بایگانی برچسب: برگزاری

برگزارکننده رویدادی؟ روزت مبارک!

Event Organizer

سلام

امروز، ۲۳ اکتبر به Event Organizers Day نام‌گذاری شده. اگه زندگی شما هم با برگزاری رویدادها گره خورده، روزتون مبارک.

همون‌طوری که به احتمال بسیار زیاد می‌دونین، من برای رویدادهای زیادی عضو تیم برگزاری، مدیر تیم برگزاری یا هماهنگ‌کننده بودم. دغدغه‌ها، سختی‌ها، اضطراب‌ها و تنش‌های زیادی که این فعالیت داره، نیازمند عشق بسیار بالایی به این کاره.

بقیه رو نمی‌دونم، من از اینکه می‌تونستم فضایی رو تدارک ببینم که آدم‌ها فرصت یادگیری داشته باشن لذت می‌بردم. برگزاری رویداد رو برای جنبه مادی انجام نمی‌دادم، چه بسا خیلی وقتا هزینه هم می‌کردم و هیچ کدوم از رویدادهایی که عضو تیم برگزاری بودم، هیچ آورده مالی برای من نداشتن.

اگه بخوام در این مورد بنویسم، باید تو سال‌های زیادی غرق بشم و نوشتن پستش ساعت‌ها طول می‌کشه، پس خلاصه می‌گم:

برگزاری رویداد اصلاً کار ساده‌ای نیست، وقتی قصد شرکت در رویدادی رو دارین، سعی کنین در اولین زمان ممکن ثبت‌نام کنین و قدر زحمات برگزارکننده‌ها رو بدونین.

روزتون مبارک عزیزان!

چرا رویداد برگزار می‌کردم؟

Samaneh Nasihatkon

سلام

گفتم تا ذهنم تو فضای خاطراته، ادامه پست دیروز رو بنویسم. البته امیدوارم مثل دیروز ۳ ساعت طول نکشه.

علت دوم برای نوشتن پست خاطره‌های استارتاپی: دیروز صبح، متن “درباره من” وبلاگم رو خوندم و دلم خواست یکی از پاراگراف‌های این متن رو مفصل‌تر توضیح بدم.

دوست دارم بگم چرا رویداد برگزار می‌کردم. بالاتر اشاره کردم، من تو فکر راه‌اندازی یک سایت بودم که وقت زیادی گذاشتم تا برم کلاس برنامه‌نویسی، اما در نهایت فهمیدم برنامه‌نویسی تخصص مناسبی برای من نیست. همیشه، تمام حس من این بود که من خیلی دیر مسیر زندگیم رو پیدا کردم، برگزاری رویدادها، از نظر من برای کمک کردن به همه افرادی بود که شرکت می‌کردن تا زودتر مسیر استعداد و توانایی‌شون رو پیدا کنن. حداقل حس من از این رویدادها این بود.

خب بریم سراغ شرح قصه

یادمه از همون نوجوونی و جوونی و دانشجویی، علاقه زیادی به فعالیت‌های این‌چنینی داشتم. در ادامه زیاد پیش میومد آدما بیان سراغم ازم سوال بپرسن و من هم جواب دادن به سوالات و راهنمایی کردن رو بسیار دوست دارم.

اجازه بدین برگزاری رویداد و فوایدش رو به دو بخش تقسیم کنم. بخش اول برای شرکت‌کننده و بخش دوم برای برگزارکننده.

بخش اول: شرکت‌کننده

خب، فایده اول که همیشه یادگیریه، فایده دوم هم آشنا شدن با آدمای دیگه و شبکه‌سازی که یه جایی اینقدر به درد آدم می‌خوره که چی!

تو رویدادهایی مثل استارتاپ‌ویکند و لین‌استارتاپ‌ماشین که حالت کارگاهی و کار عملی دارن، آدم فرصت این رو داره که در راستای فعالیت حرفه‌ای و البته بازاری خودش رو محک بزنه و ببینه آیا کاری که مشتاق بوده انجام بده به دردش می‌خوره یا نه.

مثال می‌زنم: من کارآفرینی و ارزش‌آفرینی رو دوست داشتم، اینکه یک کسب و کار راه‌اندازی کنم و تیم داشته باشم و تمامی مواردی که خودتون بهتر از من بلدین. ولی تو همین محیط‌ها فهمیدم که من برای مدیریت و رهبری یک کسب و کار توانایی‌های لازم و کافی رو ندارم. برای من بهتره که عضوی از تیم باشم.

یک قایق پارویی رو در نظر بگیرین. اعضای تیم پارو می‌زنن و رهبر تیم هم مدیریت و رهبری می‌کنه. من باید جز افرادی باشم که پارو می‌زنن. رهبری مناسب من نیست، هر چند استعدادش رو دارم، اما استعداد کافی نیست! رهبری و مدیریت شاخصه‌های دیگه‌ای رو داره که من هنوز اون توانایی‌های لازم رو ندارم.

مثال بعدی، من هم مثل خیلی از شماها فکر می‌کردم IT یعنی برنامه‌نویسی یا شبکه، پس به علت بیزاری شدید از شبکه مجبور بودم برنامه‌نویسی رو ادامه بدم. اما فهمیدم من آدم محتوام نه کد! این شد که شدم آدمی که الآن هستم و بسیار خوشحالم که شرکت تو همین رویدادها بهم کمک کرد بفهمم مسیر تخصصی مناسب برای من که استعداد، توانایی و علاقه‌ام رو در یک راستا داره چیه.

