تجربیات برگزاری – قصه سوم – انتخاب محل برگزاری

سلام، در ادامه تجربیات برگزاری پس از نیازمندی‌ها و کادر اجرایی، در مورد انتخاب محل برگزاری و فاکتورهای دخیل در این موضوع متنی رو آماده کردم که امیدوارم برای برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان رویدادها و همایش‌ها مفید باشه. تصمیم دارم در این متن علاوه بر تجربیات، نیازها و فاکتورها، مسائلی رو که شرکت‌کنندگان باهاش آشنا نیستن رو بیان کنم تا در واقع جوابی باشه برای بسیاری از سوال‌هایی که در طول برگزاری و بعد از اون پرسیده میشه.

محل برگزاری از چند بخش اصلی تشکیل میشه: سالن کنفرانس – لابی – سالن غذاخوری – فضای کار گروه‌ها و سایر نیازهای مکانی مانند استراحتگاه، نمازخانه، سرویس بهداشتی. به ترتیب شرح مفصلی در مورد تمام این بخش‌ها گفته خواهد شد.

اولین نکته برای کادر اجرایی این هست که، حدود ۴ ماه پیش از برگزاری و قبل از اعلام عمومی برای شروع ثبت‌نام، تمامی سالن‌های سطح شهر رو پیدا کنید و از همه عکس تهیه کنید و با توجه به تمامی فاکتورهای لازم جدولی برای آنها تهیه کنید. تمامی سالن‌ها شامل سالن‌های مدارس هم میشه. خیلی از مدارس بهترین سالن‌های کنفرانس رو دارن. مثل مدرسه احسان در شیراز که تمامی امکانات برگزاری یک رویداد رو در یک مجتمع داره.

دومین نکته پیش از ذکر فاکتورها، بایستی به موقعیت مکانی محل برگزاری بسیار توجه بشه. اینکه محل در مرکز شهر واقع باشه یا راه‌های دسترسی بهش راحت باشن نکته حائز اهمیتی هست. همچنین داشتن پارکینگ مناسب یا محل پارک امن برای محل برگزاری شرط لازم نیست ولی داشتن چنین امکانی یک امتیاز مثبت خواهد بود. زمان اعلام محل برگزاری هم برای تمامی شرکت‌کننده‌ها مهم هست، پس به کادر اجرایی پیشنهاد میشه پیش از هر چیز دیگه، محل برگزاری رو مشخص کنین.

سالن کنفرانس:

پیش از هر اقدامی، تعداد شرکت‌کننده‌ها رو تخمین بزنین و سالنی رو انتخاب کنین که از نظر تعداد مناسب باشه، وضعیت سن، اندازه و نور سالن از نکته‌هایی هستن که باید بهشون توجه کرد.

لابی سالن کنفرانس:

لابی سالن کنفرانس به نظر شخصی من یکی از مهم‌ترین بخش‌های محل برگزاری هست. محلی هست که پذیرایی میان‌وعده رو خواهید داشت و همچنین محلی هست برای گفتگو و ارتباط شرکت‌کننده‌ها، لابی باید به اندازه‌ای باشه که هم پذیرایی به راحتی صورت بگیره و هم افراد بتونن راحت بدون همهمه زیاد با هم صحبت کنن. همچنین لابی باید محل مناسبی برای استقرار بنر و استند و همچنین میزهای کار اسپانسرها باشه تا بتونن برای تبلیغات خودشون فضای مناسبی رو داشته باشن و به راحتی با شرکت‌کننده‌ها ارتباط برقرار کنن.

سالن غذاخوری:

نزدیک بودن سالن غذاخوری به سالن کنفرانس و فضای کار گروه‌ها یکی از مهم‌ترین فاکتورهایی هست که باید به اون توجه بشه. همچنین اینکه سالن غذاخوری از نظر اندازه و امکانات بایستی مورد بررسی قرار بگیره.

فضای کار گروه‌ها:

در استارتاپ‌ویکند، یکی از ملزومات داشتن سالن مناسب برای کار گروه‌ها هست. اگر محل برگزاری دانشگاه باشه، میشه از کلاس‌ها برای چنین هدفی استفاده کرد. اما در غیر این صورت، محل برگزاری بایستی سالن مناسبی برای تفکیک به صورت گروهی داشته باشه که گروه‌ها بتونن به راحتی کار کنن. صدای یک گروه مختل کار گروه دیگه نباشه و به طور کلی آرامش محیط کار برای گروه‌ها حفظ بشه.

