بایگانی دسته: استارتاپ‌ویکند

رویداد آخر هفته استارتاپی در حوزه کشاورزی

agricstartup

آخرین آخر هفته پر از رویداد و هیجان استارتاپی سال ۹۳ برای من اختصاص داشت به رویداد آخر هفته استارتاپی در حوزه کشاورزی که ۲۰ تا ۲۲ اسفند در شیراز برگزار شد.

این رویداد که در نوع خودش اولین رویداد استارتاپی حوزه کشاورزی بود، هم از نظر حوزه کاری و هم از نظر اشتیاق شرکت‌کنندگان برای راه‌اندازی کسب و کار تجربه نابی برای من به همراه داشت.

این رویداد با حمایت شرکت‌ها و سازمان‌های زیر برگزار شد:

  1. کمیته امداد
  2. بانک کشاورزی
  3. دانشگاه بعثت
  4. شرکت داده‌نگار داتیس پارس
  5. شرکت سبزکاشت مهر آسیا
  6. بخش ترویج دانشکده کشاورزی دانشگاه شیراز

در این رویداد، من به عنوان منتور و تسهیلگر (غیررسمی) رویداد حضور داشتم. در این رویداد ۱۰۷ شرکت کننده حضور داشتن که درصد بالایی شون متخصص یا دانشجوی گرایش‌های مختلف حوزه کشاورزی بودن. بین این افراد حتی شرکت کنندگانی حضور داشتند که کشاورز بودن و واقعاً جالب بود که اومده بودن تا یاد بگیرن چطوری میتونن ایده ای که دارن رو برای رفع مشکلشون پیاده‌سازی کنن.

۴۷ ایده در این رویداد ارائه شد که در حوزه‌های مرتبط با صنایع غذایی، کشاورزی، تصفیه آب، دستگاه خاک‌ورز و خیلی ایده‌های دیگه که همشون در خاطرم نیست.

جالب‌ترین موضوع شاید جوان‌ترین ایده‌پرداز و شرکت‌کننده بود که یک دختر ۶ ساله بود. ایده این دختر در مورد طراحی یک مکانیزم بود که به گیاه به میزان مورد نظرش آب بدیم. برای من جالب بود که چطور یک دختر بچه ۶ ساله اینقدر با اعتماد به نفس هم ایده ارائه کرد و هم به سخنرانی‌ها گوش می‌داد و وقتی می‌پرسیدم چه نتیجه‌ای گرفتین، میومد روی سن و نتیجه‌گیری رو می‌گفت.

با توجه به تعداد شرکت‌کننده‌ها، ۱۵ تیم ۳ تا ۷ نفره تشکیل شد.

  1. همیار کشاوررز
  2. دستیار کشاورز
  3. کاهش مصرف سموم در تولیدات کشاورزی
  4. برقراری زنجیره مستقیم تولید و مصرف محصولات سالم و طبیعی
  5. تولید و فراوری گیاه فیسالیس
  6. تولید خوراک طیور و ماهیان از ضایعات گندم
  7. خاک‌ورز مرکب با تیغه‌های غیر همسطح
  8. پودر دوغ
  9. راکتور مکانیزه تولید ورمی کمپوست
  10. ترشی قارچ
  11. محلی‌جات
  12. تهیه پکتین از ضایعات کارخانجات
  13. اثر پالس الکتریکی بر افزایش طول عمر مواد غذایی
  14. وب‌کشت
  15. علف هرز

در ادامه تیم همیار کشاورز و دستیار کشاورز با هم تلفیق شدن و روی یک ایده کار کردن.

agricstartup

بعد از ۳ روز یا ۵۴ ساعت تلاش، رسیدیم به زمان ارائه ایده‌ها و پس از پایان زمان ارائه و داوری، به ترتیب ۷ تیم برتر معرفی شدند. البته تیم سوم و چهارم با امتیاز برابر هر دو به عنوان تیم سوم معرفی شدند.

جوایز تیم‌ها بدین صورت بود:

  1. وام ۱۵ میلیون تومانی با بهره ۴% برای ۷ تیم برتر
  2. یک نیم سکه + ۱ میلیون تومان هدیه به تیم اول
  3. یک نیم سکه + ۸۰۰ هزار تومان هدیه به تیم دوم
  4. یک ربع سکه + ۶۰۰ هزار تومان تیم سوم
  5. یک ربع سکه + ۶۰۰ هزتر تومان تیم سوم

آقای مهندس اسدسنگابی مدیرعامل گروه تولیدی پردیس هم به تمامی برگزارکنندگان، مربیان و شرکت‌کنندگان پکیج هدیه و عیدی شامل کارت پستال، تقویم رومیزی و سررسید اهدا کردند.

برای معرفی ۷ تیم برتر، آقای دکتر زمانی از داوران اسامی ۷ تیم برتر رو اعلام کردند:

۱- فرآوری ضایعات گندم سیلوها جهت تولید خوراک طیور و آبزیان

۲- پودر دوغ

۳- ترشی قارچ

۳- خاک‌ورز مرکب با تیغه‌های غیرهمسطح

۴- تولید و فراوری گیاه فیسالیس

۵- اثر پالس الکتریکی بر افزایش طول عمر مواد غذایی

۶- کاهش مصرف سموم در تولیدات کشاورزی

علاوه بر جوایز تیم‌ها، ایده‌های مختلف حامی، سرمایه‌گذار و شریک تجاری خود را از میان سرمایه‌گذاران و داوران رویداد پیدا کردند:

  • جناب آقای مهندس کرانی از داوران، به عنوان شریک تجاری با تیم پودر دوغ وارد مذاکره و عقد قرارداد شدند.
  • جناب آقای عارف از داوران، به عنوان سرمایه‌گذار با تیم تولید و فرآوری گیاه فیسالیس همکاری‌شون رو آغاز کردند.
  • جناب آقای مهندس معدلی از مرکز رشد خوشه فناوری صنایع مخابراتی از ایده اثر پالس الکتریکی بر افزایش طول عمر مواد غذایی حمایت کردند و این تیم در مرکز رشد پذیرفته شد.
  • شرکت داده نگار داتیس پارس از ایده همیار کشاورز حمایت کردند و بنا بر این شد که این تیم برای توسعه سایت مورد نظرشون با این شرکت همکاری کنند.

شاید در این رویداد، عبارات تخصصی حوزه کشاورزی زیاد به کار برده می‌شد، اما چون مرتبط با یکی از نیازهای پایه افراد یعنی کشاورزی و زنجیره تامین غذا بود، به راحتی می‌شد تمامی مطالب رو درک کرد.

یکی از سخت‌ترین کارها شاید این باشه که برای شرکت‌کنندگان به خصوص کسانی که تجربه چند ساله در بازار کار دارن، توضیح بدی که چرا استفاده از بوم مدل کسب و کار براشون لازمه. یکی از تیم‌ها توی توضیح اولیه به مربیان اعلام کردند که ما بوم مدل کسب و کار رو گذاشتیم کنار و رفتیم سراغ طرح توجیهی، چند ساعت اول روز پنجشنبه شاید سخت‌ترین ساعات برای مربیان بود تا براشون توضیح بدیم که طرح توجیهی چند مرحله بعد هست و شما اول مشتری و ارزشتون رو شناسایی کنین و اعتبارسنجی کنین.

کار سخت بعدی این بود که براشون توضیح بدیم که چرا باید از استیکی نوت‌ها با رنگ‌های مختلف استفاده کنند.

یک کار سخت دیگه هم وجود داشت به علت روحیه آکادمیک برخی از شرکت‌کنندگان که بتونیم روحیه تئوری رو از ذهنشون خارج کنیم و به سمت عملگرایی هدایتشون کنیم. که به نظر خودم با توجه به اینکه بیشتر ایده‌ها تولیدی بود، تقریباً این مورد با موفقیت انجام شد.

یک روحیه بسیار قابل توجه بین شرکت‌کنندگان این رویداد، فروتنی بسیار زیاد، پشتکار و تلاش بی‌وقفه بود که من تا حالا تو هیچ رویداد و هیچ شهر دیگه‌ای چنین روحیه‌ای رو ندیده بودم و خوشحالم که تونستم کنار این عزیزان باشم.

یکی دیگه از وجه تمایزهای این رویداد با سایر رویدادهایی که من در اونها حضور داشتم، کادر اجرایی و برگزارکننده‌های رویداد بودن.

مورد اول این بود که سه نفر از کادر اجرایی خانواده درجه ۱ برگزارکننده‌ها بودن و اینکه یک خانواده از فعالیت‌های استارتاپی حمایت کنه واقعاً قابل تقدیره. یکی از اعضای کادر اجرایی هم که نائب قهرمان (مدال نقره) جهانی در رشته جوجیتسو داشت.

مورد دوم این بود که دو نفر از برگزارکننده‌های رویداد دکترا داشتند و دو نفر دیگه هم مدیرعامل و رئیس هیئت مدیره شرکت‌هایی بودند که در حوزه فعالیت خودشون یکی از بهترین و بزرگترین شرکت‌ها در کل ایران هستند و پروژه‌های زیادی رو انجام دادند. روحیه برگزارکنندگان این رویداد که خودشون حتی از شرکت‌کنندگان پذیرایی می‌کردند و با روی خوش انتقادها رو پاسخ می‌دادن واقعاً قابل تقدیر بود.

در نهایت خیلی خوشحالم که افتخار حضور کنار این بزرگان رو داشتم. هم داوران، هم برگزارکنندگان و بزرگوارتر از همه، شرکت‌کنندگان رویداد.

استارتاپ ویکند

Startup Weekend

می‌خواید توی رویداد استارتاپ ویکند شرکت کنید؟؟؟ دست نگه دارید، اول این پست رو تا انتها بخونید، بعد تصمیم بگیرید.

این پست حدود ۱۵ دقیقه وقت شما رو می‌گیره اما مطمئن باشید این ۱۵ دقیقه برای یک تصمیم‌گیری ۵۴ ساعته مفید خواهد بود. هدف تنها شفاف سازی برای تصمیم‌گیری بهتر شماست.

استارتاپ ویکند چیه؟

“استارتاپ ویکند یک رویداد آموزشی-تجربی در سراسر دنیاست که در ۳ روز متوالی برگزار می گردد. در این برنامه شرکت کنندگان پر انگیزه ای شامل برنامه نویسان، مدیران تجاری، عاشقان استارت آپ، بازاریاب های حرفه ای و طراحان گرافیک گرد هم می آیند تا در طی ۵۴ ساعت ایده هایشان را مطرح کنند، گروه تشکیل بدهند و هر گروه ایده ای را اجرا کند.”

البته همه می‌دونیم که این پاراگراف یه تعریف کلیشه‌ای، کلی و غیرواقعی از رویداد هست و فقط در قسمت معرفی تمامی رویدادها copy و paste میشه.