شاید براتون سوال باشه که خب، من که برگزارکننده بودم، اما چرا مثال‌ها رو برای خودم زدم. برگزارکننده هم شرکت‌کننده است، فقط بازه زمانی فعالیت و شرکتش در رویداد کمی (حدود ۳ ماه یا بیشتر) بیشتره و وظایفش فرق داره.

بخش دوم: برگزارکننده 

برگزاری رویداد اینقدر که استرس و سختی داره، شاید هیچ چیز دیگه اینقدر استرس و سختی نداشته باشه. به خصوص وقتی بودجه کافی نداری و اسپانسر هم روز قبل از رویداد کنسل می‌کنه. به همین سادگی. از این دست اتفاق‌ها رو شاید همه کسایی که رویداد برگزار کردن تجربه کرده باشن.

[قصد “غر زدن” ندارم، فقط حرفِ دلی که مدت‌ها توی دلم مونده بود. ضرر حدود ۵ میلیونی برای برگزاری رویداد لین استارتاپ ماشین شیراز که من از پس‌اندازم پرداخت کردم. اما بعدش افرادی تصور کردن من با سود حاصل از رویداد رفتم کنفرانس iBridges که اینطور نبود و سرآوا بخش عمده‌ای از هزینه‌های سفر من رو به دلیل اینکه “عضو تیم برگزاری” بودم پرداخت کرد]

شما وقتی یک رویداد رو برگزار می‌کنین، تجربه‌های زیادی کسب می‌کنین. دوستای خوبی هم پیدا می‌کنین. با آدم‌هایی آشنا می‌شین که چنان تاثیرگذارن که همیشه می‌تونید ازشون درس بگیرید، هم درس کسب و کاری، هم درس زندگی.

شاید تصور عموم این باشه که یه برگزارکننده واسه دیده شدن یا سود شخصی خودش داره رویداد برگزار می‌کنه. بالاتر اشاره کردم، گاهی از نظر مالی حتی ضرر داره، پس سود مادی دلیل مناسبی نیست. آدم بالاخره داره عمرش رو می‌ذاره، وقتش رو می‌ذاره و به عنوان یه شرکت‌کننده باید منفعتی براش داشته باشه.

منفعتش اما، قابل دیدن و شمردن نیست، معنویه. حس خوبیه که از رضایت شرکت‌کننده‌‌ها بهمون می‌رسه. حس خوبیه که بعد از چند سال، یکی پیام میده رویداد شما باعث شد من مسیر زندگیم رو پیدا کنم و تشکر می‌کنه. حس خوبیه که می‌بینی قدم‌هایی که برداشتی به بقیه کمک کرده.

کاش پیام‌هایی از این قبیل رو جایی ذخیره کرده بودم و چه حیف که نکردم.

اسمش شرح بود، ولی فقط خلاصه‌ای بود از حدود ۴ سال فعالیت برای برگزاری رویدادهای مختلف که البته با جزییات بیشتر در پست قبلی بهشون اشاره کردم.

– – –

پی‌نوشت ۱: اگه شما هم تجربه برگزاری رویداد دارین، ممنون می‌شم از منفعت‌هایی که داشتین بنویسین.

پی‌نوشت ۲: بعد از لین استارتاپ ماشین شیراز، فکر می‌کردم دیگه هیچ‌وقت رویدادی برگزار نکنم، بی‌نهایت خسته شده بودم و ضرر مادی خیلی اذیتم می‌کرد. اما تقاضا و حمایت جامعه استارتاپی، حمایت میلاد صابری (برگزارکننده استارتاپ‌گرایند تهران) و در نهایت حمایت مالی خانم لیلا صادقی شاد و شرکت ایشون (شرکت مهندسی خدماتی و بازرگانی سفیر زرین سپاهان) باعث شد باز دل به دریا بزنیم و استارتاپ گرایند شیراز رو شروع کنیم. خوشحالم که حامد تکمیل و میثم عبدالهی این مسیر (جامعه کسب و کار شیراز) رو با قدرت خیلی خیلی بیشتر دارن ادامه میدن.

تجربیات برگزاری – قصه چهارم – هزینه‌ها

cost

یکی از مهم‌ترین ملزومات هر کاری، پشتوانه مالی هست. در مدت زمان تبلیغ و برگزاری جلسه در جاهای مختلف، از ما می‌پرسیدن که “چرا اینقدر همایشتون گرونه؟” هیچ‌کس با توجیه اینکه این هزینه شامل هزینه مربی و پذیرایی خودتون میشه توجیه نمی‌شد. برخی می‌گفتن: “ما غذامون رو از خونه میاریم، پول نگیرین از ما”. تفکرشون این بود که این هزینه فقط برای خورد و خوراکشون هست. همه صبر می‌کردن تا تخفیفی اعلام بشه و از اون تخفیف استفاده کنن. در صورتی که آگاه نبودن این تخفیف‌ها نشون‌دهنده این هست که مابقی هزینه ثبت‌نام این افراد رو شخص دیگری پرداخت می‌کنه و عموماً خود برگزارکننده‌ها مابقی مبلغ رو پرداخت می‌کنن.

