیگه از قبیل مربی‌های مجرب و آموزش بهتر هزینه کرد. (این ارقام جنبه مثال دارن)

وضعیت شهرهای دیگه رو نمی‌دونم، ولی در شیراز ما محل‌های زیادی رو دیدیم. برخی از این محل‌ها علاوه هزینه سنگین، استعلام حقوقی و حقیقی از ما و خود رویداد می‌خواستن که با توجه به ناشناخته بودن رویداد یک مسئله کاملاً طبیعی بود. پس اگر تصمیم به برگزاری چنین رویدادی دارین آمادگی تمامی این موارد رو داشته باشین. یادتون باشه انتخاب محل و اجاره محل اصلاً کار ساده‌ای نیست و حداقل دو ماه زمان لازم داره.

در استارتاپ‌ویکند شیراز، برخی گروه‌ها از فضای کار گروه‌ها رضایت نداشتن. از همین جا بهشون اعلام می‌کنم که انتقادهاشون رو حتماً در دوره‌های بعدی لحاظ می‌کنیم. همینطور برخی از دوری راه ناراضی بودن که باز امیدوارم بشه در دوره‌های بعدی لحاظ کرد. همونطور که می‌دونید انتخاب محل واقعاً کار سختی هست. ما تمام کم و کاستی‌های محل برگزاری استارتاپ‌ویکند شیراز و همچنین تمام انتقادهای شما رو می‌پذیریم، امیدواریم در دوره‌های بعدی با توجه به آشناتر شدن جامعه شیراز با این رویداد از حمایت بیشتری برخوردار بشیم.

امیدوارم این متن تا حدودی روشنگر الگوی انتخاب محل و همینطور روشنگر برخی کاستی‌های محل‌های برگزاری باشه.

اشتراک گذاری:
زمان خواندن: 1 دقیقه

دسته‌بندی‌های ویژه

  • آن روی مهاجرت
  • مهاجرت به آلمان
  • مهاجرت کهکشانی
  • سفرنامه
  • گردشگری

نوشته‌های تازه

  • در جستجوی انگیزه برای نوشتن
  • چالش های مهاجرت از بعد عاطفی یا غم غربت به روایت ساده
  • ۹ تیر ۱۴۰۱ – شد ۴۳ ماه – یا ۳ سال و ۷ ماه
  • مجموعه ای از کلاف های سردرگم!
  • خلاصه ای از لایو مهاجرت با کانال Tech Immigrants

دسته‌ها

  • آن روی مهاجرت (۱۰۲)
    • چالش‌های مهاجرت (۱۰)
    • زندگی در آلمان (۱۴)
    • کاریابی (۶)
    • گاه‌شمار مهاجرت (۲۵)
    • مهاجرت به آلمان (۲۵)
    • مهاجرت کهکشانی (۱۸)
    • یادگیری زبان (۲)
  • دل نوشته ها (۳۰۴)
    • آشپزی (۴)
    • اندوه‌نامه‌ها (۷)
    • چالش – ۳۰ روز وبلاگ‌نویسی (۶)
    • داستان‌نویسی (۲)
    • نوشتن (۸)
  • سفرنامه (۴۷)
    • رستوران (۶)
  • علم و فناوری (۱۳۰)
    • اپلیکیشن (۹)
    • بازاریابی (۵)
      • شبکه های اجتماعی (۲)
    • پژوهش (۲)
    • دنیای استارتاپ‌ها (۲۵)
      • استارتاپ گرایند (۱)
      • استارتاپ‌ویکند (۱۵)
      • ماشین استارتاپ ناب (۷)
    • کارگاه تخصصی (۲)
    • معرفی سایت (۵۰)
    • نرم افزار (۱۸)
    • همایش (۳)
  • کتاب و کتاب‌خوانی (۵)
  • گردشگری (۴۳)
    • شیراز (۲۸)
  • مطالب عمومی (۶۵)
    • سلامت (۱۶)
    • شکواییه‌ها (۲)
  • هنری (۱۲۴)
    • سریال (۳۸)
    • سینما (۴۱)
    • شعر (۱۱)
    • موسیقی (۳۳)

بایگانی

  • تیر ۱۴۰۱ (۳)
  • خرداد ۱۴۰۱ (۳)
  • اردیبهشت ۱۴۰۱ (۱)
  • دی ۱۴۰۰ (۳)
  • آذر ۱۴۰۰ (۲)
  • مهر ۱۴۰۰ (۳)
  • تیر ۱۴۰۰ (۱)
  • فروردین ۱۴۰۰ (۱)
  • اسفند ۱۳۹۹ (۱)
  • بهمن ۱۳۹۹ (۱)
  • آذر ۱۳۹۹ (۱)
  • آبان ۱۳۹۹ (۱)
  • مهر ۱۳۹۹ (۱)
  • شهریور ۱۳۹۹ (۱)
  • مرداد ۱۳۹۹ (۱)

ویدیو تازه کانال یوتیوب

https://www.youtube.com/watch?v=w68xmlP-qWc

سیده سمانه نصیحت‌کن