شاید براتون جالب باشه که بدونید برگزار کردن یه رویداد مشابه استارتاپ ویکند چه ملزوماتی داره، نیازمندی‌هاش چیا هستند، چند نفر به عنوان کادر اجرایی برای پیش از رویداد و حین رویداد فعالیت دارن، محل برگزاری چطوری باید انتخاب بشه و در آخر اینکه چنین رویدادی چقدر هزینه داره. تمامی این موارد برای برگزاری یک رویداد ایده‌آل هستند و همونطوری که همه می‌دونین هیچ چیز مطلقی وجود نداره.

اینایی که ذکر شد فقط بخشی از فعالیت‌های برگزاری رویداد هستند. اگه بخوایم بیشتر در مورد هزینه بگیم، خب رقم‌هایی که توی پست هزینه‌ها هستند، برای یک رویداد ایده‌آل با بهترین امکانات هست. تو کشورای توسعه یافته بیشتر از اینکه بخوان به ظاهر محل برگزاری فکر کنن، به این فکر می‌کنن که قرار هست چی یاد بگیرن و تجربه کسب کنن. اما اینجا اونقدری که به چشم و هم‌چشمی و اینکه از شهر دیگه بهتر برگزار کنیم هستند که کیفیت آموزش فدای این مسئله میشه.

در پروپوزال استارتاپ ویکند چنین جدولی رو می‌تونید ببینید. (این مربوط به بسته‌های حمایتی رویداد شیراز هست، در رویداد تهران رقم‌ها متفاوت هستند)

post326-2

این جدولی هست که همراه با پروپوزال به سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف برای جلب حمایتشون تقدیم میشه، خیلی از سازمان‌ها هستند که میگن: ما حمایت می‌کنیم، چند درصد از سودتون رو میدین به ما؟ بعضی‌ها هم هستند که میگن ما براتون ۱۰ تا شرکت‌کننده می‌فرستیم ما رو بزنید به عنوان حامی طلایی.

اگه ردیف دوم جدول رو ببینید نوشته شده سخنرانی در ابتدای مراسم، و این دقیقاً خلاف قوانین استارتاپ ویکند هست و چیزی هست که توی ایران بهش اضافه شده، چرا؟ چون میخوان اسپانسر جلب کنن و خیلی‌ها در صورتی اسپانسر میشن که فرصت ابراز خودشون رو داشته باشن.

در مورد بنر تبلیغاتی هم عموماً هر کسی از راه برسه با خودش یه استند میاره، بالاخره فرصتی هست برای معرفی و برندینگ شخصی. اگر برگزارکننده مدیریت صحیحی نداشته باشه، انواع و اقسام برندها و تبلیغات رو در حین رویداد خواهید دید.

اولین رویداد شیراز با حدود ۱۴ میلیون هزینه برگزار شد. چند اسپانسر بیشتر نداشت و عمده هزینه‌ها رو صندوق سرآوا و کانون کارآفرینی پرداخت کردند. بخش دیگه‌ای هم از ثبت‌نام و یک اسپانسر دیگه تامین شد.

رویداد فعلی شیراز ۷ اسپانسر طلایی و ۵ اسپانسر نقره‌ای حضور دارن. به نظر میاد رویداد از کیفیت بالایی برخوردار بشه. البته اگه همه طبق جدول پروپوزال حمایت مالی کرده باشن، نه اینکه صرفاً حمایت معنوی داشته باشن.

حالا بریم سراغ رویداد استارتاپ ویکند، روز اول با افتتاحیه، سخنان آغازین، ارائه ایده‌ها، رای‌گیری و تشکیل تیم شروع میشه، تا جمعه ظهر به فعالیت تیم‌ها اختصاص داره و در نهایت ارائه در حضور داوران و معرفی تیم برنده. ۷ داور تعداد استاندارد هست که داوران باید روز اختتامیه از فعالیت تیم‌ها بازدید کنند. داوری در مورد ارائه به تنهایی نیست، در مورد نحوه کار، ارزش‌آفرینی ایده و ارائه هست. یادتون باشه اگر برای ارزیابی ایده بیرون از محل برگزاری برید و مخاطب و مشتری و جامعه هدفتون رو پیدا کنید و ایده رو اعتبارسنجی کنید، یک امتیاز مثبت به حساب میاد.

یکی از سوالات مهم اینه که: از کجا مطمئن باشیم ایده‌مون رو نمی‌دزدن؟ جوابش راحته: ایده ارزشی نداره، فکر نکنید ایده‌ای که به ذهن شما رسیده نیاز فرد دیگه‌ای نبوده، چیزی که ارزش داره اجرای ایده و تصرف بازاره. فیلم The Social Network رو ببینید. در مورد تاریخچه فیسبوک ساخته شده. ایده شبکه اجتماعی از مارک زوکربرگ نبود، اما حالا مالک ایده است و صاحبان اصلی ایده چیزی جز اندک جریمه عایدشون نشد. نکته بعدی این هست که ایده‌ها حتی در حالت مستند شدن، خیلی زود فراموش میشن.

در کشورهای توسعه‌یافته، استارتاپ ویکند برای یادگیری و یافتن تیم برگزار میشه، و توی ایران تنها نتیجه رویداد شبکه‌سازی هست. (البته در مورد آموزش بستگی به خود شرکت‌کننده داره که بتونه همه سوالاتش رو بپرسه)

اگر واقعاً دوست دارید یه رویداد با یه فسیلیتیتور واقعی رو ببینید، ویدیوهای استارتاپ ویکند زنجان رو ببینید. به ترتیب لینکاشون رو براتون میذارم تا ببینید:*

  • افتتاحیه:

۱- ۱۰ دقیقه اول به سرود کشورمون، قرآن و خوش‌آمدگویی اختصاص داشت

۲- شروع استارتاپ ویکند زنجان با معرفی رویداد توسط تسهیلگر جهانی

۳- وقتی به نظر نیک شرکت‌کننده‌ها کمی از یک جا بودن خسته شده بودن، یه بازی ترتیب داد تا انرژی شرکت‌کننده‌ها بیشتر بشه.

۴- بعد از سرحال شدن شرکت‌کننده‌ها نیک در مورد نحوه رای دادن به ایده‌ها صحبت کرد**

۵- یادتون باشه فقط ۶۰ ثانیه فرصت دارین که ایده‌تون رو ارائه بدین، تو این ۶۰ ثانیه نمی‌خواد خودتون رو معرفی کنید، نمی‌خواد رشته تحصیلی‌تون رو بگید و نه اینکه مدیرعامل شرکتی هستید. فقط اسم ایده، مشکل و کمبودی که در نبودن ایده شما وجود داره و توضیح کلی در مورد ایده.

۶- بعد از اتمام ارائه و رای‌گیری، تیم‌های منتخب معرفی میشن و باید تیم تشکیل بدن. ***

ویدیوهای ارائه ایده‌ها (۳۱ ایده) رو هم می‌تونید در کانال استارتاپ‌تی‌وی ببینید.

بعد از انتخاب ایده‌های منتخب، صاحبان ایده‌ها فرصت داشتن تا اعضای تیمشون رو پیدا کنن. پس از تشکیل تیم‌ها، همزمان با شام فرصت دارن که فعالیت تیمی‌شون رو شروع کنن و برای صبح روز بعد آماده بشن. پنجشنبه و صبح جمعه به کار اختصاص داره.

در ایران، صبح پنجشنبه کارگاهی نیم ساعته یا ۱ ساعته برگزار میشه برای آموزش بوم مدل کسب و کار، به گفته نیک استیونز این کارگاه یک کارگاه ۳ ساعته هست که بایستی یک هفته پیش از رویداد برگزار بشه که شرکت‌کننده‌ها فرصت فهم کاملشون رو داشته باشن، پیشنهاد میشه تمامی مطالب مربوط به بوم مدل کسب و کار رو پیش از شرکت در رویداد مطالعه کنید. این سایت هم راهنمای خوبی هست.

در زمان‌هایی که مربی‌ها حضور دارن تا تیم‌ها رو راهنمایی کنن، حضور فسیلیتیتور برای هماهنگی مربی‌ها و جلوگیری از راهنمایی اشتباه و تداخل و تناقض راهنمایی‌ها الزامی هست. پس اگر رویدادی فسیلیتیتور مجرب نداشته باشه، انتظار راهنمایی‌های متناقض رو باید داشت.

جلسات مربیان و هماهنگ بودن مربیان برای سر زدن به تیم‌ها خیلی مهم هست، نباید یک باره همه مربی‌ها سراغ یک تیم برن، و تیم‌ها هم نباید مربی‌ها رو به صورت دائمی تو محل کار خودشون نگه دارن. همه تیم‌ها حق دارن به صورت مساوی از حضور مربی‌ها استفاده کنن.

  • اختتامیه:

۱- نیک استیونز صحبت‌های ابتدایی رو شروع کرد. یکی از بهترین کارهای نیک این بود که تیم‌هایی که باید ارائه بدن رو یک باره معرفی نکرد، و هیچ‌کس نمی‌دونست چه تیمی نوبت بعدی هست، زمانی که ارائه تیم فعلی شروع می‌شد تیم بعدی رو اعلام می‌کرد.

۲- در حین ارائه ممکن هست مشکلاتی پیش بیاد که نیک تیم‌ها رو راهنمایی کرد

۳- بعد از اتمام ارائه‌ها و زمان ۲۰ دقیقه‌ای که به شور داوران اختصاص داره، فسیلیتیور رویداد رو به برگزارکننده‌ها می‌سپاره.

۴- پیش از اعلام برنده‌ها، نیک استیونز میگه همه شما برنده هستید، شما در انتهای این رویداد کارآفرین نمیشید.

۵- موقع اعلام تیم‌های برنده داشتن خلاقیت یکی از مهم‌ترین خصوصیات لازم یک فسلیتیتور هست.

۶- در انتهای رویدادهای کشورهای خارجی، مراسم موسیقی و شادی دارن، که در زنجان با تقدیر و تشکر از فسیلیتیتور و اجرای موسیقی خاتمه پیدا کرد.

ویدیوهای ارائه تیم‌ها (۱۰ تیم) رو هم می‌تونید در کانال استارتاپ‌تی‌وی ببینید. اگر هم دوست دارید یاد بگیرید چه ارائه‌ای مناسب هست، ویدیو آقای کرمانپور رو ببینید.

شاید دوست داشته باشید بدونید توی ایران چه اشخاصی فسیلیتیتور (تسهیلگر) یا نماینده جهانی هستند. اول بگم که چطوری میشه این عنوان رو کسب کرد. اگر می‌خواید فسیلیتیتور بشید، باید حداقل در یک رویداد به عنوان شرکت کننده و نه کادر اجرایی شرکت کرده باشید. در حداقل دو رویداد برگزارکننده باشید (فرم اپلیکیشن اولیه برگزاری رو در سایت جهانی پر کرده باشین و در پی تایید اون فرم رویداد رو برگزار کرده باشید) و بعد از داشتن این شرایط اولیه باید دوره‌های آنلاین رو شرکت کنید.  در مورد افرادی که در ایران نماینده جهانی هستند، آقای مبین رنجبر، ایمان داوودیان، شایان شلیله، محسن ملایری، حمیدرضا احمدی و سید رضا علوی به عنوان نماینده جهانی فعالیت می‌کنند. اما در مورد اینکه شرایط پیش از فسیلیتیتور شدن رو طی کردن و در دوره‌ها و آزمون شرکت کردند هیچ اطلاعاتی وجود نداره.