برخی فکر ‌می‌کردن این رویداد و هزینه‌ای که از شرکت‌کننده‌ها گرفته میشه باعث درآمدزایی هست و پولی به جیب برگزارکننده‌ها میره. این سوالات هنوز هم ادامه داره و من هنوز از این قبیل سوالات رو زیاد می‌شنوم.

برخی افراد هستن که فکر می‌کنن اسپانسرها ۲۰ میلیون حمایت می‌کنن، در صورتی که نمی‌دونن هیچ سازمان و دانشگاهی در رویدادهای جدید و شناخته نشده حاضر به حمایت نیستند. همه مدعی هستن که حمایت معنوی می‌کنن و اینکه حمایت معنوی یعنی چی، هر سازمانی تعبیر و تعریف خودش رو داره. بالاترین مبلغ حمایت شاید به ۲ میلیون تومان هم نرسه.

لازم دونستم پست هزینه‌ها رو زودتر از سایر تجربیات بنویسم. پیشتر در نیازمندی‌های برگزاری به بخشی از هزینه‌ها اشاره کرده بودم. در برگزاری یک رویداد هزینه‌هایی برای “محل برگزاری، غذا (وعده‌های اصلی و میان‌وعده‌ها)، اسکان و رفت و آمد مربیان و مدعوین، تبلیغات، پکیج پذیرش، اینترنت و سایر موارد” رو داریم. یه تخمین خیلی کم از این هزینه‌ها رو به تفکیک براتون می‌نویسم:

محل برگزاری: سالن کنفرانس به تنهایی برای یک نیم‌روز و در واقع ۳ ساعت: ۲ میلیون تومان / حداقل ۶ الی ۱۰ میلیون برای محل برگزاری برای رویدادی مشابه استارتاپ‌ویکند هزینه می‌شود.

وعده‌های اصلی غذا با توجه به ۱۵۰ نفر شرکت‌کننده: هر وعده حداقل ۱ میلیون و ۸۰۰ هزار تومان / برای رویدادی مشابه استارتاپ‌ویکند با توجه به دسر و آب و نوشابه، حدود ۸ الی ۱۰ میلیون تومان هزینه وعده‌های اصلی غذایی (ناهار و شام) می‌شود.

صبحانه و میان‌وعده: با توجه به انتخاب چای و نسکافه و نان و غیره، هر صبحانه در حدود ۵۰۰هزار الی ۱ میلیون تومان و میان‌وعده‌ها بین ۲۰۰هزار تومان الی ۵۰۰هزار تومان هزینه خواهند داشت. با توجه به تعدد میان‌وعده‌ها هزینه ۳ میلیون تومانی برای صبحانه و میان‌وعده بایستی در نظر گرفته شود. یادتون باشه بخشی از این هزینه به تهیه ظروف یک‌بار مصرف و لیوان اختصاص داره.

رفت و آمد و اسکان مدعوین، مربیان و سخنرانان: درسته که در یک رویداد تلاش میشه از مربیان بومی برای ایجاد و گسترش اکوسیستم استفاده بشه، اما حضور مربیان مجرب از تهران و سایر شهرها رو نمیشه نادیده گرفت. یادتون باشه حتماً هزینه هتل و بلیت رفت و برگشت مدعوین رو پیش از هر چیز کنار بذارین.

تبلیغات: یکی از بیشترین هزینه‌ها، هزینه تبلیغات هست. تبلیغات به علت اهمیت زیاد بایستی خیلی پیشتر از رویداد به اون توجه بشه، هزینه تبلیغات در تلویزیون، رادیو، روزنامه، خبرنامه و تلویزیون‌های شهری هزینه‌های خیلی زیادی هستن. همونطور که می‌دونید، استارتاپ‌ویکند شیراز از تبلیغات در تلویزیون شهری استفاده کرد. هزینه تبلیغات در تلویزیون شهری با توجه به تعدد تکرار و طول ویدیو متفاوت هست. این تبلیغات ماهانه برنامه‌ریزی میشن و هزینه دریافتی برای یک ماه پخش در یک تلویزیون شهری هست. بسته تبلیغاتی که ما انتخاب کردیم برای یک ماه ۱ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان هزینه داشت. تبلیغات در تلویزیون هر دقیقه ۱۰۰هزار تومان، و در روزنامه هر خبر ۸۰۰ هزار تومان هست. فکر می‌کنم خودتون بتونین درک کنید که چرا استارتاپ‌ویکند شیراز، پوشش خبری تلویزیونی و روزنامه‌ای نداشت. علاوه بر این‌ها، هزینه چاپ پوستر و بنر و استند هم قابل توجه هست که بعضاً ۱ تا ۲ میلیون تومان هزینه دارن.

پکیج پذیرش و سرتیفیکیت‌ها: همینطور که قبلاً گفتم، هزینه پکیج پذیرش شامل “طراحی آویز گردنی – چاپ آویز گردنی – کاور آویز گردنی – بند آویز گردنی – فولدر – چاپ فولدر – کاغذ – چاپ کاغذ – خودکار – چاپ خودکار” هست. هر کدام از اینها هزینه خودشون رو دارن. در مورد سرتیفیکیت، هزینه کاغذ و چاپ رنگی رو باید در نظر بگیرین. جمع این هزینه‌های به ظاهر کم با توجه به تعداد شرکت‌کننده‌ها به ۲ میلیون تومان هم خواهد رسید.