سایر مکان‌ها مانند نمازخانه، محل استراحت و سرویس بهداشتی هم از مواردی هستند که باید بهشون توجه کرد. یکی دیگر از محل‌هایی که ذکر نشد ولی حتماً مورد نیاز هست، محلی برای وسایل شخصی کادر برگزاری و همینطور “ستاد فرماندهی” همایش یا رویداد هست که شرکت‌کننده‌ها اگر سوالی داشته باشن بتونن مراجعه کنن.

در رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند، محلی برای گردهمایی و استراحت مربیان مورد نیاز هست که حتماً باید به این مورد توجه بشه.

– – – 

یکی از موضوعات قابل ذکر در این پست بحث هزینه‌هاست. هزینه محلی که تمامی این امکانات رو داشته باشه به صورت حداقل با تخفیفاتی که معمولاً لحاظ می‌کنن ۶ میلیون تومان هست. این هزینه فقط هزینه اجاره محل برگزاری برای ۲ روز هست. مجتمع‌هایی که چنین امکاناتی رو ارائه می‌کنن این هزینه رو برای اجاره سالن کنفرانس و فضای کار گروه‌ها در نظر می‌گیرن و در مورد هزینه سالن غذاخوری همه این موضوع رو بیان می‌کنن که سالن در اجاره پیمانکار هست و بایستی با خود پیمانکار برای اجاره و هزینه غذا صحبت کنید که این دو مورد همیشه جدا از هم هستند. یعنی علاوه بر هزینه غذا شما همیشه هزینه اجاره محل غذاخوری رو هم باید در هزینه‌ها لحاظ کنید.

ما در مدتی که برای استارتاپ‌ویکند شیراز دنبال محل مناسب می‌گشتیم، پیشنهاد محل‌هایی به ما شد که فضای کار از سالن کنفرانس فاصله زیادی داشت و حتی به ما محلی رو پیشنهاد کردن که سالن کنفرانس به طور کلی از مجموعه جدا بود و بایستی با اتوبوس و یک مسیر ۲۰ دقیقه‌ای شرکت‌کننده‌ها رو به سالن کنفرانس می‌رسوندیم.

یکی از مواردی که من در واکنش‌ها نسبت به تمامی استارتاپ‌ویکندهای یک سال گذشته دیدم، این بود که در مورد کیفیت محل برگزاری خیلی صحبت‌ها میشه. در مورد اینکه: “سالنشون عالی بود” یا “چقدر جاش قشنگ بود” و …. مسئله‌ای که شاید اغلب بهشون توجه نمی‌کنن این هست که نباید کیفیت برگزاری رو فدای کمیت محل برگزاری کرد. شاید به جای هزینه ۱۰ میلیونی برای محل برگزاری بشه با هزینه ۵ میلیونی محل مناسبی رو پیدا کرد و ۵ میلیون باقی مونده رو برای موارد دیگه از قبیل مربی‌های مجرب و آموزش بهتر هزینه کرد. (این ارقام جنبه مثال دارن)

وضعیت شهرهای دیگه رو نمی‌دونم، ولی در شیراز ما محل‌های زیادی رو دیدیم. برخی از این محل‌ها علاوه هزینه سنگین، استعلام حقوقی و حقیقی از ما و خود رویداد می‌خواستن که با توجه به ناشناخته بودن رویداد یک مسئله کاملاً طبیعی بود. پس اگر تصمیم به برگزاری چنین رویدادی دارین آمادگی تمامی این موارد رو داشته باشین. یادتون باشه انتخاب محل و اجاره محل اصلاً کار ساده‌ای نیست و حداقل دو ماه زمان لازم داره.

در استارتاپ‌ویکند شیراز، برخی گروه‌ها از فضای کار گروه‌ها رضایت نداشتن. از همین جا بهشون اعلام می‌کنم که انتقادهاشون رو حتماً در دوره‌های بعدی لحاظ می‌کنیم. همینطور برخی از دوری راه ناراضی بودن که باز امیدوارم بشه در دوره‌های بعدی لحاظ کرد. همونطور که می‌دونید انتخاب محل واقعاً کار سختی هست. ما تمام کم و کاستی‌های محل برگزاری استارتاپ‌ویکند شیراز و همچنین تمام انتقادهای شما رو می‌پذیریم، امیدواریم در دوره‌های بعدی با توجه به آشناتر شدن جامعه شیراز با این رویداد از حمایت بیشتری برخوردار بشیم.

امیدوارم این متن تا حدودی روشنگر الگوی انتخاب محل و همینطور روشنگر برخی کاستی‌های محل‌های برگزاری باشه.