اگر بخواید بدونید در حالت کلی چه اتفاقاتی در استارتاپ ویکند میفته این موارد می‌تونه بهتون کمک کنه:

  • یک فضا برای شبکه‌سازی قوی با افراد متخصص که روحیه مشترکی با شما دارن
  • افزایش تعداد دوستان شما در فیسبوک به صورت تصاعدی
  • اضافه شدن شما به گروه‌های متفاوت در فیسبوک
  • ایجاد یک هیجان و انرژی مضاعف که اگر مدیریت نشه خیلی زود از بین میره
  • آشنا شدن با یک مدل کسب و کار که اگر واقعاً به صورت مفهومی اون رو یاد بگیرید حتی در تصمیم‌گیری‌های روزانه می‌تونه بهتون کمک کنه
  • پیدا کردن دوستان جدید و گاهی صمیمی و عمیق
  • اگر بخواید می‌تونید کار تیمی یاد بگیرید
  • حدود ۱۰ گیگ عکس و فیلم البته اگه رویداد حامی رسانه‌ای داشته باشه
  • ۳ روز صبحونه، ناهار، شام و میان وعده‌های خوشمزه
  • در صورت وجود اینترنت، سه روز اینترنت مجانی واسه دانلودهای عقب افتاده‌تون (سعی کنید از این کار پرهیز کنید، چون کار درستی نیست)
  • اگر با ذهن خام بیاید جلو و فکر نکنید عالم دهر هستید، بستر خوبی برای یادگیری هست، حتی اگه شخص مقابل رو قبول ندارید، همه حرف‌ها رو بشنوید، سرچ کنید و بهترین رو انتخاب کنید.
  • کار تیمی فرصت خوبی هست برای از بین بردن خودخواهی و خودمحوری
  • روز اول و جمع کردن رای و جمع کردن تیم فرصت خوبی هست برای شکستن غرور و شکستن خجالت
  • تو استارتاپ ویکند یاد می‌گیرید هر ایده‌ای رای آورد لزوماً ایده خوبی نیست و هر ایده‌ای رای نیاورد لزوماً بد نیست، اگر ایده‌تون رای نیاورد می‌تونید خودتون با دانشی که دارید اون رو استارت بزنید تا بفهمید ارزش داره یا نه
  • فرصت خوبی دارین که ارائه دادن رو تمرین کنید
  • وقتی داوران ازتون سوال میپرسن تازه میفهمید چه ابعادی رو در نظر نگرفتین و ضعف‌هاتون رو میشناسین
  • جدا از تمام اینها، استارتاپ ویکند فرصتی هست برای برندینگ شخصی، پس تظاهر کنید و خودتون رو خوب جلوه بدین، بیزنس کارت یادتون نره، و ۵-۶ تا اصطلاح عجیب غریب و علم روز هم حفظ کنید. ترجیحاً چیزی باشه که بقیه ازش اطلاعی ندارن و هر کی پرسید تخصصتون چی هست اون رو بگید.

حالا می‌خواید بدونید بعد از استارتاپ ویکند چه اتفاقاتی که پیش از اون گوشتون رو باهاش پر کردن نمیفته؟ موارد زیر رو بخونید:

  • عموماً تیم‌هایی که تشکیل شدن در حد دوستان فیسبوکی باقی می‌مونن
  • ایده‌ها اجرا نمیشن، چون همه انتظار دارن سرمایه‌گذار پیدا کنن، اما نمی‌دونن استارتاپ ویکند جایی واسه پیدا کردن سرمایه‌گذار نیست.
  • ایده‌ها اجرا نمیشن چون هیجان ایجاد شده در رویداد به خاطر مدیریت نشدن از بین میره
  • بعد از رویداد کسی حال شما رو نمی‌پرسه، دورهمی‌هایی برگزار میشن برای اینکه شما باز کنار هم قرار بگیرید اما تو این دورهمی‌ها تاثیر آنچنانی ندارن
  • بعد از این رویداد شما کارآفرین نمیشید، شما فقط یک مدل کسب و کار یاد گرفتین
  • بعد از این رویداد هزار تا پیشنهاد کار به سمت شما هجوم نمیاره، چون کسی دنبال شما نیست، شما باید دنبال کار باشید
  • “ما عالی هستیم” فقط شعاره، هیچ مرزی و هیچ چیز مطلقی وجود نداره
  • سرتیفیکیت رویداد هیچ جا هیچ ارزشی نداره، پس فکر نکنید مدرک فنی حرفه ای گرفتید، قابش هم نکنید بزنید به دیوار، تا زمانی که نتونید به تنهایی بدون سرمایه گذار استارتاپتون رو لانچ کنید انگار هیچ مهارتی یاد نگرفتین
  • در کل توی ایران استارتاپ ویکند نه روند برگزاری صحیحی داره، نه چیزی جز چشم و هم چشمیه، فقط برگزار میشه که بگن برگزار کردیم.

با چشم باز تصمیم بگیرید، پرداخت ۱۲۵ هزار تومان پول به یک مشاور واقعی برای یافتن زمینه استعداد شما و شغلی که مناسب روحیه شماست چه بسا ارزش بیشتری داره.

– – – –

پی‌نوشت ۱: * نیک انگلیسی زبان بود، ولی رویداد در ایران و برای شرکت‌کنندگان فارسی زبان برگزار می‌شد، در تمامی لحظات، مترجمی که تیم برگزاری استارتاپ ویکند زنجان از ایشون دعوت کرده بودن حضور داشت.

پی‌نوشت ۲: ** توی شهرهای مختلف چند نفر رو مسئول می‌کنن که ایده‌ها رو بنویسن، بماند که در این بین اگر شخص نویسنده تمرکزش رو از دست بده چه اتفاق بدی میفته، حالت دوم اگه شنونده نتونه منظور کسی که ارائه میده رو درست بفهمه و درست منتقل کنه کل ایده ممکنه از بین بره. پس بهترین کار، همین روشی بود که نیک به کار برد، هر کسی که ارائه می‌داد، خودش مسئول نوشتن ایده‌اش روی کاغذ بود و برگزارکننده‌ها بهش کمک می‌کردن تا اون رو روی دیوار برای دیدن سایر شرکت‌کننده‌ها و زمان رای‌گیری نصب کنه.

پی‌نوشت ۳: *** وقتی ایده‌ها ارائه شد و همه کسانی که ایده داده بودن ایده‌هاشون رو نوشتن، فرصتی داده شد تا همه ایده‌ها رو ببینن و بهشون رای بدن. در این میان به صاحبان ایده‌ها کمک می‌شد تا بتونن ایده‌شون رو بهتر پرزنت کنن و رای جمع کنن. بعد از اتمام زمان رای دادن، خیلی راحت اول ایده‌هایی که رای نداشتند حذف شدند، بعد یک رای، دو رای، سه رای …. تا ۶ رای، تا ایده‌های منتخب مشخص بشن.

پی‌نوشت ۴:

پی‌نوشت ۵:  من برگزارکننده اولین رویداد استارتاپ ویکند شیراز بودم، باور دارم که اگر کسی واقعاً خودش بخواد، هم می‌تونه تیمش رو پیدا کنه، هم می‌تونه سرمایه‌گذار پیدا کنه، هم می‌تونه استارتاپش رو لانچ کنه، همه چیز به خود فرد و روحیه‌اش بستگی داره.

پی‌نوشت ۶: تمامی مواردی که به ذهنم می‌رسید رو بیان کردم تا با چشم باز انتخاب کنید. به نظر من شفاف سازی یکی از مهم‌ترین مسائل هست.

پی‌نوشت ۷: اگر در مورد فسیلیتیتورها اطلاعات بیشتری می‌خواید می‌تونید از شرکت‌کننده‌های رویدادهای پیشین بپرسید.

پی‌نوشت ۸: متن خیلی طولانی بود، اما مطمئن هستم متن مفید و قابل توجهی بود.

 

تجربیات برگزاری – بدون شماره

swshiraz

سلام، تا حالا در ۴ قصه تجربیات برگزاری رو بیان کردم. نیازمندی‌ها، کادر اجرایی، انتخاب محل برگزاری و هزینه‌ها مواردی بودن که تا حالا به صورت جامع و کامل بیانشون کردم. در این پست، یه ساختارشکنی انجام میدم. می‌خوام شرکت‌کننده‌ها و برگزارکنندگان سایر شهرها تجربیات خودشون رو در نظرات بنویسن و من تمام نظرات رو در این پست وارد می‌کنم و به‌روز‌رسانی می‌کنم. پس منتظر نظرات شما هستم.

– – –

اندر احوالات برگزاری یک رویداد – تجربیات آقای مبین رنجبر از برگزارکنندگان رویداد استارتاپ‌ویکند بابلسر

استارت آپ ویکند تبریز؛ کار تیمی و نتیجه‌ی شیرین – تجربیات آقای محسن حسینیان از شرکت‌کنندگان استارتاپ‌ویکند تبریز

از جنس استارتاپ ویکند شیراز،قسمت اول:از وب گردی تا ثبت نام در استارتاپ! – تجربیات آقای سعید بهزادی از شرکت‌کنندگان استارتاپ‌ویکند شیراز

از جنس استارتاپ ویکند شیراز،قسمت دوم از ایده های ۴ شنبه عصر تا تشکیل تیم! – تجربیات آقای سعید بهزادی از شرکت‌کنندگان استارتاپ‌ویکند شیراز

از جنس استارتاپ ویکند شیراز؛ ۵۴ ساعت فدای ۳۰۰ ثانیه ! – تجربیات آقای سعید بهزادی از شرکت‌کنندگان استارتاپ‌ویکند شیراز

یک نگاه صد خاطره

swshiraz

چند روز پیش از جلو محل برگزاری رویداد استارتاپ‌ویکند شیراز رد شدم. یه نگاه کافی بود برای زنده شدن هزار و یک خاطره، هزار و یک درس و هزار و یک تجربه. ۳۳ روز از اختتامیه گذشته، ۳۳ روزی که هنوز به طور کامل فرصت نکردم ۵۴ ساعت برگزاری رو مرور کنم. دو ماهی که تقریباً ۸۰ درصد زمانم رو اختصاص دادم به استارتاپ‌ویکند شیراز، اندازه ۴ ماه کار و درس عقب افتاده واسه شغل و دانشگاهم فعالیت انجام نشده برام باقی گذاشت که مجبور بودم در ماه گذشته به همه‌شون سر و سامون بدم.

گذشتن از محل برگزاری همانا و مرور ثانیه ثانیه رویداد از شروع همکاری من به عنوان برگزارکننده تا اختتامیه همانا. گرچه خاطرات به همین روزها محدود نیست، به روزهایی که تلاش می‌کنی برنامه‌ات رو تنظیم کنی و در استارتاپ‌ویکند تهران شرکت کنی و نمیشه، به روزهایی که تلاش می‌کنی نماینده‌های شیراز رو بشناسی، به یک ماهی که تند و تند ایمیل و مسج می‌فرستی و می‌خوای داوطلبانه با رویداد همکاری کنی. به روزی که بالاخره ازت دعوت می‌کنن تا برای جلسه بری. تمام روزهای ۱۰ ماه گذشته از بهمن ۹۱ تا آذر ۹۲ یه باره از جلو چشمات رد میشن.