بد نیست همین جا از لایف‌وب، برای حمایتشون در تهیه پکیج تشکر کنم که هم بار مالی و هم بار زمانی برای تهیه و چاپ این پکیج رو از دوش ما برداشتن.

اینترنت: هزینه اینترنت بین ۲ میلیون تا ۱۰ میلیون متغیر هست. با توجه به سرویسی که بخواید انتخاب کنید. هزینه ۱۰ میلیون رو یک شرکت ارائه کننده ADSL به ما گفته بود و هزینه ۲ میلیون هزینه یکی از شرکت‌های دیگه. یادتون باشه با توجه به جمعیت حتماً باید سرویس ۸ مگ رو تهیه کنید. متاسفانه ما در استارتاپ‌ویکند شیراز با پوشش اینترنت مشکل پیدا کردیم. امیدوارم در دوره‌های بعدی بتونیم اسپانسرهای قوی‌تری برای این مورد پیدا کنیم.

سایر موارد: شامل کاغذ A3، ماژیک، بیزنس مدل و … هست که عموماً بین ۲۰۰هزار تومان تا ۵۰۰هزار تومان هزینه دارن.

در موارد بالا هزینه پوشش ویدیویی، عکاس و گرافیست ذکر نشد. علتش حمایت چند عکاس و گرافیست از رویداد بود و همینطور حمایت پوشش ویدیویی برنامه صفر و یک. این حمایت‌ها باعث شد باری از دوش ما برداشته بشه که جا داره همین‌جا از خانم آل‌موسی، آقای عطاران و آقای سنهدرام تشکر کنم. 

برگزارکننده‌ها علاوه بر تمامی این هزینه‌ها بایستی هزینه رفت و آمدهای زیاد و هزینه تلفن‌های کاری رو هم در نظر بگیرن که عمدتاً برای چنین رویدادی ممکن هست به چند صد هزار تومان برای هر فرد هم برسه. 

اگر بالاترین مقدار هزینه‌ها بدون هزینه اینترنت رو در نظر بگیرین، حدود ۳۰ میلیون تومن هزینه رویداد میشه. اینکه هزینه اینترنت رو جدا کردم، علتش این هست که داشتن اینترنت در واقع یک مزیت هست، هیچ قانونی برای الزام در ارائه اینترنت نیست. برگزارکننده‌ها در صورت امکان این امکان رو فراهم می‌کنن و تلاش می‌کنن برای این امکان اسپانسر جذب کنن.

رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند با ۱۰۰ نفر شرکت‌کننده اگر همه شرکت‌کننده‌ها هزینه ۱۲۵هزار تومان رو پرداخت کنن، مبلغی معادل ۱۲ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان کسب میشه که با یه حساب سرانگشتی متوجه میشین که این دریافتی ۳۰ درصد هزینه‌ها رو فقط پوشش میده. این در صورتی بود که همه شرکت‌کننده ها ۱۲۵ هزار تومان رو پرداخت کنن. اما همونطور که خودتون می‌دونید بیشتر شرکت‌کننده‌ها دانشجو هستن و از کد دانشجویی استفاده می‌کنن که هزینه هر نفر میشه ۱۰۰ هزار تومان.

باز هستن کسایی که به این هزینه هم اعتراض دارن. استارتاپ‌ویکند شیراز تنها استارتاپ‌ویکندی بود که تخفیف‌های بیشتری برای شرکت‌کننده‌ها قائل شد. که باز هم با این وجود برخی به هزینه‌ها اعتراض داشتن. فکر می‌کنم با خوندن این پست متوجه بشن که مبلغی که پرداخت کردن حتی ۳۰ درصد هزینه‌های شخص خودشون رو هم پوشش نمیده.

در مورد اسپانسرها، کانون کارآفرینی که حامی اصلی برگزاری استارتاپ‌ویکندهاست، مبلغ مشخص و ثابتی رو به همه رویدادهای سطح کشور به صورت یکسان پرداخت می‌کنه. برگزارکننده‌ها با توجه به مسئولیتی که قبول کردن می‌تونن با جذب اسپانسرهای بیشتر از هزینه‌های خودشون کم کنن. درسته، برگزارکننده‌ها علاوه بر برگزاری، مسئول هزینه‌ها هم هستند که تنها مقادیری از هزینه‌ها از دریافتی شهریه ثبت‌نام و اسپانسرهای ملی کسب میشه. بد نیست بدونین، این رویداد برای درآمدزایی برگزارکننده‌ها نیست. تنها هدف برگزارکننده‌ها رشد و ارتقای اکوسیستم کارآفرینی هست.

جا داره همین جا از اسپانسرهای این رویداد تشکر کنم. کانون کارآفرینی ایران، کانون سرآوا، اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی، شرکت ونداد پارس، شرکت اورنگ، شرکت لایف‌وب و شرکت سیب سبز – نمایندگی مبین نت.

در پایان لازم به ذکر هست که اگر، حتی اگر، ۱۰۰۰ تومان هم از دریافتی‌ها اضافه بیاد، برگزارکننده مسئولیت داره این پول رو برای دوره‌های بعدی به صندوق برگردونه. تاثیر این هزینه‌هایی که برگزارکننده‌ها متقبل میشن، زمانی مشخص میشه که این کار نتیجه بده و ایران به قطب کارآفرینی تبدیل بشه و بتونه سرمایه‌های مختلف رو جذب کنه.

پس بیاید بر اساس تجربه‌ای که کسب کردیم، تلاش کنیم تا اکوسیستم کارآفرینی رو گسترش بدیم و ایران رو به قطب کارآفرینی خاورمیانه تبدیل کنیم. آینده از آن ماست.

تجربیات برگزاری – قصه دوم – کادر اجرایی

swshiraz

سلام. این نوشته از سری نوشته‌های تجربیات برگزاری در مورد کادر اجرایی، تعداد و تخصص مورد نیاز نگاشته شده است. امیدوارم این متن الگویی باشه برای انتخاب افراد کادر اجرایی و همین طور تعیین حیطه وظایف افراد. همونطور که می‌دونید یه رویداد خوب، با برگزار شدن از سوی یک تیم خوب و هماهنگ امکانپذیر خواهد بود.

من این نوشته رو به سه بخش تقسیم می‌کنم، افراد درگیر پیش از شروع رویداد، افراد درگیر حین آماده‌سازی رویداد و افراد درگیر برگزاری. این تقسیم بندی فقط به علت تفاوت در تعداد افراد و وظایف متفاوت صورت گرفته است.

پیش از شروع رویداد، شامل زمانی میشه که یک نفر به صورت داوطلبانه تصمیم به برگزاری یک رویداد می‌گیره. رویدادها معمولاً نیاز به یک دبیر اجرایی دارن، کسی که مسئول مستقیم برگزاری رویداد هست و با واحد مربوطه قرارداد ثبت می‌کنه. از زمانی که یک نفر تصمیم به برگزاری رویداد می‌گیره تا انتها این بازه زمانی ادامه داره.

فعالیت‌های آماده‎‌سازی یک رویداد خیلی زیاد هست، به همین علت تنها یک نفر قادر به انجام این آماده‌سازی نخواهد بود. فعالیت‌های لازم رو در زیر شرح میدم:

۱- مدیر برنامه‌ریزی: مهم‌ترین اصل در برگزاری هر رویدادی برنامه‌ریزی و مدیریت هست. وجود یک فرد با قدرت سازماندهی قوی و برنامه‌ریزی در یک تیم، به پیشبرد اون تیم و برگزاری هر چه بهتر رویداد کمک خواهد کرد. علاوه بر برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، این فرد بایستی مدیریت هزینه‌ها را نیز انجام دهد. این فرد بایستی به تمامی ابعاد برگزاری اشراف کامل داشته و توانایی مدیریت تمامی جنبه‌ها را داشته باشد.

۲- جذب اسپانسر: این کار شامل نامه‌نگاری، برگزاری جلسه با مسئولان و مدیران سازمان‌ها، پیگیری بروکراسی اداری، تماس‌های تلفنی زیاد، سر زدن پیاپی به سازمان‌های مختلف. کسی که میخواد تو این روند بیفته، علاوه بر اطلاعات بالا، روابط عمومی قوی، سعه صدر، صبوری، استعدا سخنوری و جذب مخاطب، باید کفش آهنین، زره فولادین و تحمل خیلی بالا داشته باشه. یکی از سخت‌ترین کارهای ممکن آشنا کردن روسا و مدیران سازمان‌ها با رویدادهای علمی و فنی هست. به نظر من یه کادر برگزاری قوی، باید شامل یه شخص ثابت‌قدم و پرانرژی و مثبت باشه که هم وجهه اجتماعی قابل قبولی داشته باشه هم اینکه از فن بیان بالا برخوردار باشه. این فرد باید روانشناختی قوی و قدرت تصمیم‌گیری سریع داشته باشه و بتونه با حاضرجوابی بسیار قوی از پس رییس باسابقه یه سازمان بر بیاد. این فرد باید اطلاعات جامع و کاملی در مورد رویدادی که می‌خواد برگزار کنه داشته باشه و باور داشته باشه که کاری که داره انجام میده واقعاً مفید هست. یه مورد بیسار مهم دیگه، صبر و آستانه تحمل بالای این فرد هست که بعد از نه شنیدن هم خوش برخوردی خودش رو حفظ کنه و ناامید نشه. در طول جذب اسپانسر، درهای بسته زیادی جلوی روی برگزارکننده‌های رویداد هست.

۳- انتخاب محل برگزاری: یکی از مهم‌ترین مسائل هر رویداد و یکی از بزرگترین دغدغه‌ها، محل برگزاری هست. برای انتخاب محل برگزاری موارد زیادی باید در نظر گرفته بشه که در آینده در یک پست جدا این مسئله پوشش داده خواهد شد. تنها نکته قابل ذکر این هست که به نظر من حتماً کسی که میخواد محل برگزاری رو انتخاب کنه، باید سلیقه خوبی داشته باشه و توانایی ایجاد توازن بین کیفیت و کمیت و یه سری فاکتور دیگه رو داشته باشه.

۴- انتخاب غذا: برای انتخاب غذا و رستوران، نظر یک شخص کافی نیست، اعضای درگیر در اجرا همه می‌تونن نظر بدن تا یک تعادل میان کیفیت و کمیت ایجاد بشه. مهم‌ترین اصل این هست که در انتها با توجه به بودجه که مدیر برنامه‌ریزی محاسبه کرده، باید تعادلی بین هزینه و غذای انتخابی رعایت بشه.