بنشین بر لب جوی و گذر عمر ببین.

زندگی گاهی فرصت‌هایی پیش روی آدم میذاره که باید آگاهانه ازشون استفاده کرد، اما چه بهتر که خود فرد فرصت رو بسازه. استارتاپ‌ویکند شیراز فرصتی بود که من آگاهانه ساختمش، منتظرش بودم، چندین ماه بود پیگیری می‌کردم و مطالعه می‌کردم که برای برگزاری رویداد باید چی کار کنم، اما چون پشتوانه حقوقی نداشتم، نمی‌تونستم داوطلب برگزاری بشم. روزی که از طریق خبرنامه متوجه شدم برای برگزاری استارتاپ‌ویکند شیراز گروهی تشکیل شده، خیلی خوشحال شدم، همون اول درخواست همکاری دادم، یک بار نه، دو بار هم نه، بیش از ۵ بار، در طول ۲ هفته به هر دو برگزارکننده آقای اسماعیلی‌فرد و آقای رشیدی مسج فرستادم. تا بالاخره پس از مسج‌های پی‌درپی من، به خودجوش بودن و انرژی من پی بردن و از من خواستن در جلسه‌ی معرفی شرکت کنم.

روز پر استرسی بود. اما انرژی و هیجان من اونقدر بود که بتونم استرس رو کنترل کنم. از همون روز به عنوان ادمین پیج فیسبوک و توییتر فعالیتم رو شروع کردم. بعد از اون نامه‌نگاری‌های پی‌درپی واسه جذب اسپانسر و اختصاص مکان. گاهی روزانه به بیش از ۵ جا نامه می‌بردیم. نامه‌ها در روند اداری گم می‌شدن یا اتفاقات مشابه ما رو مجبور می‌کرد بارها و بارها روند رو طی کنیم. استارتاپ‌ویکند در شیراز ناشناخته بود، هر روز ساعت‌های زیادی باید در مورد استارتاپ‌ویکند توضیح می‌دادیم. گاهی در طول روز اینقدر حرف می‌زدم که درد توی حنجره‌ام می‌پیچید. بعضی روزها اینقدر راه می‌رفتم که حس می‌کردم هر آن ممکنه پاهام کنده شن یا حتی فلج شم. بعضی وقتا اینقدر رانندگی می‌کردم که دیگه از ترافیک و ماشین به انزجار می‌رسیدم.

در طی این روزها، تجربیات خیلی خوبی کسب کردم، که در پست‌های مربوطه اون‌ها رو نوشتم یا می‌نویسم. بگذریم و برسیم به روز برگزاری:

صبح روز برگزاری رفتم فرودگاه دنبال مربی‌ها، چه خاطره‌ای شد این استقبال، موقعی که آقای ملایری رو به هتل می‌رسوندم، ماشین خاموش شد و من هنوز واسه اون روز به شدت شرمنده‌ام. خاموش شدن ماشین صبح چهارشنبه روز اول برگزاری همانا و بی ماشین شدن تو اوج کار و برنامه همانا.

شروع شد، خوب شروع شد، لایوبلاگ رو دادن دست من، داشتم لایوبلاگ رو انجام می‌دادم یهو اینترنت قطع شد، اسپانسر بهونه گرفته بود و ترافیک رو محدود زده بود، زنگ زدم، هی زنگ زدم، به رییسش به کارشناسش، چند بار تو پله‌های اتاق فرمان خوردم زمین، ضعف کردم، نمی‌دونستم لایوبلاگ رو انجام بدم که همه ایران می‌گفتن چرا شیراز لایوبلاگ نداره یا نمی‌دونستم اینترنت رو پیگیری کنم و راه بندازم. همه شاکی بودن، همه نگاه‌ها و انتقادها به من بود. چرا اینترنت قطعه؟ چرا ترافیک تموم شد؟ چرا لایوبلاگ نداریم؟ چرا گرمه؟ چرا نورکمه؟

پذیرایی شروع شد، پا به پا همه بودم پذیرایی شن، پا به پای اینکه بچه‌های خودمون یه چیزی بخورن ضعف نکنن، پا به پای اینکه لیوان‌هایی که گذاشتن رو جمع کنم اونجا کثیف نباشه، پابه‌پای پذیرایی از مهمونای خارجی، پابه‌پای حرف زدن باهاشون، همه جا بودم و هیچ جا نبودم.

موقع تشکیل تیم بود، کمک کردم دخترایی که نمی‌تونن یاد بگیرن چطوری عضو تیم جمع کنن. از اون لحظه‌ها هیچ تصویری تو ذهنم نیست، نمی‌دونم کجا بودم و کجا نبودم، داشتم مرتب می‌کردم، تلفن می‌زدم واسه اینترنت، تلفن می‌زدم واسه غذا، اصلاً یادم نیست اون چند ساعت چطوری گذشت، فقط گذشت.

صبحونه نخوردن و ناهار نخوردن و ضعف کردن به جای خود، خستگی به جای خود، لباسی که سر آماده سر سن به شدت کثیف شده بود به جای خود و همه و همه ما رو رسوند به شب اول با اون همه تاخیر در شام. شاید یکی از بدترین لحظات بود. واقعاً تو اوج فشار روحی اون روز، ضربه خیلی بدی بود، اون هم روز اول، روز افتتاحیه. نارضایتی شرکت‌کننده‌ها استرس و فشار روحی رو دو چندان کرد. تو همین وضع میون اون همه آشفتگی کتف چپم تا روی قلبم گرفت و نمی‌تونستم درست دستم رو تکون بدم. درد جسمی تو اون شرایط شاید بدترین بلا باشه، مخصوصاً وقتی اون همه کار هست. بالاخره اون شب گذشت و رفتیم خونه، فکر می‌کنم ساعت ۲ شب بود که بالاخره بعد از چندین ساعت غذا خوردم، که کاملاً یخ بود. ولی خب غذا بود. این چندین ساعت برمی‌گرده به چند روز قبل که تقریباً بعد از روز جمعه من هیچ روزی صبحونه و ناهار و شام درست نخورده بودم.

رسیدیم به ساعت ۵ صبح، بیدار شدم آماده شدم، دخترخاله‌ام که عکاس مراسم بود رو بیدار کردم و راه افتادیم سمت محل برگزاری، امروز باید صبحونه می‌دادیم، اون ساعت صبح با صلوات تاکسی پیدا کردیم و دربست رفتیم تا محل همایش. چیدن صبحونه طول کشید، به هم خوردن زمانبندی همیشه من رو اذیت می‌کنه، اینکه نتونم کاری رو سر وقت انجام بدم آسیب روحی و حتی مغزی روم داره. واسه همین همیشه خیلی زودتر از زمانی که تعیین کردم کارام رو انجام میدم، ولی تو یک چنین فعالیتی نمیشه دقیق بود. دقیق بودن زمان یه هماهنگی خیلی قوی لازم داره.

خدا رو شکر گذشت. من صبحونه نخوردم و دخترخاله‌ام برام لقمه گرفت، برام چایی آورد، واقعاً اینقدر کار زیاد بود که حتی یادم رفت گرسنه‌ام و دارم ضعف می‌کنم. خودم رو کاملاً یادم رفته بود. مشغول جمع کردن اسم شرکت‌کننده‌ها بودم، اسمشون به انگلیسی واسه سرتیفیکیت‌ها، ازشون خواستم همونطور که خودشون می‌نویسن، همونطور که تو گذرنامه‌شون هست اسمشون رو بنویسن. صحیح بودن سرتیفیکیت‌ها خیلی مهم هست. مشغول تایپ شدم، کار راحتی نبود، هم استرس داشت هم میونه کار، کارهای دیگه پیش میومد، قطعی اینترنت، به هم ریختن وضعیت، سرعت کم، تمام مشکلاتی که متاسفانه با اینترنت داشتیم، مسئول رستوران زنگ می‌زد و تعداد می‌پرسید، مراجعه‌کننده داشتیم که می‌خواستن نیمه‌های روز پنجشنبه ثبت‌نام کنن. پیگیری تکمیل ثبت‌نام چند نفر که دقیقه ۹۳ ثبت‌نام کرده بودن و خیلی کارهای دیگه که الآن خاطرم نیست. تایپ اسامی اونقدر طول کشیده بود که دیگه چشمام نمی‌دید، با کمک دوستان بالاخره اسامی رو به طور کامل تایپ کردیم. روز دوم کیک داشتیم، من حتی موقع بریدن کیک نبودم. آقای غانم‌زاده لطف کردن زنگ زدن که می‌خوان کیک ببرن بیا و من با اینکه دوست داشتم توی جمع و بین بچه‌ها باشم نتونستم. مربی‌های عزیز اینقدر محبت داشتن که برای من کیک آوردن.

رسیدیم به روز سوم، روز اختتامیه، آماده کردن فیلم‌های سلام اهواز، هالو برلین و استارتاپ‌ویکن شیراز، آماده کردن لوح‌های تقدیری که لایف‌وب فرستاده بود. و باز هم پیگیری وضعیت اینترنت، باید فیلم رو می‌فرستادم برای آقای احمدی، خط رایتل خودم شده بود هات‌اسپات عمومی، هر کسی مشکلی داشت می‌رفتم تا از هات‌اسپات من استفاده کنه. اینقدر از این سالن به اون سالن رفته بودم که پاهام جون نداشتن دیگه. فشار خیلی زیاد بود، هر کسی سوالی داشت میومد پیشم، مشکل اینترنت بود به من میگفتن، واقعاً تو اون شرایط نمیدونستم چیو پیگیری کنم، فیلم رو بفرستم، اینترنت رو زنگ بزنم، جواب تلفن مسئول رستوران رو بدم، جواب بقیه سوالا رو بدم، به چی برسم، اینقدر مشغله زیاد بود که واقعاً گیج و سردرگم بودم.

گذشت و گذشت و رسیدیم به اختتامیه، اختتامیه اولین رویداد استارتاپ‌ویکند شیراز، رویدادی پر از هیجان. رویدادی که واسه من خیلی ارزش داشت، رویدادی که با جون و دل همه انرژیم رو واسش گذاشتم. به خاطرش به همه کم‌خوابی‌ها، همه خستگی‌هام غلبه کردم. حتی ۲-۳ ساعتی که اون چند ماه در طول شبانه‌روز می‌خوابیدم، خواب فعالیت‌های استارتاپ رو می‌دیدم.