۵- تبلیغات: در دوره پیش از برگزاری رویداد، حداقل یک نفر بایستی مسئول تبلیغات باشه، تبلیغات آنلاین در توییتر و فیسبوک، تبلیغات در سطح شهر، تبلیغات در روزنامه‌ها و غیره. مسئول تبلیغات وظیفه بسیار سنگینی داره پس حتماً یک شخص واحد رو که هیچ فعالیت دیگه‌ای نداره برای این بخش در نظر بگیرین. وظایف این شخص شامل نوشتن متن اخبار، آماده کردن پست‌های فیسبوک، تعامل با روزنامه‌نگاران، به اشتراک گذاشتن اخبار و سایر موارد مرتبط هست. یکی دیگه از وظایف این شخص ارسال خبرنامه و پیام‌های تبلیغاتی به مشترکین خبرنامه، و همچنین ارسال پیام‌های عمومی برای شبکه داخلی شهر هست. یادتون باشه تبلیغات خیلی مهم هست و حتی اگر دو نفر هم مشغول این کار باشن، به صورت شبانه روزی باید در خدمت رویداد باشن.

۶- مسئول سایت: یکی از مهم‌ترین بخش‌های اطلاع‌رسانی رویدادها سایت رویداد هست، نسخه فارسی و انگلیسی، هماهنگی این دو نسخه بسیار اهمیت داره و ضعف اصلی اکثر رویدادهای استارتاپ‌ویکند در ایران عدم هماهنگی این نسخه‌هاست. یک نفر به صورت مشخص باید مسئول به‌روزرسانی سایت رویداد یا همایش باشه. این شخص با هماهنگی با مسئول تبلیغات اطلاعیه‌ها و اخبار برگزاری جلسات و همچنین پوشش خبری جلسات رو بایستی در برنامه‌ریزی فعالیت‌های خودش قرار بده. تمامی سایت‌ها یک سیستم مدیریت محتوا دارن که این فرد تنها باید یاد بگیره چطوری با CMS مربوطه کار کنه.

۷- برگزاری جلسات: برای معرفی رویداد در سطح شهر و دانشگاه‌ها، بایستی یک نفر مسئول برگزاری جلسات باشه. هماهنگ کردن زمان، تدارک محل سخنرانی، انتقال اخبار برگزاری به مسئول تبلیغات از وظایف این شخص هست. معمولاً مدیر برنامه‌ریزی مسئول چنین فعالیتی خواهد بود.

۸- طراح گرافیک: حتماً به یک طراح گرافیک، برای طراحی پوستر، بنر، استند، کارت دعوت، کارت و آویز گردنی شرکت‌کننده‌ها و سایر موارد نیاز دارین.

۹- عکاس: حداقل یک عکاس در تمامی جلسات همراه خودتون داشته باشین. در طول برگزاری هم حداقل ۳ عکاس و ۲ فیلمبردار مورد نیاز هستند.

۱۰- یک یا دو نفر پیش از برگزاری، بایستی به دنبال هتل و اسکان مناسب مهمانان، مربیان و داوران باشند. همچنین در صورت داشتن زمان، محل اسکان مناسبی نیز برای شرکت‌کنندگان غیربومی پیدا کنند.

به نظر شخصی من، کادر برگزاری اصلی که حداقل ۲ ماه پیش از برگزاری درگیر مراحل آماده‌سازی خواهند بود، با توجه به حجم زیاد فعالیت‌ها و بار کاری، بایستی ۵ نفر مشخص باشه. این ۵ نفر بایستی قدرت برنامه‌ریزی، مدیریت و روابط عمومی قوی داشته باشن. شخص گرافیست و عکاس از این ۵ نفر جدا هست و شاید یکی از مزیت‌ها کادر اجرایی یکی بودن عکاس و گرافیست باشه. عموماً گرافیست‌ها عکاس‌های خیلی قدری هستند.

می‌رسیم به دو روز پیش از برگزاری، زمانی که بایستی خریدها انجام بشه، آماده‌سازی وسایل محل برگزاری انجام بشه و سایر موارد پیش از برگزاری. از اینجا کادر اجرایی باید تکمیل بشن.

۱- در پست نیازمندی‌ها، مواردی که باید اونها رو خرید گفتم. از نظر من ۵ نفر باید مسئول خرید باشن و تمامی موارد مورد نیاز رو خریداری کنن. کسی که قراره به خرید بره، باید قدرت چانه‌زنی داشته باشه و توانایی و حوصله یافتن جنس مطلوب و معتدل میان کیفیت و کمیت رو داشته باشن. کسی که با مراکز خرید آشنایی زیادی داره از دست ندین. شاید حتی بتونین از اطلاعات سایت ویکی‌شاپیا استفاده کنین.

۲- با توجه به تعداد پکیج‌ها، حداقل ۴ نفر برای بسته بندی پکیج‌ها مورد نیاز هست.

۳- برپایی و آماده‌سازی سن: حداقل ۳ نفر بایستی مسئول آماده کردن سالن برگزاری، آماده کردن استندها و مرتب کردن سن باشن.

در حین برگزاری، با توجه به زیاد بودن فعالیت‌ها لازم هست تعداد مناسبی با توجه به تفکیک وظایف برای کادر اجرایی انتخاب بشن.

۱- پذیرش: شاید یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های کادر اجرایی پذیرش شرکت‌کنندگان و مهمانان باشه. مسئولین پذیرش بایستی با روی خوش و لبخند به مهمانان و شرکت‌کنندگان خوش‌آمد بگن و با انرژی شرکت‌کنندگان رو راهی سالن کنفرانس کنن. علاوه بر خوشرویی، بایستی در آماده کردن آویز گردنی و تحویل پکیج مربوطه هم سرعت عمل داشته باشن.