اختتامیه‌است، دارم لوح لایف‌وب رو آماده می‌کنم و پرینت می‌گیرم، یهو به خاطر یه اشتباه، لپ‌تاپ خاموش شد، تو اوج فشار شکستم، رفتم بیرون که به کسی چیزی نگم، شاید همه فکر کردن از ضعف بوده، ولی عصبانی شدم به خاطر علت خاموش شدن لپ‌تاپ، متن لوح رو سیو نکرده بودم و تو اون لحظه به حدی عصبانی بودم که می‌ترسیدم نتونم خودم رو کنترل کنم، عصبانی میشم بغض می‌کنم، رفتم هوا خوردم و بعد برگشتم و سعی کردم آروم باشم، از اول متن رو آماده کردم. سرتیفیکیت‌ها رسید، بهم گفتن بذارشون یه جا خراب نشن، جایی بهتر از دست خودم پیدا نکردم. خیلی سنگین بودن، آرنجم درد گرفته بود. همون آرنجم که شکسته که در طول این چند روز حسابی بهش فشار اومده بود. همونطوری سرتیفیکیت‌ها دستم بود که رفتم داخل سالن …

این قسمت سکوت لازم داشت و سکوت کردم، سکوت کردم و باز به سکوتم ادامه میدم و سعی می‌کنم درد اون لحظه رو که هیچ درمانی براش نیست تو وجود خودم حل کنم.

استارتاپ‌ویکند شیراز برگزار شد. نقطه ته خط.

امیدوارم واسه من این نقطه واقعاً آخر خط نباشه، از همین جا واسه تمام رویدادهای بعدی اعلام آمادگی می‌کنم.

به پایان رسید این پست، اما روایت و خاطره همچنان باقی است …

تجربیات برگزاری – قصه چهارم – هزینه‌ها

cost

یکی از مهم‌ترین ملزومات هر کاری، پشتوانه مالی هست. در مدت زمان تبلیغ و برگزاری جلسه در جاهای مختلف، از ما می‌پرسیدن که “چرا اینقدر همایشتون گرونه؟” هیچ‌کس با توجیه اینکه این هزینه شامل هزینه مربی و پذیرایی خودتون میشه توجیه نمی‌شد. برخی می‌گفتن: “ما غذامون رو از خونه میاریم، پول نگیرین از ما”. تفکرشون این بود که این هزینه فقط برای خورد و خوراکشون هست. همه صبر می‌کردن تا تخفیفی اعلام بشه و از اون تخفیف استفاده کنن. در صورتی که آگاه نبودن این تخفیف‌ها نشون‌دهنده این هست که مابقی هزینه ثبت‌نام این افراد رو شخص دیگری پرداخت می‌کنه و عموماً خود برگزارکننده‌ها مابقی مبلغ رو پرداخت می‌کنن.

برخی فکر ‌می‌کردن این رویداد و هزینه‌ای که از شرکت‌کننده‌ها گرفته میشه باعث درآمدزایی هست و پولی به جیب برگزارکننده‌ها میره. این سوالات هنوز هم ادامه داره و من هنوز از این قبیل سوالات رو زیاد می‌شنوم.

برخی افراد هستن که فکر می‌کنن اسپانسرها ۲۰ میلیون حمایت می‌کنن، در صورتی که نمی‌دونن هیچ سازمان و دانشگاهی در رویدادهای جدید و شناخته نشده حاضر به حمایت نیستند. همه مدعی هستن که حمایت معنوی می‌کنن و اینکه حمایت معنوی یعنی چی، هر سازمانی تعبیر و تعریف خودش رو داره. بالاترین مبلغ حمایت شاید به ۲ میلیون تومان هم نرسه.

لازم دونستم پست هزینه‌ها رو زودتر از سایر تجربیات بنویسم. پیشتر در نیازمندی‌های برگزاری به بخشی از هزینه‌ها اشاره کرده بودم. در برگزاری یک رویداد هزینه‌هایی برای “محل برگزاری، غذا (وعده‌های اصلی و میان‌وعده‌ها)، اسکان و رفت و آمد مربیان و مدعوین، تبلیغات، پکیج پذیرش، اینترنت و سایر موارد” رو داریم. یه تخمین خیلی کم از این هزینه‌ها رو به تفکیک براتون می‌نویسم:

محل برگزاری: سالن کنفرانس به تنهایی برای یک نیم‌روز و در واقع ۳ ساعت: ۲ میلیون تومان / حداقل ۶ الی ۱۰ میلیون برای محل برگزاری برای رویدادی مشابه استارتاپ‌ویکند هزینه می‌شود.

وعده‌های اصلی غذا با توجه به ۱۵۰ نفر شرکت‌کننده: هر وعده حداقل ۱ میلیون و ۸۰۰ هزار تومان / برای رویدادی مشابه استارتاپ‌ویکند با توجه به دسر و آب و نوشابه، حدود ۸ الی ۱۰ میلیون تومان هزینه وعده‌های اصلی غذایی (ناهار و شام) می‌شود.

صبحانه و میان‌وعده: با توجه به انتخاب چای و نسکافه و نان و غیره، هر صبحانه در حدود ۵۰۰هزار الی ۱ میلیون تومان و میان‌وعده‌ها بین ۲۰۰هزار تومان الی ۵۰۰هزار تومان هزینه خواهند داشت. با توجه به تعدد میان‌وعده‌ها هزینه ۳ میلیون تومانی برای صبحانه و میان‌وعده بایستی در نظر گرفته شود. یادتون باشه بخشی از این هزینه به تهیه ظروف یک‌بار مصرف و لیوان اختصاص داره.

رفت و آمد و اسکان مدعوین، مربیان و سخنرانان: درسته که در یک رویداد تلاش میشه از مربیان بومی برای ایجاد و گسترش اکوسیستم استفاده بشه، اما حضور مربیان مجرب از تهران و سایر شهرها رو نمیشه نادیده گرفت. یادتون باشه حتماً هزینه هتل و بلیت رفت و برگشت مدعوین رو پیش از هر چیز کنار بذارین.

تبلیغات: یکی از بیشترین هزینه‌ها، هزینه تبلیغات هست. تبلیغات به علت اهمیت زیاد بایستی خیلی پیشتر از رویداد به اون توجه بشه، هزینه تبلیغات در تلویزیون، رادیو، روزنامه، خبرنامه و تلویزیون‌های شهری هزینه‌های خیلی زیادی هستن. همونطور که می‌دونید، استارتاپ‌ویکند شیراز از تبلیغات در تلویزیون شهری استفاده کرد. هزینه تبلیغات در تلویزیون شهری با توجه به تعدد تکرار و طول ویدیو متفاوت هست. این تبلیغات ماهانه برنامه‌ریزی میشن و هزینه دریافتی برای یک ماه پخش در یک تلویزیون شهری هست. بسته تبلیغاتی که ما انتخاب کردیم برای یک ماه ۱ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان هزینه داشت. تبلیغات در تلویزیون هر دقیقه ۱۰۰هزار تومان، و در روزنامه هر خبر ۸۰۰ هزار تومان هست. فکر می‌کنم خودتون بتونین درک کنید که چرا استارتاپ‌ویکند شیراز، پوشش خبری تلویزیونی و روزنامه‌ای نداشت. علاوه بر این‌ها، هزینه چاپ پوستر و بنر و استند هم قابل توجه هست که بعضاً ۱ تا ۲ میلیون تومان هزینه دارن.

پکیج پذیرش و سرتیفیکیت‌ها: همینطور که قبلاً گفتم، هزینه پکیج پذیرش شامل “طراحی آویز گردنی – چاپ آویز گردنی – کاور آویز گردنی – بند آویز گردنی – فولدر – چاپ فولدر – کاغذ – چاپ کاغذ – خودکار – چاپ خودکار” هست. هر کدام از اینها هزینه خودشون رو دارن. در مورد سرتیفیکیت، هزینه کاغذ و چاپ رنگی رو باید در نظر بگیرین. جمع این هزینه‌های به ظاهر کم با توجه به تعداد شرکت‌کننده‌ها به ۲ میلیون تومان هم خواهد رسید.

بد نیست همین جا از لایف‌وب، برای حمایتشون در تهیه پکیج تشکر کنم که هم بار مالی و هم بار زمانی برای تهیه و چاپ این پکیج رو از دوش ما برداشتن.

اینترنت: هزینه اینترنت بین ۲ میلیون تا ۱۰ میلیون متغیر هست. با توجه به سرویسی که بخواید انتخاب کنید. هزینه ۱۰ میلیون رو یک شرکت ارائه کننده ADSL به ما گفته بود و هزینه ۲ میلیون هزینه یکی از شرکت‌های دیگه. یادتون باشه با توجه به جمعیت حتماً باید سرویس ۸ مگ رو تهیه کنید. متاسفانه ما در استارتاپ‌ویکند شیراز با پوشش اینترنت مشکل پیدا کردیم. امیدوارم در دوره‌های بعدی بتونیم اسپانسرهای قوی‌تری برای این مورد پیدا کنیم.

سایر موارد: شامل کاغذ A3، ماژیک، بیزنس مدل و … هست که عموماً بین ۲۰۰هزار تومان تا ۵۰۰هزار تومان هزینه دارن.

در موارد بالا هزینه پوشش ویدیویی، عکاس و گرافیست ذکر نشد. علتش حمایت چند عکاس و گرافیست از رویداد بود و همینطور حمایت پوشش ویدیویی برنامه صفر و یک. این حمایت‌ها باعث شد باری از دوش ما برداشته بشه که جا داره همین‌جا از خانم آل‌موسی، آقای عطاران و آقای سنهدرام تشکر کنم. 

برگزارکننده‌ها علاوه بر تمامی این هزینه‌ها بایستی هزینه رفت و آمدهای زیاد و هزینه تلفن‌های کاری رو هم در نظر بگیرن که عمدتاً برای چنین رویدادی ممکن هست به چند صد هزار تومان برای هر فرد هم برسه. 

اگر بالاترین مقدار هزینه‌ها بدون هزینه اینترنت رو در نظر بگیرین، حدود ۳۰ میلیون تومن هزینه رویداد میشه. اینکه هزینه اینترنت رو جدا کردم، علتش این هست که داشتن اینترنت در واقع یک مزیت هست، هیچ قانونی برای الزام در ارائه اینترنت نیست. برگزارکننده‌ها در صورت امکان این امکان رو فراهم می‌کنن و تلاش می‌کنن برای این امکان اسپانسر جذب کنن.

رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند با ۱۰۰ نفر شرکت‌کننده اگر همه شرکت‌کننده‌ها هزینه ۱۲۵هزار تومان رو پرداخت کنن، مبلغی معادل ۱۲ میلیون و ۵۰۰ هزار تومان کسب میشه که با یه حساب سرانگشتی متوجه میشین که این دریافتی ۳۰ درصد هزینه‌ها رو فقط پوشش میده. این در صورتی بود که همه شرکت‌کننده ها ۱۲۵ هزار تومان رو پرداخت کنن. اما همونطور که خودتون می‌دونید بیشتر شرکت‌کننده‌ها دانشجو هستن و از کد دانشجویی استفاده می‌کنن که هزینه هر نفر میشه ۱۰۰ هزار تومان.

باز هستن کسایی که به این هزینه هم اعتراض دارن. استارتاپ‌ویکند شیراز تنها استارتاپ‌ویکندی بود که تخفیف‌های بیشتری برای شرکت‌کننده‌ها قائل شد. که باز هم با این وجود برخی به هزینه‌ها اعتراض داشتن. فکر می‌کنم با خوندن این پست متوجه بشن که مبلغی که پرداخت کردن حتی ۳۰ درصد هزینه‌های شخص خودشون رو هم پوشش نمیده.

در مورد اسپانسرها، کانون کارآفرینی که حامی اصلی برگزاری استارتاپ‌ویکندهاست، مبلغ مشخص و ثابتی رو به همه رویدادهای سطح کشور به صورت یکسان پرداخت می‌کنه. برگزارکننده‌ها با توجه به مسئولیتی که قبول کردن می‌تونن با جذب اسپانسرهای بیشتر از هزینه‌های خودشون کم کنن. درسته، برگزارکننده‌ها علاوه بر برگزاری، مسئول هزینه‌ها هم هستند که تنها مقادیری از هزینه‌ها از دریافتی شهریه ثبت‌نام و اسپانسرهای ملی کسب میشه. بد نیست بدونین، این رویداد برای درآمدزایی برگزارکننده‌ها نیست. تنها هدف برگزارکننده‌ها رشد و ارتقای اکوسیستم کارآفرینی هست.

جا داره همین جا از اسپانسرهای این رویداد تشکر کنم. کانون کارآفرینی ایران، کانون سرآوا، اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی، شرکت ونداد پارس، شرکت اورنگ، شرکت لایف‌وب و شرکت سیب سبز – نمایندگی مبین نت.

در پایان لازم به ذکر هست که اگر، حتی اگر، ۱۰۰۰ تومان هم از دریافتی‌ها اضافه بیاد، برگزارکننده مسئولیت داره این پول رو برای دوره‌های بعدی به صندوق برگردونه. تاثیر این هزینه‌هایی که برگزارکننده‌ها متقبل میشن، زمانی مشخص میشه که این کار نتیجه بده و ایران به قطب کارآفرینی تبدیل بشه و بتونه سرمایه‌های مختلف رو جذب کنه.

پس بیاید بر اساس تجربه‌ای که کسب کردیم، تلاش کنیم تا اکوسیستم کارآفرینی رو گسترش بدیم و ایران رو به قطب کارآفرینی خاورمیانه تبدیل کنیم. آینده از آن ماست.

تجربیات برگزاری – قصه سوم – انتخاب محل برگزاری

swshiraz

سلام، در ادامه تجربیات برگزاری پس از نیازمندی‌ها و کادر اجرایی، در مورد انتخاب محل برگزاری و فاکتورهای دخیل در این موضوع متنی رو آماده کردم که امیدوارم برای برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان رویدادها و همایش‌ها مفید باشه. تصمیم دارم در این متن علاوه بر تجربیات، نیازها و فاکتورها، مسائلی رو که شرکت‌کنندگان باهاش آشنا نیستن رو بیان کنم تا در واقع جوابی باشه برای بسیاری از سوال‌هایی که در طول برگزاری و بعد از اون پرسیده میشه.

محل برگزاری از چند بخش اصلی تشکیل میشه: سالن کنفرانس – لابی – سالن غذاخوری – فضای کار گروه‌ها و سایر نیازهای مکانی مانند استراحتگاه، نمازخانه، سرویس بهداشتی. به ترتیب شرح مفصلی در مورد تمام این بخش‌ها گفته خواهد شد.

اولین نکته برای کادر اجرایی این هست که، حدود ۴ ماه پیش از برگزاری و قبل از اعلام عمومی برای شروع ثبت‌نام، تمامی سالن‌های سطح شهر رو پیدا کنید و از همه عکس تهیه کنید و با توجه به تمامی فاکتورهای لازم جدولی برای آنها تهیه کنید. تمامی سالن‌ها شامل سالن‌های مدارس هم میشه. خیلی از مدارس بهترین سالن‌های کنفرانس رو دارن. مثل مدرسه احسان در شیراز که تمامی امکانات برگزاری یک رویداد رو در یک مجتمع داره.

دومین نکته پیش از ذکر فاکتورها، بایستی به موقعیت مکانی محل برگزاری بسیار توجه بشه. اینکه محل در مرکز شهر واقع باشه یا راه‌های دسترسی بهش راحت باشن نکته حائز اهمیتی هست. همچنین داشتن پارکینگ مناسب یا محل پارک امن برای محل برگزاری شرط لازم نیست ولی داشتن چنین امکانی یک امتیاز مثبت خواهد بود. زمان اعلام محل برگزاری هم برای تمامی شرکت‌کننده‌ها مهم هست، پس به کادر اجرایی پیشنهاد میشه پیش از هر چیز دیگه، محل برگزاری رو مشخص کنین.

سالن کنفرانس:

پیش از هر اقدامی، تعداد شرکت‌کننده‌ها رو تخمین بزنین و سالنی رو انتخاب کنین که از نظر تعداد مناسب باشه، وضعیت سن، اندازه و نور سالن از نکته‌هایی هستن که باید بهشون توجه کرد.

swshiraz

لابی سالن کنفرانس:

لابی سالن کنفرانس به نظر شخصی من یکی از مهم‌ترین بخش‌های محل برگزاری هست. محلی هست که پذیرایی میان‌وعده رو خواهید داشت و همچنین محلی هست برای گفتگو و ارتباط شرکت‌کننده‌ها، لابی باید به اندازه‌ای باشه که هم پذیرایی به راحتی صورت بگیره و هم افراد بتونن راحت بدون همهمه زیاد با هم صحبت کنن. همچنین لابی باید محل مناسبی برای استقرار بنر و استند و همچنین میزهای کار اسپانسرها باشه تا بتونن برای تبلیغات خودشون فضای مناسبی رو داشته باشن و به راحتی با شرکت‌کننده‌ها ارتباط برقرار کنن.

سالن غذاخوری:

نزدیک بودن سالن غذاخوری به سالن کنفرانس و فضای کار گروه‌ها یکی از مهم‌ترین فاکتورهایی هست که باید به اون توجه بشه. همچنین اینکه سالن غذاخوری از نظر اندازه و امکانات بایستی مورد بررسی قرار بگیره.

swshiraz

فضای کار گروه‌ها:

در استارتاپ‌ویکند، یکی از ملزومات داشتن سالن مناسب برای کار گروه‌ها هست. اگر محل برگزاری دانشگاه باشه، میشه از کلاس‌ها برای چنین هدفی استفاده کرد. اما در غیر این صورت، محل برگزاری بایستی سالن مناسبی برای تفکیک به صورت گروهی داشته باشه که گروه‌ها بتونن به راحتی کار کنن. صدای یک گروه مختل کار گروه دیگه نباشه و به طور کلی آرامش محیط کار برای گروه‌ها حفظ بشه.

سایر مکان‌ها مانند نمازخانه، محل استراحت و سرویس بهداشتی هم از مواردی هستند که باید بهشون توجه کرد. یکی دیگر از محل‌هایی که ذکر نشد ولی حتماً مورد نیاز هست، محلی برای وسایل شخصی کادر برگزاری و همینطور “ستاد فرماندهی” همایش یا رویداد هست که شرکت‌کننده‌ها اگر سوالی داشته باشن بتونن مراجعه کنن.

در رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند، محلی برای گردهمایی و استراحت مربیان مورد نیاز هست که حتماً باید به این مورد توجه بشه.

– – – 

یکی از موضوعات قابل ذکر در این پست بحث هزینه‌هاست. هزینه محلی که تمامی این امکانات رو داشته باشه به صورت حداقل با تخفیفاتی که معمولاً لحاظ می‌کنن ۶ میلیون تومان هست. این هزینه فقط هزینه اجاره محل برگزاری برای ۲ روز هست. مجتمع‌هایی که چنین امکاناتی رو ارائه می‌کنن این هزینه رو برای اجاره سالن کنفرانس و فضای کار گروه‌ها در نظر می‌گیرن و در مورد هزینه سالن غذاخوری همه این موضوع رو بیان می‌کنن که سالن در اجاره پیمانکار هست و بایستی با خود پیمانکار برای اجاره و هزینه غذا صحبت کنید که این دو مورد همیشه جدا از هم هستند. یعنی علاوه بر هزینه غذا شما همیشه هزینه اجاره محل غذاخوری رو هم باید در هزینه‌ها لحاظ کنید.

ما در مدتی که برای استارتاپ‌ویکند شیراز دنبال محل مناسب می‌گشتیم، پیشنهاد محل‌هایی به ما شد که فضای کار از سالن کنفرانس فاصله زیادی داشت و حتی به ما محلی رو پیشنهاد کردن که سالن کنفرانس به طور کلی از مجموعه جدا بود و بایستی با اتوبوس و یک مسیر ۲۰ دقیقه‌ای شرکت‌کننده‌ها رو به سالن کنفرانس می‌رسوندیم.

یکی از مواردی که من در واکنش‌ها نسبت به تمامی استارتاپ‌ویکندهای یک سال گذشته دیدم، این بود که در مورد کیفیت محل برگزاری خیلی صحبت‌ها میشه. در مورد اینکه: “سالنشون عالی بود” یا “چقدر جاش قشنگ بود” و …. مسئله‌ای که شاید اغلب بهشون توجه نمی‌کنن این هست که نباید کیفیت برگزاری رو فدای کمیت محل برگزاری کرد. شاید به جای هزینه ۱۰ میلیونی برای محل برگزاری بشه با هزینه ۵ میلیونی محل مناسبی رو پیدا کرد و ۵ میلیون باقی مونده رو برای موارد دیگه از قبیل مربی‌های مجرب و آموزش بهتر هزینه کرد. (این ارقام جنبه مثال دارن)

وضعیت شهرهای دیگه رو نمی‌دونم، ولی در شیراز ما محل‌های زیادی رو دیدیم. برخی از این محل‌ها علاوه هزینه سنگین، استعلام حقوقی و حقیقی از ما و خود رویداد می‌خواستن که با توجه به ناشناخته بودن رویداد یک مسئله کاملاً طبیعی بود. پس اگر تصمیم به برگزاری چنین رویدادی دارین آمادگی تمامی این موارد رو داشته باشین. یادتون باشه انتخاب محل و اجاره محل اصلاً کار ساده‌ای نیست و حداقل دو ماه زمان لازم داره.

در استارتاپ‌ویکند شیراز، برخی گروه‌ها از فضای کار گروه‌ها رضایت نداشتن. از همین جا بهشون اعلام می‌کنم که انتقادهاشون رو حتماً در دوره‌های بعدی لحاظ می‌کنیم. همینطور برخی از دوری راه ناراضی بودن که باز امیدوارم بشه در دوره‌های بعدی لحاظ کرد. همونطور که می‌دونید انتخاب محل واقعاً کار سختی هست. ما تمام کم و کاستی‌های محل برگزاری استارتاپ‌ویکند شیراز و همچنین تمام انتقادهای شما رو می‌پذیریم، امیدواریم در دوره‌های بعدی با توجه به آشناتر شدن جامعه شیراز با این رویداد از حمایت بیشتری برخوردار بشیم.