۲- یکی از بخش‌های مهم، لایوبلاگ هست، یک نفر به صورت خاص باید مسئول چنین فعالیتی باشه. فردی که پیش از رویداد، مسئول تبلیغات بود بهترین انتخاب برای این مسئولیت هست. هم اینکه قلم شیوایی داره برای نوشتن مطالب مرتبط با تصاویر و هم اینکه مسلماً توانایی بیشتری در شکار لحظه‌ها داره. این فرد باید دقت و سرعت عمل زیادی داشته باشه و سریع اتفاقات رو در لایوبلاگ ثبت کنه.

۳- آماده‌سازی غذا و میان‌وعده: یک نفر باید مسئول سرشماری تعداد شرکت‌کننده‌ها برای ارائه آمار برای آماده کردن غذا و میان‌وعده باشه. این فرد باید با مسئول رستوران و پذیرایی به صورت مشخص در ارتباط باشه که هر نیازی در این مسائل بود رو سریع گزارش کنه و موارد مورد نیاز رو تهیه کنه.

۴- عکاس و فیلمبردار: رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند به حداقل ۲ عکاس و ۱ فیلمبردار نیاز داره. اگر پوشش ویدیویی داشته باشین که خب یک مرحله جلو هستین.

۵- در حین برگزاری رویداد، نیازهایی مثل کمبود سه راهی برق، قطعی اینترنت یا سرعت کم ممکن هست پیش بیاد که یک نفر بایستی مسئول رسیدگی به نیازهای این چنینی باشه.

۶- یک نفر به طور مستقیم باید مسئول رسیدگی به داوران و مربیان و مهمانان رویداد باشه.

– – –

پی‌نوشت ۱: یک مدیر خوب باید وظایف رو عادلانه تفکیک و به افراد کادر اجرایی واگذار کنه. اگر یک نفر بیش از حد وظیفه داشته باشه یا بار کاری یک نفر بیش از بقیه باشه، خستگی و انرژی منفی رو میتونه به کل تیم منتقل کنه. بهترین حالت این هست که یه مدیر قوی وظایف رو به صورت مساوی تقسیم کرده باشه. یه تیم قوی باید همه افرادش مسئولیت پذیر باشن. اینکه کسی وظیفه‌اش رو انجام نده یا به دیگری محول کنه باعث میشه تعادل تیم برگزاری به هم بخوره و یه پایه از چارپایه برگزاری قوی لنگ بزنه.

پی‌نوشت ۲: تعداد ننوشتم، به این علت هست که با توجه به گستردگی و حجم هر کنفرانس و رویدادی، تعداد کادر اجرایی متفاوت هست. حتماً این رو به ذهن داشته باشید که فشار کاری خیلی زیاد هست پس تعداد رو باید طوری در نظر بگیرین که خستگی و فشار کاری باعث فروپاشی انرژی افراد نشه. حداقل ۱۰ نفر علاوه برگزارگننده‌های اصلی مورد نیاز هست.

پی‌نوشت ۳: در شرایط فعلی موضوعات بیشتری به ذهنم نمیرسه. اگر مسائلی به ذهنم رسید متن رو تکمیل خواهم کرد.

تجربیات برگزاری – قصه اول – نیازمندی‌ها

swshiraz

امروز وقتی داشتم عکس‌های استارتاپ‌ویکند و خاطراتش رو مرور می‌کردم، تصمیم گرفتم در چند پست، تجربیاتی رو که از برگزار کردن چنین رویدادی کسب کردم بنویسم. برای پست اول، دوست دارم نیازمندی‌هایی که برخیش به چشم میان و برخی رو فقط برگزارکننده‌ها باهاشون آشنا هستن رو براتون بگم.

برگزار کردن یه رویداد یا همایش، یه سری نیازمندی‌های عمومی و واضح داره که در زیر بیان میشن:

۱ – محل برگزاری: این مورد، برای شرکت‌کننده‌ها معمولاً مهم‌ترین دغدغه است و از نظر من برای برگزارکننده‌ها هم باید اولویت اول باشه، چون خیلی از نیازمندی‌های بعدی وابسته به محل برگزاری هستن. مهم‌ترین هزینه و گاهاً بالاترین هزینه، هزینه محل برگزاری هست.

۲ – پذیرایی، شامل صبحانه، ناهار، شام و میان وعده: برای رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند که همه وعده‌های غذایی شرکت‌کننده‌ها به عهده برگزارکننده هست، تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و برآورد هزینه پذیرایی در اولویت دوم باید قرار داده بشه. هزینه ناهار و شام که معمولاً به طور مشخص با توجه به تعداد و نوع غذای انتخابی مشخص هست، اما گاهاً هزینه میان‌وعده‌ها به صورت عجیبی حتی از هزینه صبحانه هم بیشتر میشه.

۳ – اسکان، رفت و آمد و پذیرایی سخنرانان و مربیان: در یه رویداد یا همایش سخنرانان و مربیان زیادی حضور دارن. با توجه به اینکه برگزارکننده این افراد رو دعوت می‌کنه حتماً باید به این مورد هم توجه کنه که علاوه بر اسکان، استقبال از مهمانان و همینطور گردش در شهر رو برای این افراد در نظر بگیره.