امیدوارم این متن تا حدودی روشنگر الگوی انتخاب محل و همینطور روشنگر برخی کاستی‌های محل‌های برگزاری باشه.

تجربیات برگزاری – قصه دوم – کادر اجرایی

swshiraz

سلام. این نوشته از سری نوشته‌های تجربیات برگزاری در مورد کادر اجرایی، تعداد و تخصص مورد نیاز نگاشته شده است. امیدوارم این متن الگویی باشه برای انتخاب افراد کادر اجرایی و همین طور تعیین حیطه وظایف افراد. همونطور که می‌دونید یه رویداد خوب، با برگزار شدن از سوی یک تیم خوب و هماهنگ امکانپذیر خواهد بود.

من این نوشته رو به سه بخش تقسیم می‌کنم، افراد درگیر پیش از شروع رویداد، افراد درگیر حین آماده‌سازی رویداد و افراد درگیر برگزاری. این تقسیم بندی فقط به علت تفاوت در تعداد افراد و وظایف متفاوت صورت گرفته است.

پیش از شروع رویداد، شامل زمانی میشه که یک نفر به صورت داوطلبانه تصمیم به برگزاری یک رویداد می‌گیره. رویدادها معمولاً نیاز به یک دبیر اجرایی دارن، کسی که مسئول مستقیم برگزاری رویداد هست و با واحد مربوطه قرارداد ثبت می‌کنه. از زمانی که یک نفر تصمیم به برگزاری رویداد می‌گیره تا انتها این بازه زمانی ادامه داره.

فعالیت‌های آماده‎‌سازی یک رویداد خیلی زیاد هست، به همین علت تنها یک نفر قادر به انجام این آماده‌سازی نخواهد بود. فعالیت‌های لازم رو در زیر شرح میدم:

۱- مدیر برنامه‌ریزی: مهم‌ترین اصل در برگزاری هر رویدادی برنامه‌ریزی و مدیریت هست. وجود یک فرد با قدرت سازماندهی قوی و برنامه‌ریزی در یک تیم، به پیشبرد اون تیم و برگزاری هر چه بهتر رویداد کمک خواهد کرد. علاوه بر برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، این فرد بایستی مدیریت هزینه‌ها را نیز انجام دهد. این فرد بایستی به تمامی ابعاد برگزاری اشراف کامل داشته و توانایی مدیریت تمامی جنبه‌ها را داشته باشد.

۲- جذب اسپانسر: این کار شامل نامه‌نگاری، برگزاری جلسه با مسئولان و مدیران سازمان‌ها، پیگیری بروکراسی اداری، تماس‌های تلفنی زیاد، سر زدن پیاپی به سازمان‌های مختلف. کسی که میخواد تو این روند بیفته، علاوه بر اطلاعات بالا، روابط عمومی قوی، سعه صدر، صبوری، استعدا سخنوری و جذب مخاطب، باید کفش آهنین، زره فولادین و تحمل خیلی بالا داشته باشه. یکی از سخت‌ترین کارهای ممکن آشنا کردن روسا و مدیران سازمان‌ها با رویدادهای علمی و فنی هست. به نظر من یه کادر برگزاری قوی، باید شامل یه شخص ثابت‌قدم و پرانرژی و مثبت باشه که هم وجهه اجتماعی قابل قبولی داشته باشه هم اینکه از فن بیان بالا برخوردار باشه. این فرد باید روانشناختی قوی و قدرت تصمیم‌گیری سریع داشته باشه و بتونه با حاضرجوابی بسیار قوی از پس رییس باسابقه یه سازمان بر بیاد. این فرد باید اطلاعات جامع و کاملی در مورد رویدادی که می‌خواد برگزار کنه داشته باشه و باور داشته باشه که کاری که داره انجام میده واقعاً مفید هست. یه مورد بیسار مهم دیگه، صبر و آستانه تحمل بالای این فرد هست که بعد از نه شنیدن هم خوش برخوردی خودش رو حفظ کنه و ناامید نشه. در طول جذب اسپانسر، درهای بسته زیادی جلوی روی برگزارکننده‌های رویداد هست.

۳- انتخاب محل برگزاری: یکی از مهم‌ترین مسائل هر رویداد و یکی از بزرگترین دغدغه‌ها، محل برگزاری هست. برای انتخاب محل برگزاری موارد زیادی باید در نظر گرفته بشه که در آینده در یک پست جدا این مسئله پوشش داده خواهد شد. تنها نکته قابل ذکر این هست که به نظر من حتماً کسی که میخواد محل برگزاری رو انتخاب کنه، باید سلیقه خوبی داشته باشه و توانایی ایجاد توازن بین کیفیت و کمیت و یه سری فاکتور دیگه رو داشته باشه.

۴- انتخاب غذا: برای انتخاب غذا و رستوران، نظر یک شخص کافی نیست، اعضای درگیر در اجرا همه می‌تونن نظر بدن تا یک تعادل میان کیفیت و کمیت ایجاد بشه. مهم‌ترین اصل این هست که در انتها با توجه به بودجه که مدیر برنامه‌ریزی محاسبه کرده، باید تعادلی بین هزینه و غذای انتخابی رعایت بشه.

۵- تبلیغات: در دوره پیش از برگزاری رویداد، حداقل یک نفر بایستی مسئول تبلیغات باشه، تبلیغات آنلاین در توییتر و فیسبوک، تبلیغات در سطح شهر، تبلیغات در روزنامه‌ها و غیره. مسئول تبلیغات وظیفه بسیار سنگینی داره پس حتماً یک شخص واحد رو که هیچ فعالیت دیگه‌ای نداره برای این بخش در نظر بگیرین. وظایف این شخص شامل نوشتن متن اخبار، آماده کردن پست‌های فیسبوک، تعامل با روزنامه‌نگاران، به اشتراک گذاشتن اخبار و سایر موارد مرتبط هست. یکی دیگه از وظایف این شخص ارسال خبرنامه و پیام‌های تبلیغاتی به مشترکین خبرنامه، و همچنین ارسال پیام‌های عمومی برای شبکه داخلی شهر هست. یادتون باشه تبلیغات خیلی مهم هست و حتی اگر دو نفر هم مشغول این کار باشن، به صورت شبانه روزی باید در خدمت رویداد باشن.

۶- مسئول سایت: یکی از مهم‌ترین بخش‌های اطلاع‌رسانی رویدادها سایت رویداد هست، نسخه فارسی و انگلیسی، هماهنگی این دو نسخه بسیار اهمیت داره و ضعف اصلی اکثر رویدادهای استارتاپ‌ویکند در ایران عدم هماهنگی این نسخه‌هاست. یک نفر به صورت مشخص باید مسئول به‌روزرسانی سایت رویداد یا همایش باشه. این شخص با هماهنگی با مسئول تبلیغات اطلاعیه‌ها و اخبار برگزاری جلسات و همچنین پوشش خبری جلسات رو بایستی در برنامه‌ریزی فعالیت‌های خودش قرار بده. تمامی سایت‌ها یک سیستم مدیریت محتوا دارن که این فرد تنها باید یاد بگیره چطوری با CMS مربوطه کار کنه.

۷- برگزاری جلسات: برای معرفی رویداد در سطح شهر و دانشگاه‌ها، بایستی یک نفر مسئول برگزاری جلسات باشه. هماهنگ کردن زمان، تدارک محل سخنرانی، انتقال اخبار برگزاری به مسئول تبلیغات از وظایف این شخص هست. معمولاً مدیر برنامه‌ریزی مسئول چنین فعالیتی خواهد بود.

۸- طراح گرافیک: حتماً به یک طراح گرافیک، برای طراحی پوستر، بنر، استند، کارت دعوت، کارت و آویز گردنی شرکت‌کننده‌ها و سایر موارد نیاز دارین.

۹- عکاس: حداقل یک عکاس در تمامی جلسات همراه خودتون داشته باشین. در طول برگزاری هم حداقل ۳ عکاس و ۲ فیلمبردار مورد نیاز هستند.

۱۰- یک یا دو نفر پیش از برگزاری، بایستی به دنبال هتل و اسکان مناسب مهمانان، مربیان و داوران باشند. همچنین در صورت داشتن زمان، محل اسکان مناسبی نیز برای شرکت‌کنندگان غیربومی پیدا کنند.

به نظر شخصی من، کادر برگزاری اصلی که حداقل ۲ ماه پیش از برگزاری درگیر مراحل آماده‌سازی خواهند بود، با توجه به حجم زیاد فعالیت‌ها و بار کاری، بایستی ۵ نفر مشخص باشه. این ۵ نفر بایستی قدرت برنامه‌ریزی، مدیریت و روابط عمومی قوی داشته باشن. شخص گرافیست و عکاس از این ۵ نفر جدا هست و شاید یکی از مزیت‌ها کادر اجرایی یکی بودن عکاس و گرافیست باشه. عموماً گرافیست‌ها عکاس‌های خیلی قدری هستند.

می‌رسیم به دو روز پیش از برگزاری، زمانی که بایستی خریدها انجام بشه، آماده‌سازی وسایل محل برگزاری انجام بشه و سایر موارد پیش از برگزاری. از اینجا کادر اجرایی باید تکمیل بشن.

۱- در پست نیازمندی‌ها، مواردی که باید اونها رو خرید گفتم. از نظر من ۵ نفر باید مسئول خرید باشن و تمامی موارد مورد نیاز رو خریداری کنن. کسی که قراره به خرید بره، باید قدرت چانه‌زنی داشته باشه و توانایی و حوصله یافتن جنس مطلوب و معتدل میان کیفیت و کمیت رو داشته باشن. کسی که با مراکز خرید آشنایی زیادی داره از دست ندین. شاید حتی بتونین از اطلاعات سایت ویکی‌شاپیا استفاده کنین.

۲- با توجه به تعداد پکیج‌ها، حداقل ۴ نفر برای بسته بندی پکیج‌ها مورد نیاز هست.

۳- برپایی و آماده‌سازی سن: حداقل ۳ نفر بایستی مسئول آماده کردن سالن برگزاری، آماده کردن استندها و مرتب کردن سن باشن.

در حین برگزاری، با توجه به زیاد بودن فعالیت‌ها لازم هست تعداد مناسبی با توجه به تفکیک وظایف برای کادر اجرایی انتخاب بشن.

۱- پذیرش: شاید یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های کادر اجرایی پذیرش شرکت‌کنندگان و مهمانان باشه. مسئولین پذیرش بایستی با روی خوش و لبخند به مهمانان و شرکت‌کنندگان خوش‌آمد بگن و با انرژی شرکت‌کنندگان رو راهی سالن کنفرانس کنن. علاوه بر خوشرویی، بایستی در آماده کردن آویز گردنی و تحویل پکیج مربوطه هم سرعت عمل داشته باشن.

۲- یکی از بخش‌های مهم، لایوبلاگ هست، یک نفر به صورت خاص باید مسئول چنین فعالیتی باشه. فردی که پیش از رویداد، مسئول تبلیغات بود بهترین انتخاب برای این مسئولیت هست. هم اینکه قلم شیوایی داره برای نوشتن مطالب مرتبط با تصاویر و هم اینکه مسلماً توانایی بیشتری در شکار لحظه‌ها داره. این فرد باید دقت و سرعت عمل زیادی داشته باشه و سریع اتفاقات رو در لایوبلاگ ثبت کنه.

۳- آماده‌سازی غذا و میان‌وعده: یک نفر باید مسئول سرشماری تعداد شرکت‌کننده‌ها برای ارائه آمار برای آماده کردن غذا و میان‌وعده باشه. این فرد باید با مسئول رستوران و پذیرایی به صورت مشخص در ارتباط باشه که هر نیازی در این مسائل بود رو سریع گزارش کنه و موارد مورد نیاز رو تهیه کنه.

۴- عکاس و فیلمبردار: رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند به حداقل ۲ عکاس و ۱ فیلمبردار نیاز داره. اگر پوشش ویدیویی داشته باشین که خب یک مرحله جلو هستین.

۵- در حین برگزاری رویداد، نیازهایی مثل کمبود سه راهی برق، قطعی اینترنت یا سرعت کم ممکن هست پیش بیاد که یک نفر بایستی مسئول رسیدگی به نیازهای این چنینی باشه.

۶- یک نفر به طور مستقیم باید مسئول رسیدگی به داوران و مربیان و مهمانان رویداد باشه.

– – –

پی‌نوشت ۱: یک مدیر خوب باید وظایف رو عادلانه تفکیک و به افراد کادر اجرایی واگذار کنه. اگر یک نفر بیش از حد وظیفه داشته باشه یا بار کاری یک نفر بیش از بقیه باشه، خستگی و انرژی منفی رو میتونه به کل تیم منتقل کنه. بهترین حالت این هست که یه مدیر قوی وظایف رو به صورت مساوی تقسیم کرده باشه. یه تیم قوی باید همه افرادش مسئولیت پذیر باشن. اینکه کسی وظیفه‌اش رو انجام نده یا به دیگری محول کنه باعث میشه تعادل تیم برگزاری به هم بخوره و یه پایه از چارپایه برگزاری قوی لنگ بزنه.

پی‌نوشت ۲: تعداد ننوشتم، به این علت هست که با توجه به گستردگی و حجم هر کنفرانس و رویدادی، تعداد کادر اجرایی متفاوت هست. حتماً این رو به ذهن داشته باشید که فشار کاری خیلی زیاد هست پس تعداد رو باید طوری در نظر بگیرین که خستگی و فشار کاری باعث فروپاشی انرژی افراد نشه. حداقل ۱۰ نفر علاوه برگزارگننده‌های اصلی مورد نیاز هست.

پی‌نوشت ۳: در شرایط فعلی موضوعات بیشتری به ذهنم نمیرسه. اگر مسائلی به ذهنم رسید متن رو تکمیل خواهم کرد.

تجربیات برگزاری – قصه اول – نیازمندی‌ها

swshiraz

امروز وقتی داشتم عکس‌های استارتاپ‌ویکند و خاطراتش رو مرور می‌کردم، تصمیم گرفتم در چند پست، تجربیاتی رو که از برگزار کردن چنین رویدادی کسب کردم بنویسم. برای پست اول، دوست دارم نیازمندی‌هایی که برخیش به چشم میان و برخی رو فقط برگزارکننده‌ها باهاشون آشنا هستن رو براتون بگم.

برگزار کردن یه رویداد یا همایش، یه سری نیازمندی‌های عمومی و واضح داره که در زیر بیان میشن:

۱ – محل برگزاری: این مورد، برای شرکت‌کننده‌ها معمولاً مهم‌ترین دغدغه است و از نظر من برای برگزارکننده‌ها هم باید اولویت اول باشه، چون خیلی از نیازمندی‌های بعدی وابسته به محل برگزاری هستن. مهم‌ترین هزینه و گاهاً بالاترین هزینه، هزینه محل برگزاری هست.

۲ – پذیرایی، شامل صبحانه، ناهار، شام و میان وعده: برای رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند که همه وعده‌های غذایی شرکت‌کننده‌ها به عهده برگزارکننده هست، تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی و برآورد هزینه پذیرایی در اولویت دوم باید قرار داده بشه. هزینه ناهار و شام که معمولاً به طور مشخص با توجه به تعداد و نوع غذای انتخابی مشخص هست، اما گاهاً هزینه میان‌وعده‌ها به صورت عجیبی حتی از هزینه صبحانه هم بیشتر میشه.

۳ – اسکان، رفت و آمد و پذیرایی سخنرانان و مربیان: در یه رویداد یا همایش سخنرانان و مربیان زیادی حضور دارن. با توجه به اینکه برگزارکننده این افراد رو دعوت می‌کنه حتماً باید به این مورد هم توجه کنه که علاوه بر اسکان، استقبال از مهمانان و همینطور گردش در شهر رو برای این افراد در نظر بگیره.

۴ – اسکان شرکت‌کنندگان: اگر بخوایم به صورت ایده‌آل به برگزاری نگاه کنیم، تدارک دیدن محل اسکان برای شرکت‌کنندگان غیربومی یه نقطه مثبت هست که البته به علت هزینه‌ها چنین امری ممکن نیست. تنها کاری که میشه در مورد این مسئله انجام داد، پیدا کردن یک هتل یا مهمانسرا نزدیک به محل برگزاری برای شرکت‌کنندگان هست.

۵ – جذب اسپانسر: شاید بد نباشه بدونین، قبل از برگزاری هر رویدادی، لازم هست حداقل از سه ماه قبل، برای جذب اسپانسر فعالیتتون رو شروع کنید، روندهای اداری واقعاً سخت و زمانگیر هستن، برای این کار حتماً باید نامه‌نگاری اداری رو بلد باشین و همراه نامه‌تون تا پاراف شدن نهایی باشید. چه جواب نه بشنوید و چه بله، پیله شدن همیشه جواب میده، هیچ وقت نذارین نامه‌هاتون تو روند اداری بلوکه بشن. این رو هم حتماً یادتون باشه تمام تلاشتون رو کنین برای برگزاری جلسه حضوری با ریاست و مدیریت سازمان‌ها، اینطوری خیلی بهتر میتونین جواب بگیرین. معمولاً روسای سازمان‌ها با رویدادها آشنا نیستن. همینطور اگر رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند با زمینه کارآفرینی برگزار می‌کنین، بهترین میانبر از بخش کارآفرینی هست که این روزا در هر سازمانی یک چنین بخشی وجود داره. یادتون باشه برای جذب اسپانسر، همه سازمان‌ها، شرکت‌ها و موسسه‌های مرتبط رو شناسایی کنین و برای همه نامه بفرستین. گاهی از میان شرکت‌هایی که خیلی معروف نیستن حامی پیدا میشه.

۶- تبلیغات: شاید که نه، حتماً تبلیغات مهم‌ترین بخش برگزاری یه همایش یا رویداد هست، چاپ بنر، چاپ استند، چاپ پوستر، تبلیغات شهری، تبلیغات روزنامه‌ها، تلویزیون و رادیو، برگزاری جلسات عمومی و دانشگاهی و … مسائلی هستن که باید بهشون خیلی زیاد توجه بشه. یکی از مسائل مهمی که شاید در تبلیغات به چشم نیاد، آشنایی با اساتید دانشگاهی و موسسه‌های فنی حرفه‌ای هست که میتونن در روند تبلیغات و معرفی به دانشجوهاشون به رویداد کمک کنن. پس اساتید فعال رو هیچ‌وقت فراموش نکنید.

تا اینجا بیشتر به مسائل خیلی پیش از برگزاری اشاره کردم. می‌رسیم به موردهای دیگه:

۷ – پکیج پذیرش: وقتی شرکت‌کننده‌ها پذیرش میشن، یه پکیجی بهشون ارائه میشه، آویز گردنی که کد شناسایی و اسمشون هست و فولدری شامل کاغذ، خودکار و تراکت‌های اسپانسرها. این پکیج‌ها شاید به نظر قابل چشم‌پوشی باشن ولی هزینه‌هایی برای برگزارکننده دارن که بد نیست به تفکیک بدونین:

طراحی آویز گردنی – چاپ آویز گردنی – کاور آویز گردنی – بند آویز گردنی – فولدر – چاپ فولدر – کاغذ – چاپ کاغذ – خودکار – چاپ خودکار

اینا هزینه‌هایی هستن که حتماً باید پیش از برگزاری بهشون توجه کرد و تا هر قسمتیش که ممکن هست رو انجام داد.

۸ – کادر اجرایی: همونطور که همه میدونین، یک دست بودن کادر اجرایی از نظر پوشش یکی از مسائل مورد توجه رویدادها و همایش‌هاست. معمولاً دخترا شال یک‌رنگ و پسرا تی‌شرت یک‌رنگ می‌پوشن. در صورت امکان هم چاپ روی شال و تیشرت‌ها انجام میشه.

۹ – گواهی حضور: یا همون سرتیفیکیت، یکی از هزینه‌های مهم رویداد طراحی و چاپ سرتیفیکیت هست که حتماً پیش از برگزاری هم هزینه‌هاش باید برآورد بشه هم طراحیش آماده بشه و هم اسامی شرکت‌کننده‌ها به فارسی یا انگلیسی برای چاپ آماده بشه.

۱۰ – اینترنت: یکی از مهم‌ترین امکانات مورد نیاز، اینترنت هست که به نظر من بعد از مشخص شدن محل برگزاری، اولین قرارداد تنظیمی باید واسه اینترنت باشه. قرارداد و تفاهم‌نامه فراموش نشه.

۱۱ – سایر موارد: در رویدادی مثل استارتاپ‌ویکند، هزینه‌های ماژیک، مقوای A3، چاپ بیزنس مدل، کابل برق، سه راهی و سایر موارد مشابه هم جز هزینه‌ها باید در نظر گرفته بشن.

الآن هزینه و نیازمندی دیگه‌ای به ذهنم نمی‌رسه که بنویسم. در پست‌های بعدی سایر تجربیات در مورد نیازمندی افراد و شناسایی‌هایی سازمانی رو خواهم نوشت.

صفر و یک – حامی پوشش ویدیویی استارتاپ ویکند شیراز

swshiraz

استارتاپ‌ویکند شیراز برگزار شد. همونطور که در پست صفر و یک گفته بودم، آقای سهندرام، میزبان برنامه صفر و یک به عنوان حامی رسانه‌ای این رویداد در کنار ما حضور داشتند و پوشش ویدیویی رویداد استارتاپ‌ویکند شیراز به لطف و حمایت ایشان در برنامه صفر و یک دقایقی پیش منتشر شد.

جا داره همین جا از تمامی زحماتشون تشکر کنم. به امید پیشرفت روز افزون برای آقای سهندرام و برنامه صفر و یک.

– – –

پی‌نوشت:

صفر و یک در شبکه های اجتماعی:        توییتر        فیسبوک        یوتیوب