۴ – اسکان شرکت‌کنندگان: اگر بخوایم به صورت ایده‌آل به برگزاری نگاه کنیم، تدارک دیدن محل اسکان برای شرکت‌کنندگان غیربومی یه نقطه مثبت هست که البته به علت هزینه‌ها چنین امری ممکن نیست. تنها کاری که میشه در مورد این مسئله انجام داد، پیدا کردن یک هتل یا مهمانسرا نزدیک به محل برگزاری برای شرکت‌کنندگان هست.

۵ – جذب اسپانسر: شاید بد نباشه بدونین، قبل از برگزاری هر رویدادی، لازم هست حداقل از سه ماه قبل، برای جذب اسپانسر فعالیتتون رو شروع کنید، روندهای اداری واقعاً سخت و زمانگیر هستن، برای این کار حتماً باید نامه‌نگاری اداری رو بلد باشین و همراه نامه‌تون تا پاراف شدن نهایی باشید. چه جواب نه بشنوید و چه بله، پیله شدن همیشه جواب میده، هیچ وقت نذارین نامه‌هاتون تو روند اداری بلوکه بشن. این رو هم حتماً یادتون باشه تمام تلاشتون رو کنین برای برگزاری جلسه حضوری با ریاست و مدیریت سازمان‌ها، اینطوری خیلی بهتر میتونین جواب بگیرین. معمولاً روسای سازمان‌ها با رویدادها آشنا نیستن. همینطور اگر رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند با زمینه کارآفرینی برگزار می‌کنین، بهترین میانبر از بخش کارآفرینی هست که این روزا در هر سازمانی یک چنین بخشی وجود داره. یادتون باشه برای جذب اسپانسر، همه سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسه‌های مرتبط رو شناسایی کنین و برای همه نامه بفرستین. گاهی از میان شرکت‌هایی که خیلی معروف نیستن حامی پیدا میشه.

۶- تبلیغات: شاید که نه، حتماً تبلیغات مهم‌ترین بخش برگزاری یه همایش یا رویداد هست، چاپ بنر، چاپ استند، چاپ پوستر، تبلیغات شهری، تبلیغات روزنامه‌ها، تلویزیون و رادیو، برگزاری جلسات عمومی و دانشگاهی و … مسائلی هستن که باید بهشون خیلی زیاد توجه بشه. یکی از مسائل مهمی که شاید در تبلیغات به چشم نیاد، آشنایی با اساتید دانشگاهی و موسسه‌های فنی حرفه‌ای هست که میتونن در روند تبلیغات و معرفی به دانشجوهاشون به رویداد کمک کنن. پس اساتید فعال رو هیچ‌وقت فراموش نکنید.

تا اینجا بیشتر به مسائل خیلی پیش از برگزاری اشاره کردم. می‌رسیم به موردهای دیگه:

۷ – پکیج پذیرش: وقتی شرکت‌کننده‌ها پذیرش میشن، یه پکیجی بهشون ارائه میشه، آویز گردنی که کد شناسایی و اسمشون هست و فولدری شامل کاغذ، خودکار و تراکت‌های اسپانسرها. این پکیج‌ها شاید به نظر قابل چشم‌پوشی باشن ولی هزینه‌هایی برای برگزارکننده دارن که بد نیست به تفکیک بدونین:

طراحی آویز گردنی – چاپ آویز گردنی – کاور آویز گردنی – بند آویز گردنی – فولدر – چاپ فولدر – کاغذ – چاپ کاغذ – خودکار – چاپ خودکار

اینا هزینه‌هایی هستن که حتماً باید پیش از برگزاری بهشون توجه کرد و تا هر قسمتیش که ممکن هست رو انجام داد.

۸ – کادر اجرایی: همونطور که همه میدونین، یک دست بودن کادر اجرایی از نظر پوشش یکی از مسائل مورد توجه رویدادها و همایش‌هاست. معمولاً دخترا شال یک‌رنگ و پسرا تی‌شرت یک‌رنگ می‌پوشن. در صورت امکان هم چاپ روی شال و تیشرت‌ها انجام میشه.

۹ – گواهی حضور: یا همون سرتیفیکیت، یکی از هزینه‌های مهم رویداد طراحی و چاپ سرتیفیکیت هست که حتماً پیش از برگزاری هم هزینه‌هاش باید برآورد بشه هم طراحیش آماده بشه و هم اسامی شرکت‌کننده‌ها به فارسی یا انگلیسی برای چاپ آماده بشه.

۱۰ – اینترنت: یکی از مهم‌ترین امکانات مورد نیاز، اینترنت هست که به نظر من بعد از مشخص شدن محل برگزاری، اولین قرارداد تنظیمی باید واسه اینترنت باشه. قرارداد و تفاهم‌نامه فراموش نشه.

۱۱ – سایر موارد: در رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند، هزینه‌های ماژیک، مقوای A3، چاپ بیزنس مدل، کابل برق، سه راهی و سایر موارد مشابه هم جز هزینه‌ها باید در نظر گرفته بشن.

الآن هزینه و نیازمندی دیگه‌ای به ذهنم نمی‌رسه که بنویسم. در پست‌های بعدی سایر تجربیات در مورد نیازمندی افراد و شناسایی‌هایی سازمانی رو خواهم نوشت.